電算化下的會計控制論文

電算化下的會計控制論文

　　反映和控制是會計的兩大基本職能。由于種種原因，現代會計的反映職能發揮得比較好，控制職能則處于“講的不多、做的更少”的狀態。在經濟飛速發展的今天，特別是計算機技術和網絡技術向經濟管理領域快速滲透的今天，會計的反映職能即將或已經為計算機取代的情況下，如何更加重視、發揮會計的控制職能就顯得特別重要。本文試圖談談在廣泛使用計算機的條件下，如何更好地發揮會計控制職能的有關問題。

　　一、會計電算化對會計控制的要求

　　自從50年代會計工作中開始應用計算機，直到70年代后數據庫技術的普遍應用，傳統的會計核算工作已經絕大部分被電子數據處理系統所代替，人們利用計算機的記憶功能、數值計算和邏輯運算功能，以及龐大而且先進的數據庫，基本代替了會計的手工操作。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，為會計人員參與管理提供了更大的空間。手工會計是通過原始憑證到記帳憑證、到帳簿、再到報表這樣的流程來開展核算工作的，其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作，尤其是記帳過程避免不了許多重復轉抄工作。而電算化會計僅需將數據（原始憑證）一次錄入，其他的過程均可由計算機進行處理且瞬間即可完成。這樣，在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作，變成了電算化會計下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填證、記帳、編表的工作，現在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此可以說，電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手，同時也為激活會計人員的頭腦創造了條件，使他們有精力、有條件去關注履行會計原本就有的職能，即會計控制。另外，90年代以后，實踐中不斷開發出的許多先進適用的軟件項目，使電算化會計可以完成大量在手工會計條件下難以完成的信息處理工作，如各種輔助核算和管理會計核算工作。而這些核算正是實施會計控制所必須的，或者說是會計控制的內容之一，例如，在進行費用控制時，人們甚至需要追蹤到某個人的費用明細信息，這對于一個較大規模的企業來說，在手工會計條件下可以說是無法做到的。而在電算化會計下，只需在程序中設置某種輔助核算功能，就可按照需要獲取所需的會計數據和報告。

　　會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇，同時也對會計控制提出了嚴峻挑戰。一方面，是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。實施電算化會計以后，為一些人利用計算機進行舞弊提供了條件。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進行設計和開發，從而使會計反映和控制兩大職能平衡發展。多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的控制功能實際上處于“先天不足、后天失調”的境地。為此，需要大力開發會計控制的功能，擴展數據庫，建立以多種數學方法和數學模型為主的方法庫和模型庫。在進行會計控制功能的開發時，會計人員應熟悉業務，對市場和國家政策了如指掌，清楚控制點，系統掌握以數學為主的管理會計方法。此外，還要與系統開發人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認為，就企業會計而言，會計控制具有兩方面的內容，一方面是對會計信息質量和會計工作本身的控制；另一方面是對企業生產經營過程的控制。

　　二、關于會計信息質量的控制

　　控制會計信息的輸入、處理和輸出使其符合會計準則和各種會計法規的要求，保證會計信息能真實、全面、及時、準確地反映企業經濟活動，保障各方利用會計信息所進行的判斷和決策不被誤導，即我們所說的“對會計工作本身的控制”。在實施這一控制時，所設計的控制方法、措施和程序，應具有防護性功能和自動補償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應的事先控制予以檢查。同時，一旦發現某一處理環節有誤，就應有相應的補救措施予以糾正。

　　手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要采用結構控制方法，包括設置相互牽制和制約的會計崗位，通過對會計業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。比如，總帳、明細帳、日記帳分別記錄，結果相互驗證；通過對帳和內部審計進行帳證核對。帳帳核對，保證記帳的正確；為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發生，采用多聯套寫憑證或預先編碼方式等。而在電算化會計中，由于工具、載體、帳務處理、會計組織等發生了根本的變化，會計控制也由人工控制變為人和計算機共同控制，使得會計控制更為復雜，要求更加嚴密。但是操作簡單，控制功能也更加有效。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數據采集和系統輸入的控制，由于目前數據的采集和輸入必須有人參與，而且數據輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結果，因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此，應制定標準化憑證格式，建立科目參照文件，設立科目代碼校驗位，有條件的可進行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應實施合理授權控制，通過設置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設專人輸入檢查控制環節，未經檢查，應無法進入

　　下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進行的，主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力，系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關人員進入計算機程序操作。由此可見，電算化會計控制的關鍵，一是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統的控制點；二是確定計算機硬件設備、開發工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網絡技術越發展，會計控制自動化的程度就會越高。可以想象，當全社會都用計算機網絡連接起來以后，就可將規范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別，甚至完全可以采用電子數據網絡傳輸，以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。

　　三、關于企業生產經營過程的控制

　　現代企業可以看作是各種職能、各種業務處理過程相互聯系、相互作用的集合體，是一個具有特定功能和目標的系統。為保證系統的配合和協調、保證企業經營方針和系統最優化目標的實現，需要采用一系列會計方法，通過計劃、預算、內部控制、分析、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業生產經營過程進行控制。會計電算化為企業利用會計信息進行管理創造了條件，這種會計控制通常有以下特征：

　�、俪浞掷�用電算化會計信息。借助計算機對會計數據進行重新分類和整理，通過系統接口或集成方式做到數據共享，一次輸入，多次使用。

　�、谛枰�進行電算化會計信息系統的再開發或二次開發。增加輔助核算，把以運籌學為主的數學方法和數學模型開發成方法庫和模型庫，并同會計信息系統有機結合，利用計算機先進快速的處理和計算優勢實施會計控制。

　�、蹠�計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標準和參與決策。

　�、苡嬎銠C自動報警和實時控制。即將控制標準事先輸人會計系統作為“控制線”，執行中一旦出現差異，就激活計算機自動報警，以及時調節或改正作業。一般對企業生產經營過程的控制，包括效益控制、資產控制和風險控制等。

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