加快高職院校檔案信息化建設的設想
加快高職院校檔案信息化建設的進程，是一個復雜而艱巨的系統工程。要做好這項工作，不僅需要各級領導、各個部門在資金、人力等方面的大力支持與配合，而且更需要高職院校檔案部門、檔案工作人員的不懈努力和不斷創新。一、更新觀念，實現管理方式的現代化
作為高職院校的檔案管理者，應站在學校改革與發展的高度，從更深層次上思考信息化給檔案管理帶來的機遇和挑戰。不斷解放思想，更新觀念，積極尋求檔案工作與學校中心工作的結合點，在較高層面上籌劃本校檔案信息化建設方略。傳統紙質檔案的管理方式是手工操作的，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形式，跟上現代化的步伐。所以檔案工作者必須更新長期以來形成的管理理念和方式。過去人們注重的檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計，而檔案信息才是檢索、傳輸的主要對象。只有脫離實體才便于作深層次加工、貯存，才能實現計算機檢索和在網上傳輸。這是整個檔案管理業務鏈條上最基礎的一環，這一環節上認識的更新、方式的改革，對從整體上實現檔案管理現代化至關重要。
二、制定檔案工作業務標準
檔案工作標準化是實施高職院校檔案信息化建設的前提和基礎，必須從一開始就堅持統一規劃、統一標準和規范的原則，制定一套切實可行的符合本校實際的管理辦法與制度，這是檔案信息化建設高質量的基礎保障。
檔案基礎工作標準化、規范化，首先是歸檔材料完整、準確。只有將完整的檔案資料作為基礎數據輸入計算機，在軟件的支持下，計算機對輸入數據進行整理加工，才能使檔案得到充分利用。其次是著錄標準要準確，實現自動化標引，避免因為人的因素差異而造成標引著錄標準前后不一致的問題，使每一項數據項都能準確地、唯一地表現被反映的事物。第三，要建立一個通用性強，大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，從而保證校園網、校際網、教育系統網、檔案系統網之間檔案信息存儲、交換的順利進行，為實現檔案信息資源共享創造條件。
在檔案工作標準化問題上，要切實加強對國家級和山東省（所屬�。┑母黝悩藴室幏兜呢瀼芈鋵崳绕涫巧綎|省的各類技術標準和規范，以保證校檔案信息化與省檔案信息化建設在同一個平臺上發展，最大范圍地實現檔案信息共享。要以國家檔案局頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》、《電子文件歸檔與管理規范》、《文件級目錄數據庫結構與交換格式》、《紙質檔案數字化技術規范》等技術標準和規范以及山東省頒布的相關技術標準和規范為依據，結合本校實際，制定出一系列完善的電子檔案工作的標準與規范。
同時，必須制定相應的管理制度，做到事事有依據、人人有責任。與技術標準和規范相互配合，形成規范化的管理體系，保障校檔案信息化建設安全、有序地開展，確保在信息化建設過程中始終有章可循、有法可依。 三、加快檔案隊伍建設
高職院�，F有的檔案隊伍大多知識結構單一，計算機等新興技術力量薄弱，知識技術更新緩慢，高學歷、復合型人才嚴重不足，顯然己愈來愈不能適應技術含量、責任風險等不斷增大的檔案工作。當務之急是要為專職檔案工作者的知識更新、業務水平的提高創造條件。如舉辦業務學習、業務培訓、跨地區交流、專題講座、學術研究、實際操作、參觀學習等形式，加強檔案人員在計算機、信息、網絡等知識和技術方面的培訓，注重電子檔案接收、保管等方法和技術的學習。與此同時，還要對不同專業、年齡、職稱的檔案工作者進行優化組合，盡量將各大院校檔案專業的畢業生充實到檔案隊伍中，吸引計算機、電子等應用型和復合型的人才到本行業中來。
四、利用校園網，實現高職院校檔案管理網絡化
高職院校檔案軟件管理系統，要接入校園網才有生命力。隨著各高校辦公自動化的不斷深入，檔案室單獨的檔案管理軟件己不能適應辦公自動化的要求。必須接入學校的校園網，利用先進的數據庫技術和網絡技術實現校內信息的共享和傳輸的數字化。實現電子文件的歸檔、查詢，從而實現和國家主管機關、各院校之間的的信息交流。這已成為高校實現現代化管理的必然趨勢。
五、加大信息系統的綜合開發和利用
高職院校檔案部門應該利用多種途徑和形式主動提供檔案利用和服務，包括接待查閱、檔案外借、制發檔案復印本、制發檔案證明、開展咨詢服務、檔案室藏介紹、舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過這些工作，既可擴大檔案利用范圍，提高檔案的利用率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實現由傳統提供個體服務向提供群體服務的方向發展，由半封閉無條理的資料庫向現代化、信息化發展。從而贏得領導部門和有關方面對檔案信息化建設的支持。
六、加強教學檔案建設，突出高職院校室藏特色
在網絡不斷完善的今天，建設特色室藏，提供特色服務，是高職院校檔案室賴以生存、得以持續發展的基礎。高職院校的專業設置有別于普通高校的特點，既有高職特色又有行業特色，專業性很強，應加快建立本校重點學科、龍頭專業的特色數據庫檔案。同時高職院校培養的學生是高技能應用型人才，其檔案內容要特別注重收集體現其實際動手能方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等，只有這樣才能使高職院校檔案室具有高職特色。
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