淺談電算化會計的風險及防范

淺談電算化會計的風險及防范

　　摘要：會計軟件購置、操作使用及會計電子信息存放中存在的風險是會計電算化實施過程中非�，F實、必須正確面對的問題。文章就該問題作了分析，提出了相應的防范風險的措施。

　　關鍵詞：電算化會計;風險;防范

　　會計電算化的發展改變了傳統會計的手工記賬、實現了會計核算和會計管理的高效、快捷、便利，在一定程度上降低了會計工作的勞動強度，提高了會計信息的實時性。但是，伴隨著電算化會計的飛速發展，會計界又出現了新的問題、產生了新的矛盾。其中會計電算化的安全問題最為焦點和核心。筆者擬就此問題作一粗淺探討。

　　1、電算化會計中存在的風險

　　會計電算化軟件購買中存在的風險。市場經濟使會計軟件市場百花齊放、百家爭鳴。目前市場上的會計軟件如網絡財務軟件、會計信息化軟件、在線財務軟件、會計決策軟件等多達十幾種。許多單位在購買軟件時，往往喜歡購買最新的、最先進的產品而忽視單位自身情況和需要，對軟件的適用性、通用性缺乏必要的市場調查、試用及人員培訓，結果帶來軟件適應性差、初始參數設置難度大、軟件運行環境要求高、操作復雜、對會計人員技術要求高、運行成本昂貴等問題，軟件配置不符合基本要求，缺乏最佳效益原則，導致資源浪費。使用單位稍有閃失，安全系數會大打折扣。不良軟件配置使電算化工作一開始就存在著潛在的安全隱患。另一種情況則是單位為節約經費"舍貴求廉"，購買和使用盜版會計軟件，致使非但不會使會計核算及時、快捷，反而問題頻出，影響了會計工作質量，加大了會計電算化的風險。

　　實際使用軟件過程中存在的風險。目前，市場上開發出售的會計軟件都有一套相對完整的授權、審批、用戶身份識別、操作權限控制等功能，以充分發揮電算化會計中崗位互相牽制、監督，有效保護會計系統的作用。但許多單位在實際使用軟件的過程中，軟件的這些保護功能卻形同虛設，系統密碼成為公開的秘密，這是非常危險的做法。一旦該單位會計信息網絡化公開，不但任何人都可以通過系統用戶無限制地瀏覽會計信息、控制會計網絡系統，更嚴重的會破壞賬務參數設置及科目體系、修改數據庫，使系統陷入癱瘓;另一種情況就是各終端用戶為了便于工作，相互公開密碼，導致會計信息丟失、信息被篡改等嚴重后果。更有甚者，某些單位違犯規定，或受人員限制，一人兼多個不相容崗位，既授權、作賬，又復核、結賬。當然，除了操作制度不完善、內部崗位分工不科學、管理權限不嚴格外，工作人員的不當操作和玩忽職守也是電算化會計實際使用中面臨風險的重要原因。

　　市場經濟的發展推動著越來越多企事業單位紛紛借助計算機網絡來展示和推介自己，網絡財務帶來了會計系統的開放和數據共享。電算化會計信息資料也以其具有的輔助分析、預測等功能越來越多地為多方共享。有些單位不注意電算化會計信息共享中應注意的問題，沒有合理界定共享信息范圍，或根本就缺乏信息安全意識，共享信息不設數據加密等保護性限制措施(包括數據的加解密、認證信息的加解密、數據鑒定完整性)、訪問控制技術、認證技術、網絡防毒等，造成會計信息被盜用、信息被篡改、丟失，單位經濟活動或商業秘密、理財秘密被公開、網絡病毒入侵等后果，加大了會計資料共享的風險。

　　硬件維護的風險。硬件維護主要指在系統運行過程中，出現硬件故障時及時進行故障分析、檢查、修復，并由系統維護人員及時進行安裝調試的活動。很多單位沒有指定專門的系統維護人員，或系統維護人員缺乏最基本的電腦硬件維護常識;有些單位的財會人員用系統計算機從事與會計業務無關的工作，在財務專用機上使用、安裝外來軟盤、光盤甚至游戲軟件，系統計算機沒有安裝高效實時監控的防毒、殺毒軟件，增加了系統計算機感染病毒的機會。更有甚者，系統維護員缺乏必要的防范意識和措施，對利用計算機進行犯罪知之不多，控制措施不得力，將會計系統服務器或工作站連接 Internet，更進一步增大了病毒通過互聯網和電子郵件入侵的可能性。

　　系統軟件維護中存在風險。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護等。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程，適應性維護是指單位的會計工作發展變化時，為適應而進行的修改活動;完善性維護是為了改善軟件已有功能的需求而進行的軟件修改活動。目前市場上出現的各種會計軟件，其功能均處于不斷的完善、開發、改造和升級之中。有些單位購買軟件時不注重軟件售后服務，軟件性能缺乏穩定性，難以適應日新月異、新業務不斷出現的會計工作需要。系統升級改造前缺乏必要的論證、考察，盲目改造或對軟件做二次開發，造成新問題不斷出現，給實際會計工作造成麻煩和風險。

　　2、 防范風險措施

　　硬件配置、軟件購買環節。財政部《會計電算化工作規范》中明確規定：具備一定硬件基礎和技術力量的單位，都要充分利用現有的計算機設備建立計算機網絡，做到信息資源共享和會計數據實時處理。因此，優良的計算機硬件配置是實現會計軟件高效運作、信息共享、數據交換、良性循環的必備物質條件。此外，各單位在購買財務軟件推行會計電算化時，應該重點注意：所購軟件必須通過財政部的評審，軟件的技術指標應滿足本單位需求，符合特殊核算的要求和行業特性以及發展的需要，軟件功能具有前瞻性，且能保證會計數據安全可靠，不易被破壞和泄密，操作方便，通俗易懂，簡單好學，售后服務好，能及時提供日常維護、版本升級和軟件再開發。

　　擁有一批技術過硬素質優良的系統管理和軟件操作人員。再先進的設備和系統軟件歸根到底是要靠人來使用和操作的，因此培養一批既懂電腦知識，又精通財會業務的復合型系統管理人才和軟件使用、操作人員對推動會計電算化的發展，降低電算化會計的風險有著直接的作用。

　　加強系統維護，防范風險。保持計算機在符合溫度、電壓、衛生等要求的環境下正常工作，網絡系統電算化的單位要使用防火墻軟件。為防止社會不法分子對單位內聯網的非法攻擊，可以根據網絡系統區域劃分的不同，設置多級防火墻。一類是外層防火墻，用來限制外界對主機操作系統的訪問;另一類是應用級防火墻，用來邏輯隔離會計應用系統與外部訪問區域間的聯系，限制外界穿透防火墻對會計數據庫的非法訪問。同時也要安裝具有高效實時監控功能的防毒軟件。

　　對于軟件的升級改造，要充分考慮會計工作的延續性和升級軟件的穩定性與會計信息資料的安全性，既要有工作的熱情，又要本著謹慎的原則，避免盲目和沖動給會計工作帶來的被動和風險。

　　制定切實可行的電算化會計系統的內部控制制度。完善崗位分工責任制，規范會計操作流程。實行會計電算化的單位要建立健全內部控制制度，明確會計人員職責，采取相應措施保護計算機設備，確保會計信息資料的準確性。防止各種非指定人員操作計算機及財務軟件，保證機內的程序和數據的安全。明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限。密碼是限制操作權限、檢查操作人員身份的一道防線，管理好每個人的密碼，對整個系統的安全至關重要，因此，對操作密碼要嚴格管理、實行定期更換。杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件。操作人員離開機器時，應執行相應的命令退出會計軟件。各單位應根據本單位的實際情況，設專人保存上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容等并與軟件中的"日志管理"相比較，開展日志審計。

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