2017年機關單位檔案管理制度
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為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。
3、文件歸檔范圍，按XX市檔案局的有關規定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。
8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。
10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
12、隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。
3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。
5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。
7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備;環境溫度選定在17℃—20℃，相對濕度選定在35%—45%。
8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫“借閱登記表”。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復印(部分或全部)檔案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經登記。
6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的.保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。
3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批準。
4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時收回注銷。
6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經領導批準。
7、不歸檔的秘密及內部(重復或多印)文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批準，按規定統一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，并做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。
12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑒定和銷毀
為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。
3、經鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經登記造冊，不得擅自銷毀檔案。
4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
5、銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。
2、加強與各級、各部門的聯系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。
4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。
5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。
6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的“八防”工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。
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