商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作原則與技巧
商務(wù)英語(yǔ)信函是國(guó)際貿(mào)易中交易雙方進(jìn)行信息溝通的重要方式，它撰寫的好與壞對(duì)于一個(gè)企業(yè)的形象和業(yè)務(wù)有很重要的影響。下面是小編分享的商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作原則與技巧，歡迎大家閱讀！
商務(wù)英語(yǔ)信函是一種常用的商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文，商務(wù)英語(yǔ)信函的內(nèi)容固然很重要，但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作是有一定規(guī)范的，即應(yīng)遵循一定的寫作原則，采用一些寫作技巧，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確，語(yǔ)言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。
商務(wù)英語(yǔ)信函是一種常用的商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文 ，它是貿(mào)易雙方相互了解、進(jìn)行貿(mào)易往來(lái)的主要手段 ，在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時(shí) ，它也體現(xiàn)著一個(gè)公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此 ，商務(wù)英語(yǔ)信函的內(nèi)容固然很重要 ，但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作是有一定規(guī)范的 ，即應(yīng)遵循一定的 寫作原則 ，采用一些 寫作技巧 ，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確 ，語(yǔ)言流暢 ，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。
一、 商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作原則
商務(wù)英語(yǔ)信函是商家開展對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具 ，其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問(wèn)題 ，或是與對(duì)方建立良好的關(guān)系。因此，在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中，應(yīng)遵循7Cs原則，即禮貌（courtesy） 、 體諒（consider2ation） 、 完整（completeness） 、 清楚（clarity） 、 簡(jiǎn)潔（concise—ness） 、 具體（concreteness）和正確（correctness） 。
1。禮貌原則禮貌是商務(wù)場(chǎng)上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對(duì)方好感。所以，在信函中宜多用 “please” ， “I twill be highly appreciated that …” ， “I t is our pleasure to…” ， “We feel dread fully s orry that … ” ， “We regret that … ”等禮貌用語(yǔ)。
業(yè)務(wù)往來(lái)難免有爭(zhēng)端、 摩擦，此時(shí)也需要禮貌來(lái)作為潤(rùn)滑劑，化解雙方對(duì)峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、 拒絕接受時(shí)，措詞要力求客氣、 心平氣和、 語(yǔ)氣委婉;在回復(fù)對(duì)方信函時(shí)，無(wú)論對(duì)方態(tài)度如何，在堅(jiān)持自己立場(chǎng)的同時(shí)，都要有禮貌地作答。首先，要善于使用被動(dòng)語(yǔ)句，因?yàn)楸粍?dòng)語(yǔ)態(tài)能使你的請(qǐng)求顯得更加溫和。如 “Y ou made a very careless mistake。” 若改成 “Avery careless mistake was made�！� 會(huì)更好。其次，要善于使用疑問(wèn)句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，陳述句、 祈使句與疑問(wèn)句相比，疑問(wèn)句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、 更禮貌。請(qǐng)看下面三句話：Make payment by con firmed irrev ocable L/ C。We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C。C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C？第一句是祈使句 ，口氣太強(qiáng)硬;第二句太直接 ，有下命令之嫌;第三句既表達(dá)了自己的意圖 ，又表示了對(duì)對(duì)方的尊重 ，避免了過(guò)于直率和盛氣凌人。此外 ，還要善于使用條件句 ，以使建議聽起來(lái)更具有試探性 ，語(yǔ)氣更委婉。
2。體諒原則
不少人寫作時(shí)習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問(wèn)題。與其他寫作不同 ，商務(wù)英語(yǔ)信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果 ，不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整 ，還必須重視對(duì)方的反應(yīng) ，只有站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題 ，才能獲得滿意的溝通效果。首先 ，應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益。在商務(wù)英語(yǔ)寫作中 ，對(duì)方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如：We allow y ou 2 precent discount for cash payment 。Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash。第二句讓對(duì)方對(duì)自己所得的利益一目了然 ，優(yōu)于第一句。其次 ，應(yīng)突出積極因素 ，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對(duì)方興趣 ，獲得對(duì)方認(rèn)同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction�！� 改寫成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied�！� 會(huì)更好。
3。完整性原則
在信函寫作中 ，信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above2mentioned”， “the former”，“the latter”，“respectively” 之類的表達(dá)方式要盡量少用 ，盡可能提供完整的信息 ，讓對(duì)方一目了然。
4。清楚原則清楚是商務(wù)英語(yǔ)信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、 辭不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)與歧義 ，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、 簡(jiǎn)煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。
（1）盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語(yǔ)言 ，英語(yǔ)為一百多個(gè)非英語(yǔ)國(guó)家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用 ，而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語(yǔ)。因此 ，在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡(jiǎn)單的、 為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式 ，避免使用復(fù)雜、 生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。
�。�2）起修飾限定作用的詞語(yǔ)應(yīng)該緊跟被修飾的詞 ，這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who workrapidly get ill in these conditions�！� 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解（可以指“work”，也可以指 “conditions” ） ，如將其改為 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly。” 句子的意思就非常清楚了。
�。�3）在一句話中 ，要避免重復(fù)使用一個(gè)有兩種不同含意的詞。例如： “We shall take a firm line with thefirm�！� 此句中 ，第一個(gè) “firm” 的意思是 “strong”，第二個(gè) “firm” 的意思是 “corporatio n” 。而如果將句子改為：“We shall take a strong line with the firm�！� 這樣整個(gè)句子的意思就更清楚了。
5。簡(jiǎn)潔原則
有力、 生動(dòng)的措詞是增強(qiáng)國(guó)際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用過(guò)程中 ，可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語(yǔ)。但縮略語(yǔ)的運(yùn)用切忌過(guò)雜過(guò)亂 ，要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語(yǔ) ，例如 ，L/ C（letter of credit 信用證） ，B/ L （bill oflading提單） ，CIF（cost ，insurance and freight 成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)格） ，EAT（estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間） ，A/ S（at sight 即期） ，F(xiàn)YI （for y ou information 供你方參考） ，S/ C （ sales contract 銷售合同） ，D/ D （ de2mand draft 票匯） ，T/ T（telegraphic trans fer 電匯） ，M/ T（mail draft 信匯） ，D/ P（documents against payment 付款交單）等。此外，句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡(jiǎn)潔，盡量用單詞替換詞組和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡(jiǎn)潔。如 “As what y ou have requested ，we are sending y ou ournewest catalog�！� 其從句 “What y ou have requsted” 可以用一個(gè)詞 “requested” 來(lái)代替，這句話改成 “As requested ，we are sending y ou our newest catalog�！� 則更簡(jiǎn)潔。
需要指出的是 ，在保證禮貌的前提下 ，還要避免使用那些僅起填充作用、 可有可無(wú)的詞組和表達(dá)法。如： “Please be advised that we have received y our in2v oice�！� 若將該句中的. “Please be advised” 刪除 ，不僅不會(huì)改變意思的完整性 ，反而使句子更簡(jiǎn)潔。
6。具體原則
在商務(wù)信函中 ，要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較：We have drawn on y ou as usual under y our L/ C。We have drawn on y ou our sight draft No。 845 for theinv oice amount 。
很顯然 ，第二句包括了更具體、詳細(xì)的信息，使人對(duì)寫作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過(guò)于籠統(tǒng) ，讀后還要再經(jīng)過(guò)仔細(xì)揣摩 ，才能明白其所包含的意思。
7。正確性原則
正確性不但指語(yǔ)法、句法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫正確無(wú)誤 還指使用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂�。商�?wù)信函中如果存在拼寫錯(cuò)誤、 人稱不一致、時(shí)態(tài)誤用、 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)?shù)葐?wèn)題 ，會(huì)使其溝通效果大打折扣。此外 ，還應(yīng)注意使用正式、 規(guī)范的語(yǔ)言 ，例如省略語(yǔ) “I’ ll”， “we’ re” 等 ，顯得太過(guò)口語(yǔ)化 ，欠正式 ，商務(wù)信函中應(yīng)改寫成 “I shall”， “We are” ;還有像“Looking forward to y our early reply。” 和 “Nice to receviey our enquiry。” 等 ，這樣的句子在語(yǔ)法上也是不規(guī)范的 ，應(yīng)該分別加上主語(yǔ)和謂語(yǔ) ，以使句子結(jié)構(gòu)完整。商務(wù)英語(yǔ)中有一些特定的表達(dá)法 ，它們?cè)谄胀ㄓ⒄Z(yǔ)中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語(yǔ)的一個(gè)特征。比如短語(yǔ) “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件 ，在日常用法中 ，沒有必要兩詞連用 ，但在商務(wù)信函中 ，為求精確、 嚴(yán)謹(jǐn) ，常成對(duì)使用。再如 “advise sb。of sth�！� （通知某人某事）中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解 ，而表示 “勸告” 、 “建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語(yǔ)與普通用語(yǔ)含義不同的詞還有不少 ，如 “offer” 一般表示 “提供” 、 “提議” 等 ，在商務(wù)里可指 “發(fā)盤” 、 “報(bào)盤” ;同樣在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中 ， “policy” 指“保險(xiǎn)單”，而不是 “政策” 、 “方針”， “average” 指 “海損”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ; “confirm” 的基本含義是 “確認(rèn)”，用在信用證前面時(shí) ，則表示 “保兌”，如confirmed letter of credit （保兌的信用證） 。
二、 商務(wù)信函的寫作技巧
商務(wù)信函的寫作比文學(xué)創(chuàng)作及其他類型的寫作容易些 ，這是因?yàn)樯虅?wù)英語(yǔ)信函的寫作有一定的框架規(guī)范 ，具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語(yǔ)言運(yùn)用等方面。
1。要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)
通常商務(wù)信函由四部分組成 ，即引言（introduc2tion） 、 詳情（details） 、 應(yīng)答（response）和結(jié)束語(yǔ)（close） 。第一部分是引言。在此部分中 ，出于禮貌 ，常常通過(guò)告知事由或提及彼此以前的聯(lián)系引出正文 ，而不是開門見山談具體的事情 ，以免唐突與失禮。經(jīng)常使用的開篇語(yǔ)有：We re fer to y our Order No。 8 and regret to say that …Thank y ou for y our letter dated…Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ，we learned that y ou are interested in do2ing business with us。第二部分是詳情。這部分具體說(shuō)明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項(xiàng) ，應(yīng)該按照主次順序分幾個(gè)段落進(jìn)行說(shuō)明 ，通常是一個(gè)段落說(shuō)明一個(gè)事項(xiàng);同時(shí) ，在敘述同一事項(xiàng)時(shí)要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、 付款、 罰款、賠償?shù)炔缓玫男畔⒎旁谧詈�。第三部分是�?yīng)答。該部分是第二部分的延續(xù) ，可以是要求對(duì)方確認(rèn)、 答復(fù)或寄來(lái)價(jià)目表 ，也可以告訴對(duì)方隨函寄去的附件或表示歡迎對(duì)方詢價(jià)或咨詢�？筛鶕�(jù)具體情況來(lái)確定這一部分內(nèi)容是否有存在的必要。第四部分是結(jié)束語(yǔ)。通常是以一個(gè)相關(guān)的短句結(jié)束全文，是在完成以上三部分之后表示禮節(jié)性的一句客套語(yǔ)。需要注意的是，所有的結(jié)束語(yǔ)必須與正文的內(nèi)容相吻合，否則就會(huì)顯得牽強(qiáng)附會(huì)。如出口商給進(jìn)口商的信中希望對(duì)方接受他們的報(bào)價(jià)，可以說(shuō)： “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated。” 商務(wù)信函中常用的結(jié)束語(yǔ)有：We await y our fav orable reply with great interest 。I f y ou need any further in formation ，please let us kn ow。As the market is of keen competition ，we recommendy our immediate acceptance。
2。要善于使用商務(wù)信函中的習(xí)慣用法
商務(wù)信函中的很多習(xí)慣用法 ，包括信函套語(yǔ)和不同于普通表達(dá)方法的表達(dá)法。商務(wù)信函長(zhǎng)期以來(lái)形成了許多約定俗成的套語(yǔ) ，如上面提到的用于信函開頭部分和結(jié)束部分的常用套語(yǔ)。除此之外 ，還有很多 ，如報(bào)實(shí)盤的 時(shí)候常這樣表達(dá)：We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p。 m。our time ，Monday ，3rd。Oct 。The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …當(dāng)認(rèn)為對(duì)方價(jià)格太高時(shí)通常的表達(dá)有：Y our price is found on the high side。Y our price is prohibitive。Y our price is excessive。即期信用證付款時(shí)可以這樣表達(dá)：The terms of payment are by L/ C available by draftat sight 。The terms of payment are L/ C payable against draftat sight 。 The terms of payment are by L/ C available bysight draft 。類似習(xí)慣的表達(dá)方法還很多。在長(zhǎng)期的國(guó)際商務(wù)交流中，形成了一系列言簡(jiǎn)意賅又很實(shí)用的固定句型和套語(yǔ)，這些已被商界廣泛接受，我們只需平時(shí)多留意、 多積累，就可以得心應(yīng)手地撰寫商務(wù)英語(yǔ)信函了。
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