- 相關推薦
初級經濟師考試人力資源專業知識:通用的工作分析方法
第三節 通用的工作分析方法
訪談法：
訪談法又稱為面談法，是指工作分析人員就某項工作，面對面地詢問任職者及其主管以及專家等對工作的意見或看法。按照結構化程度劃分，訪談法分為結構化訪談和非結構化訪談。
通過結構化訪談能夠全面收集信息，但不利于任職者進行發散性思維;通過非結構化訪談可以根據實際情況靈活地收集工作信息，但信息缺乏完備性。在實踐中，往往將兩者結合使用。訪談法是目前在國內企業中運用最廣泛、最成熟并且最有效的工作分析方法，是唯一適用于各類工作的方法。
工作分析訪談流程包括如下五個階段:
(1)準備階段:制訂訪談計劃、培訓訪談人員以及編制訪談提綱。
(2)訪談開始階段:此階段的重點是幫助被訪談者保持信任的心態。營造和諧、輕松的氣氛，尋找對方感興趣的問題;介紹訪談的流程及要求;重點強調本次工作分析的目的、目標、收集信息的用途及信息的分析方法;告知訪談已經經過上級同意，且強調本次訪談的保密性。
(3)訪談主體階段:尋找訪談“切人點”、詢問工作任務以及詢問工作任務的細節。
(4)訪談結束階段:這一階段應該注意以下問題:允許被訪談者提問;追問細節，并確認信息的真實性與完整性;重申工作分析的目的與訪談搜集信息的用途;告知下次訪談的內容;感謝對方。
(5)訪談整理階段:訪談結束后，及時整理訪談記錄，為下一步信息分析提供清晰的和有條理的信息記錄。
訪談法的優點在于訪談雙方可以當面交流，深人討論;工作分析人員可以根據需要隨時控制訪談進度、調整訪談提綱，提高工作分析的效率。其缺點在于工作分析人員容易受到任職者個人因素的影響導致收集到的信息扭曲;對員工個人和企業的日常工作產生影響。
問卷法：
問卷調查法是通過讓被調查職位的任職者、主管及其他相關人員填寫調查問卷來獲取工作相關信息的方法。問卷調查操作程序簡單，成本較低，因此，大多數企業都采取此方法來收集工作相關信息。
工作分析問卷法的操作流程包括以下五個階段:
(1)問卷設計:針對所要收集的信息設計問卷。問卷的整體構架中應該包括三職位基本信息，職位設立的目的，工作職責，績效標準，工作聯系，組織構架，工作特征，任職資格，所需培訓和職業生涯。
(2)問卷測試:正式下發問卷之前，選取局部職位填寫問卷初稿以測試問卷，針對測試中的問題及時修訂和完善。
(3)樣本選擇:針對某一職位進行分析時，若目標職位任職者較少(3人以下)，則全體任職者均為調查對象，若任職者較多，則選取3-5人為宜。
(4) 問卷發放與回收:對填寫者進行工作分析輔導培訓，通過公司內部通信渠道發放工作分析調查問卷;填寫過程中，工作分析人員及時跟蹤填寫狀況，解答疑難問題，統一填寫規范。回收問卷前將問卷反饋到被調查職位的直接上級，請他們對問卷中的信息進行確認、修正、簽字，確保信息真實性和準確性。
(5)問卷處理與運用:剔除回收問卷中的不合格問卷或重新進行調查，將相同職位的調查問卷進行比較分析，提煉正確信息，編制職位說明書。
問卷法的優點在于其可以在短時間內從眾多任職者那里收集所需的信息資料;調查范圍廣;不影響被調查人員的正常工作。缺點在于對問卷編制的技術要求較高;不同任職者因對問卷中同樣問題理解可能存在差異導致產生信息誤差;問卷的回收率通常偏低。問卷法與訪談法具有極高的互補性，二者結合使用，是目前工作分析的主流方法。
觀察法：
觀察法是一種傳統的工作分析方法，指工作分析人員直接到工作現場，對某些特定的工作活動進行觀察，收集、記錄有關工作的內容、工作間的相互聯系、人與工作的關系，以及工作環境、條件等信息，并用文字或圖表形式記錄下來，然后進行分析和歸納總結的方法。觀察法主要適用于大量的、周期性和重復性較強的工作。可以分為直接觀察法、自我觀察法(工作日志法)以及工作參與法三種。按照結構化程度，觀察法又可以分為結構化觀察法和非結構化觀察法。觀察法的結構化程度是指觀察過程、記錄方式、結果整理等環節在多大程度上得以事先確定和統一。
工作分析觀察法的流程包括以下三個階段:
(1)觀察前準備階段:這一階段包括確定目標、選擇觀察對象、選擇合適的方法、確定時間地點、確認工具設備、分析人員的選拔培訓六個環節。
(2) 現場觀察與記錄階段:這一階段分為進人觀察現場和現場記錄兩個階段。其中現場觀察階段應注意相互溝通，建立信任，并向被觀察對象簡要介紹工作分析的目的，為觀察的實施掃除一些障礙;記錄階段則應嚴格遵守觀察記錄的流程要求，嚴肅、認真地完成記錄工作，適時交流、及時反饋。
(3)數據整理、分析與應用階段:觀察結束后應對收集的信息數據進行歸類整理，形成觀察記錄報告。數據整理根據采用的方法不同有不同的整理要求:對于結構化的觀察結果，應按照計劃要求，對收集的數據進行編碼、錄入計算機，以便分析;對于非結構化調查則應根據一定的邏輯順序進行整理排列，補齊觀察過程中的縮寫，形成一份描述性的報告，當然也可以加入個人判斷。
觀察法的優點在于工作分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求;成本低、經濟實用，且易操作。缺點在于不適用于腦力勞動要求比較高的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作;可能使員工產生被監視的厭煩心理;無法得到有關任職者資格要求的信息。
工作實踐法：
工作實踐法是指工作分析人員直接參與所研究的工作，由此掌握工作分析所需的第一手資料的一種工作分析方法。
工作實踐法的操作流程主要包括以下三個階段:
(1)準備階段:在工作實踐之前，應閱讀相關資料。應與上級領導溝通，安排好實踐時間;應向員工說明工作分析的目的和意義，獲得其理解和支持。
(2)實踐階段:在參與工作的同時，認真觀察工作流程并進行詳細的記錄。有疑問的地方及日訪員工或上級主管溝通。
(3)結束階段:工作實踐結束后，分析整理所收集的信息，并與事先收集的相關資料核對，確定該工作實際流程及相應的工作職責。
工作實踐法的優點在于可以了解到工作的實際任務以及在體力、環境、社會等方面的要求，適用于短期內可以掌握的工作。其缺點在于不適用于需要大量訓練和危險的工作。
工作日志法：
工作日志法要求任職者在一段時間內實時記錄自己每天發生的工作，按工作日的時間記錄下自己工作的實際內容，形成某一工作職位一段時間以來發生的工作活動的全景描述。在缺乏工作文獻時，日志法的優勢尤為明顯。
工作日志法操作流程主要包括以下三個階段:
(1) 準備階段:包括表單設計、目標定位.培訓相關人員及確定填寫周期四個環節。其中目標定位是指根據目標任職者的多少決定選擇哪些任職者為考查對象。當目標任職者較少的時候，可以全部作為考查對象。當目標任職者較多的時候，可選5一l0位任職者填寫工作日志，同時應選取績效水平較高的任職者;
(2)日志填寫階段:通過中期講解、階段成果分析、工作分析交流會等方法進行過程監控，督促被調查對象保質保量地填寫好工作日志;
(3)信息分析整理階段:包括提煉工作活動、工作職責描述、工作任務性質描述、工作聯系、工作地點描述及工作時間描述。
工作日志法的優點是成本低、所需費用較少;對分析高水平與復雜的工作而言比較經濟有效。缺點是無法對日志的填寫過程進行有效的監控;任職者可能不會按照規定的填寫時間及時填寫工作日志;需要占用任職者足夠的填寫時間;信息可能記錄不全。
文獻分析法：
文獻分析法是一項經濟且有效的信息收集方法，它是指通過對與工作相關的現有文獻進行系統性的分析來獲取工作信息。它一般用于收集工作的原始信息，編制任務清單初稿。
文獻分析法操作流程主要包括以下兩個階段:
1.確定信息來源
信息來源包括內部信息和外部信息。
(1)內部信息包括《員工手冊》、《公司管理制度》、《職位職責說明》、《績效評價》、《會議記錄》、《作業流程說明》,《 ISO質量文件》、《分權手冊》、《工作環境描述》、《員工生產記錄》、《工作計劃》、《設備材料使用與管理制度》、《作業指導書》等;
(2) 外部信息主要指其他企業工作分析的結果，這些資料可以為本企業的工作分析提供參照。為了保證所收集到的信息有較強的適用性，在收集信息的時候應該注意兩點:第一，目標企業應該與本企業在性質上或者行業上具有較高的相似性:第二，目標職位應該與本企業典型職位有較高的相似性。
2.確定并分析有效信息
進行文獻分析時，需要快速瀏覽文獻，從大量的文檔中尋找有效信息點。針對文獻中信息不完整和缺乏連貫性的情況，應一一做好標記，在編制工作分析提綱時，作為重點問題加以明示;對于文獻中隱含的工作內容以及績效標準，應深人挖掘，在以后的分析中得以求證。
文獻分析法的優點在于分析成本較低，工作效率高;能夠為進一步工作分析提供基礎資料、信息。其缺點在于收集到的信息不夠全面，尤其是小型企業或管理落后的企業往往無法收集到有效、及時的信息;要與其他工作分析方法結合起來使用。
主題專家會議法：
主題專家會議法是指熟悉目標職位的企業內部人員和外部人員就目標職位的相關信息展開討淪，收集數據，驗證并確認分析結果。
主題專家會議法主要包括以下四個階段:
(1)確定主持人:主題專家會議的主持人最好是企業內與目標職位相關的中層管理者。會議開始前人力資源部的工作分析人士需要對其進行專業指導和培訓。
(2) 選擇相關專家:主題專家一般以5-8人為宜，需要根據會議的主要目的確定。如果會議的主要目的是工作設計，則與會的主題專家應包括職位的上級、咨詢專家、外部客戶、其他企業“標桿”職位的任職者等;若會議的目的是確定任職資格，則與會主題專家主要是上司、任職者、外部專家等。
(3)準備會議相關材料和設施:為了使會議更加具有針對性，提高會議的效率，會議主持人應事先準備好相關書面材料或其他媒體材料，例如需確認的工作分析初稿、問卷、訪談提綱等。
(4)會議企劃與安排:進行會場布置以及后勤準備工作，提前通知與會者，并協助其準備好會議所需的相關文件資料。
主題專家會議法的優點在于其操作簡單、成本低，適合各類企業開展;可以運用于工作分析的各個環節，具備多方溝通協調的功能，有利于工作分析結果最大限度的得到企業的認同以及后期的推廣。缺點在于其結構化程度低，缺乏客觀性;要受到與會專家的知識水平及其相關工作背景的制約。
【初級經濟師考試人力資源專業知識:通用的工作分析方法】相關文章：
初級經濟師考試人力資源專業知識:工作研究08-26
初級經濟師考試人力資源專業知識:人員招聘的工作流程08-26
初級人力資源經濟師考試題及答案06-21