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國際商務談判的禮儀和注意事項
良好的禮儀能夠增強彼此交往的認可度和信任度,而位次是商務禮儀的重要部分,反映出個人或公司的基本素養,是規模較大的公司或者高端人士需要特別注意的。以下是小編精心整理的國際商務談判的禮儀和注意事項,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
根據外賓的身份安排座次
我國自古以來都是以左為尊,成語中就有“虛左以待”的說法,表示空出左邊的位置以招待賓客,稱為“虛左”。但國際通行的做法卻是以右為上:懸掛兩國國旗時,客方的國旗在右邊,主方的國旗在左邊;在涉外活動中,會見時,主客并列入座,右半邊的座位要留給客人;宴會上,客人也要安排坐在主人的右側;诖,新中國的外交禮儀已吸取了國際上的這一習慣做法,不過在非涉外的禮儀活動中,仍可按照傳統的禮儀做法安排,以左為上,比如全國人大、國務院等召開會議時的座位安排等。
會見與會談一般安排在會客室中,客人坐在主人的右邊,翻譯、記錄人員坐在主人和主賓的后面,其他客人按照禮賓順序,在主賓一側就座。主方的陪見人員在主人一側就座。座位不夠的話可以在后排加座。
外交官告訴你
如果是雙邊會談,通常使用長方形或者橢圓形的桌子,賓主相對而坐。以正門為準,座次安排的規則是:主人坐在背對門的一側,客人面向正門。主談人坐在中間。我國習慣于把我方的翻譯人員安排在主人右側,客方如有翻譯人員,可以安排在主賓的左側,其他人則按照禮賓順序左右排列。記錄人員可以安排在后排就坐。(有的國家習慣于把翻譯人員安排在主談人的身后,你可以尊重對方國家的習慣,也可以延續我國的慣例。)
如果會談桌的一端是朝向正門的,則應以進門的方向為準,主方代表坐在左邊,客方代表坐在右邊。
如果是多邊會談,座位可以相應地調整成多邊形、圓形或者方形。如果只是小范圍的會談,也可以安排在辦公室里,或者不用桌子,只設沙發。座次安排的原則同上。
需要強調的是,那種認為只要是在中國,無論走到哪里你都是主人,對方是客人的觀點是錯誤的。如果去外國朋友下榻的酒店,或者是外國駐我國的使領館拜訪,賓主雙方的角色就要對調過來,選擇座位的時候應該自覺地坐到客人一方。
得體地交換名片
在商務活動中,名片的重要性不言而喻。它是一個人的社會符號,尤其是在與人初次接觸的時候,名片能讓對方在最短的時間內了解你的姓名、身份、職業等信息,而你也能通過交換名片,最快速地把握對方的相關情況。
出席重要的商務活動,一定要記住帶名片。如果忘記了,或者名片沒帶夠,也可以用一張白紙代替,在上面寫下相關的個人資料交給對方。面對外賓,準備一份印有中外文雙語的名片是必要的,尤其要注意上面的外文信息是否準確。
在與人交換名片的時候,要注意把握時機,一般由地位較低的人或是來訪者先遞出名片。遞送的時候應該站起來,用雙手將名片的正面朝向對方遞過去,同時別忘記說聲“請多指教”、“多多關照”等,或是作簡短的自我介紹。面對外賓時,應該將名片上印有相應的外文的那一面朝向對方。
同樣的,在接受名片的時候也要做到相應的恭敬。當別人要遞給你名片時,應該立刻停止手頭的事情,站起來雙手接起,同時說聲“謝謝”,或者重復對方的措辭,比如“請您多指教”、“請您多多關照”,然后從頭至尾地認真看一遍,以示尊重。
關于名片的遞送,如下行為是不可取的
在一群陌生人中間廣為發放自己的名片,這會讓你看起來像個推銷員;
給外賓遞去的名片上只有中文,沒有對方能看懂的外文,這是無效的,也很失禮;
遞出的名片上有油污或褶皺,這是很不嚴肅的,就像你臉上有污點一樣讓人感到難受;
遞送名片的時候不依照一定的順序,給了這個人不給那個人,讓人感覺你厚此薄彼;
收到名片后匆匆掃過一眼就胡亂放進口袋里,感覺很勉強、敷衍;
一邊說話一邊玩弄對方的名片,或者在上面做標記,這很不禮貌。
學會閑聊,事半功倍
在進入會客室,進行正式的會見/會談之前,為了緩和氣氛、增進了解,作為主人的你,不妨先在休息室與客人聊上幾句。
在商務會談中,一個談判高手一定也是一個閑談高手,懂得放松對方的情緒、從細微的地方洞察對方的特點,從而在正式洽談中取長補短,贏得談判的主動權和對話優勢。
閑談時需要掌握“火候”——既不能低估閑談這一“開場白”的重要性,也不能舍本逐末,讓閑談占據雙方太多的時間。閑談的話題包羅萬象,但是一些不適宜作為閑談內容的話題要避免提及,以免破壞融洽的氛圍,起到適得其反的效果。
閑談時的禁忌話題
詢問對方的收入、年齡、健康狀況等過分私密的問題。外國人對于個人隱私是極其看重的,中國人卻往往對此有著濃厚的興趣,對方家里有幾口人、開什么車、月薪多少等,都想問問看。這些作為街坊之間嘮嗑的談資倒也無妨,在正式場合垂詢卻是一種冒犯;
談論有爭議性的話題。由于國情的不同,像宗教、政治、同性戀、墮胎這樣的話題一定要避免提及。有爭議是正常的,但沒有必要把不同觀點的碰撞帶到正式會談前的“熱身運動”中來——大概沒有人希望在談判開始之前,雙方先爭個臉紅脖子粗吧?
討論陳舊或哀傷的話題。有的話題媒體已經報道過度,再次提起實在沒有必要,也會顯得你比較落伍,缺乏想象力,不如換成當下的時事熱點話題,但要注意避開其中令人傷感的部分,比如饑荒、死亡、事故等,這會使大家陷入悲傷的情緒中,走到另一個極端;
只談自己感興趣的話題。要時刻提醒自己,閑談的目的是賓主盡歡,要選擇雙方都了解并感興趣的內容,否則只是一方說給另一方聽,造成另一種形式的冷場。
其他需要注意的事項
如果參加會談的人數比較多,可以安排在面積較大的會客室里,事先安排好座位圖,在桌子上提前放置中外文的座位卡。為了保證談話的聲音效果,應該根據情況給主談人、主賓或其他人員配備擴音設備。
在正式的場合,遲到是無法原諒的,因此,要準確掌握會見/會談的時間、地點和雙方參加人員的名單,主人應該比客人先到,在門口迎候——可以在大樓的正門,也可以在會客室的門口迎候(不過要先安排工作人員在大樓門口迎接,引導客人至會客室)。
外交官告訴你
在外交活動中,國家 領導 人之間的會見/會談,即使允許記者采訪、拍照,也只限于活動開始前的幾分鐘。之后,除了陪見人員和必要的翻譯、記錄人員外,其他的工作人員都要退出。在談話過程中,旁人不得隨意進出。
會見/會談的過程中如果需要合影,應該安排在賓主握手之后、會見之前,雙方合影后再就座。合影時每個人的站位等需事先安排好,以免屆時場面混亂。人數較多的時候還要準備合影架。
外交官告訴你
合影圖的構圖原則是:主人居中,按照禮賓次序,以主人的右手邊為上,主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮其身份,也要考慮場地的大小(能否都攝入鏡頭)。一般來說,兩端都應由主方人員把邊。
別忘了為賓主雙方準備飲料,可以是礦泉水、茶水、咖啡等。我國的禮賓慣例是只準備茶水,夏天則加增冷飲;如果活動時間較長,可以根據情況提供咖啡。
有的企業在會見外賓時,陪見人員不注意自己的形象,時間長了便開始漫不經心地東張西望,這會給外賓留下糟糕的印象,認為主人一方沒有合作的誠意。雖然每一場會見/會談都有主談人,但這并不代表其他的陪見人員就可以心不在焉。人的肢體語言也是一種會話,它將透露一個人的個性與狀態——你是否在用心地談話,是否尊重談話的對象,是否真正在意對方的意見,都會通過你的肢體語言無聲地顯露出來。因此,在整個會見/會談過程中,即使不發言,所有參加者也應該隨時保持良好的體態。
留意你的肢體語言
無論何時,都應該端正地坐在椅子上?吭谝伪成,雙腳就會不自覺地向前伸出,表達的肢體語言是:談話內容十分無趣,我一點也不關心。
雙眼應該注視說話者的臉部。全神貫注也是一種禮貌。視線漫無目標地游移則會顯得你很心不在焉。
雙腿應該保持不動。不要不斷地改變姿勢,或者交叉來交叉去。這個動作說明你內心十分急躁,希望盡快結束談話。
參加會見/會談的女性尤其要注意自己的坐姿,特別是在穿著套裙的時候,雙腿要時刻保持并攏,不要蹺二郎腿。
會見/會談結束之后,禮貌起見,主人應該把客人送到會客室門口或者其座車前,握別并目送客人離開。
拓展:國際商務談判涉外禮儀要點
禮儀是在社會生活中,由于風俗習慣而形成的人們共同遵守的品行、程序、方式、容貌、風度等行為規則和形式。
禮儀在人們的交往過程中具有重要作用。首先,它可以溝通人們之間的感情,感受人格的尊嚴,增強人們的尊嚴感;其次,它有助于發展我國人民同世界各國、各地區人民的友誼。在涉外交往中,遵守國際慣例和一定的禮節,有利于我國的對外開放,有利于展現中國禮儀之邦的風貌;最后,健康、必要的禮儀可以贏得人們的尊敬和愛戴,廣交朋友,避免隔閡和怨恨。如果一個人在日常生活、工作中,彬彬有禮,待人接物恰如其分,誠懇、謙恭、和善,就必定受到人們的尊重。
國際社交場合,服裝大致分為禮服和便裝。正式的、隆重的、嚴肅的場合著深色禮服(燕尾服或西裝),一般場合則可著便裝。目前,除個別國家在某些場合另有規定(如典扎活動,禁止婦女穿長褲或超短裙)外,穿著趨于簡化。
我國服裝無禮服、便服的嚴格劃分。一般地講,在正式場合,男同志著上下同質同色的中山裝,或著上下同質同色的深色西服并系領帶,配穿同服裝顏色相宜的皮鞋;非正式場合(如參觀、游覽等),可穿各式便裝、民族服裝、兩用衫,配額色相宜的皮鞋或布質鞋。
在涉外交往中,著裝應注意下列事項:
任何服裝都應做到清潔、整齊、挺直。上衣應熨平整,下裝熨出褲線。衣領、袖口要干凈,皮鞍應上油擦亮。穿中出裝要扣好領扣、領鉤、褲扣。穿長袖襯衣要將前后擺塞在褲內,袖口不要卷起,長褲褲筒也不允許卷起。兩扣西跟上衣若系扣子,可系上邊一個,若是一扣或多扣西服上衣。均應扣全。男同志在任何情況下均不應穿短褲參加涉外活動。女同志夏天可光腳穿涼鞋,穿襪子時,襪口不要露在衣、裙之外。
參加各種涉外活動,進入室內場所均應摘去帽子和手套,脫掉大衣、風雨衣等送入存衣處。西方婦女的紗手套、紗面罩、帽子、披肩、短外套等,作為服裝的一部分允許在室內穿戴。在室內外,一般不要戴黑色眼鏡。有限疾須戴有色眼鏡時,應向客人或主人說明,并在握手、交談時將跟鏡摘下,離別時再戴上。
在家中或旅館房間內接待臨時來訪的外國客人時,如來不及更衣,應請客人稍坐,立即換上服裝、穿上鞋襪,不得赤腳或只穿內衣、睡衣、短褲、拖鞋接待客人。
在交際場合中,一般是在相互介紹和會面時握手;遇見朋友先打招呼,然后相互握手,寒喧致意;關系親切的則邊握手邊問候,甚至兩人雙手長時間握在一起;在一般情況下,握一下即可,不必用力。但年輕者對年長者、身份低者對身份高者時應稍稍欠身,雙手握住對方的手,以示尊敬。男子與婦女握手時,應只輕輕握一下婦女的手指部分。
握手也有先后順序,應由主人、年長者、身份高者、婦女先伸手,客人、年輕者、身份低者見面先問候,待對方仲出手后再握。多人同時擂手,切忌交叉進行,應等別人握手完畢后再伸手。男子在握手前應先脫下手套,摘下帽子。握手時應雙目注視對方,微笑致意。
此外,有些國家還有一些傳統的見面禮節,如在東南亞信仰佛教的國家見面時雙手合什致意;日本人行鞠躬孔;我國傳統的拱手行禮。這些禮節在一些場合也可使用。
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