PPT使用技巧

PPT模板使用技巧

　　幻燈片是PPT中比較重要的元素，關于它的技巧也相當多，筆者在此作了一些搜羅。希望對大家有所幫助。由于技巧較多，因此分為上、中、下三部分陸續刊登。這里刊登的是第一部分。

　　應用多彩的背景

　　PowerPoint中擁有很多設計模板，并提供了不少漂亮的背景，選擇“格式”→“背景”，再選中“忽略母版的背景圖形”復選框。如果只是想選擇顏色來填充，只要單擊彈出式下拉菜單，選擇“填充效果”，當然也可選擇“其他顏色”。如果還想更漂亮點，那就在彈出對話框中的過渡、紋理、圖案、圖片四個標簽中來選擇。設置完成后，只要單擊“確定”，然后再單擊“應用”就可以了。

　　讓幻燈片自動播放

　　先打開幻燈片，再把它打包成EXE文件。需要注意的是，在打包時，一定要包含鏈接媒體文件，并嵌入字體，這樣可以保證演示文稿中涉及的圖片、動畫、聲音都能夠進入打包文件，嵌入字體意味著文稿中所使用的字體在其他微機上也能正確顯示。同時，當詢問是否包含播放器時，選擇“是”按鈕。雙擊打包生成后的pngsetup.exe 文件，進行解包，并把解壓出來的ppview32.exe、slideshow.pps（slideshow.pps是需要放映的幻燈片）等文件放到一文件夾下，然后再在該文件夾下新建一個autorun.inf文本文件，輸入如下內容：

　　[AUTORUN]

　　OPEN=ppview32.exe slideshow.pps

　　ICON=ppview32.exe

　　接著，把ppview32.exe、slideshow.pps和autorun.inf文件刻到光盤的根目錄，這樣刻錄出來的光盤，一插入到光驅中，就會自動播放其中的幻燈片。

　　自動更新幻燈片日期和時間

　　通過下面的技巧，可把日期或時間插到頁眉與頁腳中，還能自動更新：單擊“視圖”→“頁首與頁尾”，并單擊彈出對話框中的“幻燈片”標簽，再選中“日期與時間”復選框，然后選擇“自動更新”單選按鈕，保存演示文件。以后每次打開文件，系統就會自動更新日期與時間。你還可以選中“標題幻燈片中不顯示”復選框，這樣可以在標題幻燈片中隱藏“頁眉與頁腳”的設置。

　　借用另一幻燈片中配色方案

　　如果想使用另一幻燈片中的配色方案，可這樣操作：先把兩個演示文稿文件打開，然后選擇“窗口”→“全部重排”。同時，在兩個演示文稿的普通視圖中都使用“幻燈片”標簽。切換到配色方案較好的演示文件窗口，再單擊“常用”工具欄的“格式刷”按鈕。然后單擊第二個演示文稿窗口，最后單擊要應用方案的幻燈片即可。

　　讓幻燈片循環播放

　　如想讓幻燈片播放到結束后，自動回到開頭，重新開始播放，先打開想要播放的幻燈片，選擇“幻燈片放映”→“設置放映方式”，然后在彈出的對話框中選中“循環放映，按Esc鍵終止”復選框。單擊“確定”關閉對話框即可。

　　防止更改文稿

　　選擇“幻燈片放映”→“設置放映方式”，然后在彈出的對話框中選中“在展臺瀏覽（全屏幕）”，這樣可使演示文稿循環放映，還能防止更改演示文稿。

　　讓幻燈片自動切換

　　在PowerPoint中，可為每個幻燈片設置相應時間，讓它到達預定時間后自動切換而無需手工單擊切換：先在普通視圖中選中幻燈片，再選擇“幻燈片放映”→“幻燈片切換”，在“換片方式”下，選擇“每隔”復選框，再輸入要幻燈片在屏幕上顯示的秒數即可。

　　改善幻燈片放映性能

　　如果機器配置不是很好，那放映幻燈片時可能會出現停頓現象，甚至花屏。這時，可啟動硬件圖形加速，并以此來改善幻燈片放映性能：選擇“幻燈片放映”→“設置放映方式”，再選中“使用硬件圖形加速”復選框，單擊“確定”關閉對話框即可。

　　減少色深以達最佳性能

　　右擊桌面，選擇“屬性”，再在“顏色”下拉列表中單擊“增強色（16 位），再單擊“確定”即可讓PowerPoint使用16位色深，這樣能獲得最佳性能了。

　　自由設置幻燈片分辨率

　　先打開“設置放映方式”設置對話框，然后在“幻燈片放映分辨率”框的列表中單擊相應的分辨率即可（如640×480）。單擊“確定”關閉對話框。這樣做也可以改善幻燈片放映的性能。

　　盡量不要使用紅綠色

　　目前色盲最常見的就是紅綠色盲。因此，為照顧這些用戶，在設計幻燈片時要加以注意，盡量不要使用紅綠來配色。如實在需要，可在綠色中摻放藍色，因為大多數的紅綠色盲可以識別藍色和紅色。

　　采用窗口方式播放

　　默認情況下，PowerPoint采用的是全屏模式播放。不過，還可以采用窗口模式或使用小屏幕模式來播放。如果想采用窗口播放模式，只要按下Alt鍵，然后單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片播放”按鈕即可。

　　采用小屏幕模式播放

　　如果想采用小屏幕播放模式來播放幻燈片，可按下Ctrl鍵不松開，再單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”按鈕，這時啟動的幻燈片放映模式是與全屏放映模式的操作完全一樣的小屏幕放映模式。

　　自由定制播放方式

　　如果按下Shift鍵，單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”按鈕，會彈出“設置放映方式”的對話框。在這個對話框中，勾選“觀眾自行瀏覽（窗口）”復選框，再單擊“確定”后，再單擊演示文稿窗口左下角的“幻燈片放映”（或按F5鍵），會啟動幻燈片的窗口放映模式。

　　讓多張幻燈片應用切換效果

　　有時可能在制作演示文稿時希望多張幻燈片同時應用一種過渡效果，選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，并在左邊的瀏覽窗口中按下Ctrl鍵，然后用鼠標左鍵逐個單擊選擇 希望使用同一效果的幻燈片，然后選擇“幻燈片放映”→“幻燈片切換”，在“幻燈片切換”任務窗格中設置相應的切換效果即可。

　　快速顯示黑白屏

　　在做演示時，可能會有些人要提問，而這些正好與正在放的這張幻燈片無關。為了吸引的注意力，只要按下B鍵就可以切換到“黑屏”了，如果按W鍵就可以切換到“白屏”，按下除B、W、Print Screen、Scroll Lock、Pause/Break外的其他任意鍵將恢復到幻燈片放映視圖。

　　隨時使用畫筆

　　PowerPoint可以讓在播放幻燈片時，隨時用鼠標像在畫布上使用畫筆一樣來進行勾劃，非常適合演示。只需在播放幻燈片視圖中右擊，選擇“指針選項”，再選擇“繪圖筆”，就能在幻燈片上畫圖或寫字了。還可以選擇“繪圖筆顏色”，從九種顏色的“畫筆”中選擇醒目的顏色。擦“黑板”的操作就更方便了，只要按E鍵便全部擦凈。

　　播放幻燈片時隱藏鼠標

　　在想要隱藏鼠標時，只須簡單的按下鍵盤的A鍵或＝鍵。再按一次就可以顯示鼠標。

　　快速回到第一張幻燈片

　　如果在播放幻燈片時，按下Home鍵即可快速切換到第一張幻燈片，如果同時按下鼠標左右鍵，則可保持幻燈片兩秒。

　　直接跳轉到某張幻燈片

　　可以在播放幻燈片時，鍵入一個數字，比如18，然后按下Enter就可以跳到第18張幻燈片了。

　　快速啟動幻燈片播放

　　如果已經制作完成了幻燈片，以后再用到時只是播放幻燈片，而不用修改它。那可以選擇“文件”→“另存為”，并在打開的窗口中選擇保存幻燈片類型為“PowerPoint放映（*.pps）”。以后在“資源管理器”中雙擊該文件，PowerPoint就會自動播放該幻燈片，而不是打開它來編輯。

　　循環播放動畫

　　有時，設計了動畫，可能希望它能一直循環播放，此技巧不僅能實現這個目的，而且還能自由選擇結束循環的方法：選擇“幻燈片放映”→“自定義動畫”，再單擊要更改計時的項目，然后單擊箭頭，選擇“計時”。如果希望動畫重復指定的次數后停止，可以輸入一個數值；如果你希望動畫重復直到單擊幻燈片時停止，請單擊“直到下一次單擊”；如果希望動畫重復播放直到幻燈片上所有其他動畫結束，請單擊“直到幻燈片末尾”。設置完以后，單擊“確定”關閉對話框即可。

　　讓多個動作連續進行

　　如果在一張幻燈片上制作了多個動作以后，可能需要幾個動作連續進行，如果靠用鼠標單擊來觸發，往往會控制不好，使得動作效果不好。PowerPoint中提供了使幾個動作自動連續進行的方法：

　　在制作完當前幻燈片上所有動作后，如果希望動作二在動作一后自動進行，只需在主窗口右邊的任務窗格中單擊選擇該動作二（如果沒有出現任務窗格，只需要用郵件單擊一個對象，在彈出菜單中執行“自定義動畫”就可以了），然后單擊動作二右邊的向下箭頭，在彈出菜單里執行“從上一項之后開始”。

　　如果想連續多個動作，只需要先按下Ctrl鍵，然后用左鍵選擇所有希望連續的動作，同樣運用上面的方法執行“從上一項之后開始”。

　　讓剪貼畫旋轉或翻轉

　　如果在演示文稿中插入剪貼畫后，感覺某一部分的角度或方向不適合。這時可以先選中剪貼畫，右擊，再選擇“取消組合”，把它們打散，接著就可以做細致的調整了。

　　在PowerPoint中直接訪問互聯網

　　在PowerPoint中，可以直接調用系統中的IE來瀏覽網頁：選擇“視圖”→“工具欄”→“Web”。這后，在PowerPoint中就出現了Web工具欄，只要在地址欄中鍵入站點的URL地址，回車，系統就會啟動IE，并連接到相應的網站。

　　用超級鏈接做目錄

　　在PowerPoint中，可以對文字做一些超級鏈接，從而建立很實用的目錄。只是要注意的是，在設置超級鏈接時，不要選中文字，而要選中文字所在的文本框，這樣可避免字帶有下劃線的問題：先在PowerPoint中選中文本框，再選擇“幻燈片放映”→“動作設置”，如果想單擊該文本框后就跳到指定頁面，可以選擇“單擊鼠標”標簽，再選擇“超鏈接到”單選按鈕，在下拉列表中選擇所要跳轉的頁面。如果希望在鼠標移過該文本框就轉到其他頁面，則要使用“鼠標移過”選項卡，然后同樣指定所要跳轉的頁面，完成以后單擊“確定”返回即可。

　　讓幻燈片包含其他幻燈片標題

　　如果要引入或關閉幻燈片放映的演示文稿，可以在演示文稿中創建包含其他幻燈片標題的幻燈片：先切換到幻燈片瀏覽視圖中，選定要使用其標題的幻燈片。如果要選擇多張幻燈片，請按下 Ctrl 鍵并單擊所需的幻燈片，然后在幻燈片瀏覽視圖的“幻燈片瀏覽”工具欄上單擊“摘要幻燈片”按鈕即可。

　　防止刪除幻燈片引用母版

　　當想要刪除所有遵循某幻燈片母版的幻燈片時，或將另一個設計模板應用于所有遵循這個母版的幻燈片時，PowerPoint會自作主張地刪除這個幻燈片的引用母版。如果不想這樣做，可以這樣來操作：選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。再在左邊的縮略圖上，選中要保護的幻燈片母版，在“幻燈片母版視圖”工具欄上，單擊“保護母版”即可。

　　在PowerPoint中使用Excel數據

　　在PowerPoint中就可以很方便地嵌入Excel數據表格：在Excel中，選中要復制單元格的區域，選擇“編輯”→“復制”。再切換到PowerPoint，再單擊要插入單元格的幻燈片或備注頁，選擇“編輯”→“選擇性粘貼”，再選擇“粘貼”單選按鈕。如果想要粘貼單元格，使得能夠像處理圖片一樣調整大小和位置，請單擊“圖片”；如果要將單元格粘貼為嵌入對象以便在下次仍能夠在Excel中繼續編輯，請單擊“Excel 工作表對象”。選好以后單擊“確定”關閉對話框就完成了表格的嵌入。

　　鏈接Excel表格

　　此技巧將教會你怎樣鏈接到Excel表格，當Excel表格發生變化時也可以自動更新：先在Excel中保存好相應的表格文件，再選中相應的單元格，按下Ctrl+C鍵，把它復制到剪貼板中。再切換到PowerPoint，選擇“編輯”→“選擇性粘貼”，再在打開的對話框中要選擇的是“粘貼鏈接”，然后單擊“確定”關閉對話框。

　　在PowerPoint中添加組織圖

　　在PowerPoint中選擇“插入”→“圖標”，即可向幻燈片中添加相應的組織圖。包括組織結構圖、循環圖、射線圖、棱錐圖、維恩圖、目標圖等，利用這些組織圖可以使原本枯燥的概念性資料變得非常生動。

　　更改組織圖大小

　　用鼠標選中組織圖，其外圍就會出現尺寸控點，通過鼠標就可以更改組織圖的大小�？梢允褂谜{整大小命令調整圖標，將繪圖區域擴大以便得到更大的工作空間；或通過使邊框離圖標更近以去掉額外空間。

　　個性化組織圖

　　用鼠標選中組織圖，可以使用預設樣式格式化整個圖標。

　　在幻燈片中使用動作按鈕

　　PowerPoint全面支持按鈕交互，可在幻燈片使用各種各樣的動作按鈕，如“下一步”、“上一步”、“退出”等：先選中要放置按鈕的幻燈片，選擇“幻燈片放映”→“動作按鈕”，再選擇所需按鈕。等光標變成十字狀時，按下鼠標，拖出一個按鈕，然后把它命名為“打開某文件”。在畫完后，PowerPoint會彈出一個“動作設置”對話框�？梢园凑兆约旱南埠眠x擇使用“鼠標單擊”或者“鼠標移過”交互類型，然后選擇“超鏈接到”單選按鈕，再單擊右邊箭頭選擇所需的鏈接。同時，也可以選中“播放聲音”復選框，然后再在右邊的下拉列表中選擇想要播放的聲音，如“吹號”。完成設置后，單擊“確定”關閉對話框。

　　在母版中加入動作按鈕

　　如果正在使用幻燈片母版，也可以在母版中加入動作按鈕，而且該按鈕可以在整個演示文稿中使用。選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”，然后再自行添加即可。

　　復制其他演示文稿中幻燈片

　　通過PowerPoint中的“幻燈片搜索器”，可快速從其他演示文稿中復制幻燈片：在普通視圖中的“幻燈片”窗口中，選中將要復制的幻燈片，再選擇“插入”→“幻燈片（從文件）”。在彈出的“幻燈片搜索器”對話框中，單擊“瀏覽”查找文件，在“瀏覽”對話框中選擇文件，再單擊“打開”。 如希望幻燈片能保持當前的格式，在“幻燈片搜索器”對話框中選中“保留源格式”復選框。否則，復制的幻燈片將統一采用將其插入時前一張幻燈片的格式。完成設置后，單擊“關閉”關閉對話框即可。

　　創建播放列表

　　可能很多人不知道，和Winamp一樣，PowerPoint本身也支持播放列表：啟動“記事本”，然后分行鍵入每篇演示文稿的文件名。

　　小提示

　　★如果播放列表和播放文件放在同一文件夾下，只要直接鍵入文件名和文件擴展名即可。

　　★如果文件名中有空格，請把文件名引起來，這是Windows內部規定的。

　　★如果播放列表和播放文件不在同一文件夾下，則需要鍵入文件位置的完整路徑。

　　鍵入完成后，選擇“記事本”窗口中“文件”→“保存”，在彈出對話框中選擇保存播放列表的文件夾，在“文件名”框中輸入"playlist.lst"（注意一定要加上西文引號），最后單擊“保存”按鈕。

　　接下來，只要從office安裝文件夾下，找到Ppview32.exe程序，再在桌面上為它建立一個快捷方式，并在后面加上playlist.lst文件。以后雙擊桌面上的快捷方式即可播放playlist.lst中的文件了。

　　不替隱藏幻燈片編號

　　默認情況下，PowerPoint并不區分幻燈片。因此，如在幻燈片上添加了幻燈片編號，就會出現幻燈片編號不連接的現象。其實，要避免這種情況也非常簡單，只要把所有的隱藏幻燈片放到演示文稿的后面，這樣正在放映的所有幻燈片就會連續編號了

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