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零售企業(yè)的信息管理架構(gòu)
零售企業(yè)管理層對于外在環(huán)境應(yīng)該有一個清晰的認(rèn)識和判斷，動態(tài)環(huán)境中的統(tǒng)一認(rèn)識將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。企業(yè)不同階段經(jīng)營戰(zhàn)略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，動態(tài)戰(zhàn)略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對原先制定目標(biāo)實現(xiàn)可能性的沖擊。因此，零售企業(yè)信息管理架構(gòu)內(nèi)外適應(yīng)度與績效是直接掛鉤的，并呈現(xiàn)正相關(guān)關(guān)系。
一、零售企業(yè)信息管理的構(gòu)架組成
對現(xiàn)在的零售企業(yè)而言，信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)零售企業(yè)中以紙質(zhì)為主的交易結(jié)算方式。零售企業(yè)的信息管理框架主要包括五個方面內(nèi)容，即電子定貨系統(tǒng)(Electronic Ordering System， EOS)、銷售點管理系統(tǒng)(Point Of Sales System， POS)、商業(yè)增值網(wǎng)絡(luò)(Value Added Network VAN)、電子數(shù)據(jù)交換(Electronic Data Inter-change， EDI)和自動化配送中心(Distribution Center， DC)，下面將分別對其進(jìn)行詳細(xì)描述。
1.電子定貨系統(tǒng)(Eos)。電子訂貨系統(tǒng)就是指實地銷售時對已買產(chǎn)品進(jìn)行訂單記錄，并及時通過網(wǎng)絡(luò)傳至所對應(yīng)的總部匯總，匯總后把客戶所拍的訂單數(shù)據(jù)傳輸?shù)綄嶋H配送地，然后配送地負(fù)責(zé)人一對一核實進(jìn)行派發(fā)，零售店經(jīng)過驗收后制定進(jìn)貨單的系統(tǒng)。從應(yīng)用領(lǐng)域來講，EOS除了可用于零售業(yè)企業(yè)內(nèi)部補(bǔ)充訂貨系統(tǒng)外，在批發(fā)業(yè)、制造商企業(yè)也得到廣泛應(yīng)用。
采用EOS定貨系統(tǒng)可產(chǎn)生如下四點效益：
(1)大大縮短了訂單發(fā)貨時間，節(jié)約了生產(chǎn)和物流成本，降低了由于人為因素產(chǎn)生額外錯誤率。
(2)加速了零售企業(yè)信息系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)效率，方便了各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享和傳送，細(xì)化了企業(yè)物流和經(jīng)營效益信息。
(3)可有效減少零售企業(yè)出現(xiàn)的庫存積壓問題，防止商品(特別是暢銷商品)缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，同時也能提高庫存管理效率。
(4)有利于經(jīng)銷商或分銷商對產(chǎn)品所受的歡迎程度做出合理評估，不斷調(diào)整自身生產(chǎn)戰(zhàn)略，實時觀察滯銷和暢銷產(chǎn)品。
2.售點管理系統(tǒng)(Pos)。銷售點的管理系統(tǒng)主要是指通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把售點實際銷售情況以數(shù)據(jù)形式傳送到企業(yè)總部，幫助廠家和經(jīng)銷商進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)或進(jìn)購工作的系統(tǒng)。其基本構(gòu)成包括POS系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)、分析系統(tǒng)，前兩者相互結(jié)合以采納第一線實時銷售數(shù)據(jù)為主要任務(wù)，后臺分析系統(tǒng)則主要對數(shù)據(jù)進(jìn)行模式化處理，為企業(yè)決策者提供相關(guān)數(shù)據(jù)分析圖。
POS系統(tǒng)的突出特點主要有三個：(1)方便對售點銷售信息進(jìn)行及時回收，方便管理者協(xié)調(diào)商品架構(gòu)和進(jìn)貨工作。(2)ABC分析處理法可方便商家更好的管理產(chǎn)品庫存。(3)定貨管理。POS系統(tǒng)的科學(xué)運用可以獲取精準(zhǔn)、實用、便捷的信息資料，方面決策者做出行動策略。
3.電子數(shù)據(jù)交換(EDI )。電子數(shù)據(jù)的交換是指企業(yè)把原來充當(dāng)交易的紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料換成電子表格的形式，彼此之間進(jìn)行交換傳送，讓企業(yè)間交易流程更加方便迅速。在零售企業(yè)里，傳送中心與一線銷售地點進(jìn)行各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)的傳輸，紙質(zhì)單逐漸脫離人們的視野，市場運轉(zhuǎn)效率大幅度提升。
4.商業(yè)增值網(wǎng)絡(luò)(VAN)。商業(yè)增值網(wǎng)絡(luò)的主要特性就是服務(wù)。在零售企業(yè)中，EOS、POS、EDI等都有很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)需要進(jìn)行及時處理，資料之間的傳送也同樣需要投入大筆的人力、物力、財力，并非一般企業(yè)所能承受。所以，VAN應(yīng)勢而生。VAN主要是通過運用電信公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送，在彼此實際交易過程中，不直接參與，只是提供確認(rèn)交易界面。每次客戶發(fā)送EDI單證給零售商時，VAN網(wǎng)會主動對EOS買賣雙方的關(guān)系進(jìn)行確認(rèn)，只有交易關(guān)系被認(rèn)定屬實后才能進(jìn)行下一步操作，否則交易取消。對交易關(guān)系審核后也需要檢查EDI的單證樣本，只有單證樣本也被彼此認(rèn)定有效時，才能進(jìn)行后續(xù)數(shù)據(jù)傳送。交易核實過程會對每筆交易進(jìn)行定時保存，方便客戶后期進(jìn)行咨詢查閱。
5.自動化配送中心(DC)。自動化配送系統(tǒng)主要是針對部分客戶量少樣多的需求制定，運用最經(jīng)濟(jì)的方式去接通上下通路。自動化配送包含自動物流中心、運送貨車實時追蹤、貨箱自動分類等等。自動化配送中心主要提供的服務(wù)包括對個體店消費形態(tài)進(jìn)行分析，對一線銷售數(shù)據(jù)的分析、對供應(yīng)商和消費者供給購買傾向的分析，為廠家協(xié)調(diào)生產(chǎn)線、研發(fā)新產(chǎn)品提供了很好的借鑒。
二、零售企業(yè)信息管理構(gòu)架的優(yōu)勢及現(xiàn)存問題分析
1.零售企業(yè)信息管理系統(tǒng)建設(shè)存在的優(yōu)勢。零售企業(yè)信息管理系統(tǒng)存在著決策靈活、自身結(jié)構(gòu)扁平等特點，并且信息技術(shù)日趨成熟，這些因素為零售企業(yè)的信息管理系統(tǒng)建設(shè)提供了優(yōu)勢。具體總結(jié)如下：
(1) 規(guī)模和業(yè)務(wù)相對較小。目前國內(nèi)零售企業(yè)規(guī)模相對較小，主要包含進(jìn)貨和銷售業(yè)務(wù)，主要任務(wù)是尋求市場，匹配合適的管理軟件，這些管理軟件需滿足簡單，及時實現(xiàn)應(yīng)用等特點，這樣的需求對零售企業(yè)資金要求較小，建設(shè)費用較低，不用涉及深層次的大企業(yè)財務(wù)流程管理。
(2) 扁平化組織結(jié)構(gòu)。扁平化的組織結(jié)構(gòu)在國內(nèi)零售企業(yè)中占有重要位置，具有資金規(guī)模小、從業(yè)人員少、市場適應(yīng)力快，方便管理等優(yōu)勢，管理深度較淺，范圍較大。因此，一旦企業(yè)管理者認(rèn)識到信息化能夠在很大程度上降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率，提升企業(yè)管理水平，企業(yè)信息化建設(shè)的積極性便會增大。因此，企業(yè)信息化建設(shè)能被很好的執(zhí)行和貫徹。
(3) 政府政策的支持。相關(guān)政府文件顯示，國家財政部門最近幾年將加大對各地零售企業(yè)建設(shè)的投入，著力營造良好的零售企業(yè)市場競爭環(huán)境。國家對于企業(yè)信息化建設(shè)的支持主要是通過法律文件來保護(hù)，包括對零售企業(yè)產(chǎn)品知識產(chǎn)品的保護(hù)，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的保護(hù)，對軟件應(yīng)用市場的約束等等 ，著重去解決網(wǎng)上資金支付安全問題，加強(qiáng)對于電子合同的審核制度，提供給零售企業(yè)一個不錯的信息化發(fā)展環(huán)境。
2.零售企業(yè)信息管理構(gòu)架現(xiàn)存的問題分析。(1) 信息系統(tǒng)建設(shè)資金約束。零售企業(yè)對于內(nèi)部信息化建設(shè)的投入資金一般是在百分之零點三到百分之零點五左右，資金的缺乏使其投入比例仍不夠高，很難達(dá)到預(yù)計效果。另外，以抵押擔(dān)保貸款為主的零售企業(yè)生存率較低，信譽值小，融資渠道少，難度大，自身技術(shù)實力的約束也導(dǎo)致其信息化建設(shè)資金投入力度匱乏，與西方國家零售企業(yè)相比，國內(nèi)在這方面還存有一定差距。也正因為資金的約束，企業(yè)往往會考慮更為重要的投資渠道，一般很少拿出足夠的資金用于信息化建設(shè)，即使對此有投入，投入的資金量也不會太多。 (2) 零售企業(yè)管理較落后，變動大。在巨大的市場競爭壓力面前，諸多零售企業(yè)仍然停留在原先的營銷管理模式中，并沒有意識到信息技術(shù)的重要性，決策層對于企業(yè)信息化建設(shè)能提高企業(yè)市場競爭力、規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理化水平、使企業(yè)降低成本等認(rèn)識仍不足，對企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的積極性不高。
(3) 缺乏專業(yè)的技術(shù)人才。目前國內(nèi)諸多零售企業(yè)很大程度上缺乏熱愛信息化工作，并且熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)人才，缺乏對于項目的整體規(guī)劃，宏觀制定和管理人才缺乏，既懂技術(shù)又懂應(yīng)用的復(fù)合型人才不多，這些零售企業(yè)很難找到合適的IT行業(yè)高級技術(shù)人才，對一個成功的企業(yè)來說，人才是關(guān)鍵，因此，會很大程度上制約企業(yè)的發(fā)展。
(4) 缺乏合適的個性化信息系統(tǒng)方案。由于每個零售企業(yè)歷史背景不同，因此，具體的信息化建設(shè)需求也多有不同，所以不能完全照搬其他企業(yè)的信息管理系統(tǒng)建設(shè)，而是需要量身定制，根據(jù)企業(yè)實際情況建立一套屬于本企業(yè)的個性化方案，。但是，由于國內(nèi)零售企業(yè)資金實力的約束，對于信息化建設(shè)投入力度尚存很大差距，在尋求符合自身信息化方案上過程中常常出現(xiàn)失誤。
三、對零售企業(yè)信息管理構(gòu)架現(xiàn)存問題的建議
嚴(yán)峻的市場環(huán)境使得國內(nèi)零售企業(yè)開始走向粗放式和惡性循環(huán)的怪圈，盈利也隨之越減越少。零售企業(yè)決策者應(yīng)正確認(rèn)識此行業(yè)在國內(nèi)的發(fā)展趨勢，從而正確制定所在企業(yè)未來的發(fā)展策略，根據(jù)企業(yè)自身實際情況不斷加大對于IT層面的投資，認(rèn)識到信息化應(yīng)用水平對于提升企業(yè)核心競爭力的重要作用。應(yīng)盡快考慮后臺信息處理階段發(fā)展的重要性，將企業(yè)信息化管理建設(shè)重點從目前的POS系統(tǒng)延伸到供應(yīng)鏈智能系統(tǒng)應(yīng)用建設(shè)，爭取盡快建設(shè)出高效率，高收益的信息系統(tǒng)。除此之外，還應(yīng)充分重視信息安全方面的問題，確保零售信息系統(tǒng)安全平穩(wěn)的發(fā)展運行應(yīng)從以下幾個方面入手，具體建議如下：
(1)加強(qiáng)決策者對信息化管理的重視，建立健全規(guī)章制度。首先，必須讓各零售企業(yè)的決策者對信息化管理系統(tǒng)建設(shè)引起充分重視，加大對信息技術(shù)方面的投入。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，提升員工職業(yè)素養(yǎng)，確保安全措施，強(qiáng)化法制觀念和安全意識，責(zé)任明確，完善安全技術(shù)，逐步培養(yǎng)出一支有戰(zhàn)斗力和嚴(yán)明紀(jì)律的職工團(tuán)隊，這應(yīng)成為我國零售企業(yè)的一項重要工作。另外，企業(yè)應(yīng)該定期開設(shè)員工培訓(xùn)課，不斷完善員工對于自身崗位的認(rèn)識，增強(qiáng)安全責(zé)任意識，在員工思想上做大量的細(xì)致工作，達(dá)到由被動轉(zhuǎn)化為主動的目標(biāo)。尤其是對于信息系統(tǒng)維護(hù)的知識培訓(xùn)，防止一些不安全因素侵入企業(yè)系統(tǒng)造成損失，最大限度的避免人和財?shù)牟槐匾獡p失。
(2)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)配置的計算機(jī)機(jī)房。企業(yè)網(wǎng)絡(luò)核心物件基本都存放于計算機(jī)機(jī)房中，在機(jī)房設(shè)置之初就要考慮到后續(xù)的安全問題，包括斷電后的雙路供電系統(tǒng)，預(yù)防雷火的滅火措施，方便快捷的物件擺放等，并且針對企業(yè)核心文件，一定要存有備份，以免發(fā)生不可抗拒因素引起損失。
(3)服務(wù)器配置要精良。服務(wù)器是信息管理系統(tǒng)中最重要的部件，掌握著數(shù)據(jù)庫的“生殺大權(quán)”，肩負(fù)著對企業(yè)數(shù)據(jù)的存貯和處理職能。因此，要想保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)處于安全位置，就首先要保證服務(wù)器不受侵害，甚至可設(shè)置雙臺服務(wù)器，防止一臺損壞時，系統(tǒng)停止運轉(zhuǎn)。
(4)對網(wǎng)絡(luò)的合理規(guī)劃。當(dāng)下，接收終端的多樣化發(fā)展致使零售企業(yè)信息系統(tǒng)面臨安全隱患，員工素質(zhì)不一，接收方式多種多樣。因此，信息負(fù)責(zé)人必須重點關(guān)注局域網(wǎng)的管理與安全監(jiān)控問題。通過杜絕內(nèi)網(wǎng)電腦通過雙網(wǎng)卡、撥號等方式非法外聯(lián)，限制移動存儲設(shè)備和移動電腦隨意接入內(nèi)網(wǎng)，制定統(tǒng)一有效的安全策略，可以有效保證外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)的隔離度�？梢圆捎昧髁靠刂葡到y(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)數(shù)據(jù)交換異�，F(xiàn)象，及時進(jìn)行調(diào)查或執(zhí)行切斷措施，定期更新系統(tǒng)中的殺毒軟件，定期檢測系統(tǒng)出現(xiàn)的可漏洞，根據(jù)實際情況對系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級。另外，企業(yè)內(nèi)部各個管理層之間所擁有的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限要設(shè)置約束，達(dá)到相輔相成而互不干涉的目的。
(5)做好思想和技術(shù)準(zhǔn)備工作。企業(yè)里面主要決策層領(lǐng)導(dǎo)要有大局意識，應(yīng)充分認(rèn)識到信息系統(tǒng)的實施是一項宏大的工程，對企業(yè)整條產(chǎn)業(yè)鏈的產(chǎn)入產(chǎn)出、施工周期、投資成本、遠(yuǎn)近目標(biāo)等都要有一個清醒的認(rèn)識，注重信息系統(tǒng)測試階段與實際應(yīng)用階段的不同，以及新舊系統(tǒng)過渡過程所帶來的麻煩。系統(tǒng)維護(hù)和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗的寶貴，對于不可抗拒的非技術(shù)因素要盡量避免。因此，信息系統(tǒng)的正式實施不僅要有快很準(zhǔn)的干勁，也要做好系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作所帶來的思想變化。除此之外，不僅要對全體員工進(jìn)行全方位素質(zhì)培訓(xùn)，也要成立專家小組對企業(yè)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行及時指定完成，以完成對各項信息的重新組合。對于網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等基礎(chǔ)性工作，要及時處理，也應(yīng)考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進(jìn)一步增強(qiáng)系統(tǒng)安全和企業(yè)管理。
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