深究如何做好辦公室文秘工作

深究如何做好辦公室文秘工作

　　文秘人員是辦公室的重要人員，其好壞直接影響著辦公室的辦事效率和對外形象。那么，針對如何做好辦公室文秘工作這個問題，小編談幾點粗淺的看法和建議。

　　一、當前基層××辦公室文秘工作存在的問題

　　客觀地說，隨著我們××隊伍素質整體的提高，基層文秘雜燴網××部門文秘工作有了很大的發展,但也存在一些不容忽視的問題，值得我們重視、思考。

　　一是辦公室事務過于繁雜，影響文秘工作。縣××局的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務、文秘、財務、機關服務、學會的職責，辦公室文秘雜燴網幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，公文審核變成公文簽字，信息報送不及時，調查研究流于形式，下情上級不了解，上下渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。

　　二是辦公室文秘人員少，工作負擔重、質量低。近年來，基層××部門文秘人員短缺已成為一個不爭的事實，人員短缺已影響了工作的正常開展。目前，大多縣區局主要從事文秘工作的人員只有一人，承擔了縣局領導重要講話、重要材料以及工作調研、信息報送任務及公文處理工作。文秘人員的辛苦只有干過的人才會明白，加班加點、熬通宵、“連軸轉”是家常便飯，如果再有點家庭拖累，那更是苦不堪言。當別人休息娛樂或已進入夢鄉的時候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的開始，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

　　三是文秘人員素質偏低，跟不上稅收工作要求。由于行業特點等各方面的原因，基層××部門文秘人員的素質與地方政府文秘人員相比整體偏低，已遠遠不能適應新形勢下稅收工作對文秘人員的要求。一是文秘專業知識欠缺�，F在基層××部門的文秘人員多半是半路出身，沒有系統學過文秘專業知識。雖然近年來也招考了一部份文秘專業人員，但一方面人數太少，不能滿足工作需要，另一方面文秘的成長本身需要一個過程，很難立即成為行家里手。二是知識更新過慢。文秘人員出外機會較少，培訓機會更少，知識更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質的提高。

　　四是信息調研工作滯后，參謀作用發揮不好�？陀^上由于辦公室事務多，沒有時間，但更多的是文秘人員主觀上對信息調研工作難以重視，沒有認識到調查研究的重要性，業務不精通，基層調研少，基本情況了解不多，加之個人素質能力，導致基層××部門的信息調研工作跟不上新形勢下稅收工作的需求，不能很好地為領導決策提供參考依據。

　　五是工作督查缺乏主動性，督查作用發揮不夠。決策的制定，事情只是成功了一半，還有重要的一半是決策的實施，政令的運行。督促檢查是辦公室的重要職責，本應是一項日常工作，而礙于情面、怕惹人等原因使我們的督查工作力度不夠，不能及時發現工作中的薄弱環節和不足，使有些工作在落實中打了折扣，影響了工作效率和工作質量。

　　二、做好當前基層××部門辦公室文秘工作的幾點思考

　　面對當前基層××部門文秘工作的現狀，要求我們必須不斷反思，讓文秘工作適應新形勢下稅收工作的需求。

　　(一)銳意進取，加強學習，不斷提高文秘人員綜合素質

　　作為文秘工作者，是領導與干部、領導與各部門之間聯系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個文秘工作者必須不斷學習，提高自己的綜合素養。

　　一要不斷提高自己的政治素質。辦公室工作是一個政治性、全局性、政策性很強的工作，工作人員任何時候都必須忠誠堅定，把政治素質作為自己的第一素質。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學會從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。

　　二要全面提高自身的綜合業務素質。“政以才治、業以才興”。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合知識和社會常識。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須勤學苦練，博采眾家之長，既要向書本學、向實踐學，又要向領導學、同事學，使自己成為“雜家”，成為復合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點。

　　三要加強文秘人員教育培訓工作。辦公室文秘人員由于工作性質的關系，相對稅收業務部門來說培訓機會較少，文秘人員知識更新慢，現有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，要加強文秘人員的培訓工作，不僅要培訓辦公室文秘人員，還要培訓各股室辦公人員，培訓要有針對性，提倡“菜單式”的培訓模式。

　　(二)轉變作風，改進方法，不斷提高辦事效率

　　辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作作風和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

　　一要樂于奉獻，扎扎實實做好本職工作。辦公室工作就是服務，服務就意味著奉獻，沒有奉獻精神，服務工作就沒有積極性、主動性和創造性。做好辦公室工作沒有吃苦耐勞的作風，沒有無私奉獻的精神是難以勝任辦公室工作的。必須要有一種不圖名、不圖利、默默無聞、忘我精神，要將樂于奉獻作為自己實現理想的最高標準，將任勞任怨作為修身養性的根本，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發揮。

　　二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時，要善于思考，不斷摸索工作規律，防止埋于事務堆中，而無時間抓信息工作和調研工作。尤其是在遇到工作任務多的情況下，一定要冷靜思考、科學處理，一件一件排出時間表落實。

　　三要嚴以律己，樹立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質較為復雜。不得飛揚浮躁、驕傲自大，要低調做人，低調干事，要嚴格遵守工作紀律，在工作中謙虛謹慎，一絲不茍，要正確認識和對待組織、自己和他人，自覺抵制腐朽思想的侵蝕，以實際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能真正協調好各股室的關系，有利于各項工作的開展。

　　(三)抓住中心，創新工作，做好辦公室政務服務工作

　　作為辦公室的文秘人員，最主要的服務就是辦好會，辦好文、搞好信息調研。

　　一要細致規范，做好會務服務工作。細節決定成敗，規范體現水平。會務服務的好壞影響著會議的成功與否，我們要結合單位實際制定出詳細的會務工作方案，根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各小組的工作職責。制定出詳細的工作流程，明確各項任務、各環節的目標要求、完成時限、承辦人員，將會務工作分解到組，量化到人。在工作執行過程中，要適時召開工作小組碰頭會，及時溝通工作中存在的問題，查漏補缺。在會議開始前，辦公室人員要一定對各項內容再次進行查驗，確保會議組織工作不會出錯。另外，我們還要做好會后跟蹤服務和會議資料的歸檔工作。

　　二要嚴格認真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點把好內容、程序和格式關。在內容審核上，首先要把好政策關，看文件是否符合現行政策規定，是否完整體現了發文機關的意圖;其次要把好文字關，看文字表達是否準確、通順、簡練，謀篇布局、結構是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數字、引文、標點等是否準確、規范、嚴謹。在程序審核上，重點要把好簽審關，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進行簽審。在格式審核上，首先要看文種是否恰當，有無文種運用不規范現象;其次要看文件格式是否規范，主要看文件標題是否妥當，主送機關是否正確，版記、密級、發文字號、簽發人等要素是否齊全等。

　　三要積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達、下情上報”的重要途徑，是領導決策的基礎和依據。信息內容的選擇要抓住“三點”，做到“三貼近”。一是通過抓重點工作貼近領導意圖。將全年或階段性的重點工作進展情況，通過信息的形式及時地反映，讓領導了解工作的開展情況，為下一步決策提供依據。二是抓熱點問題貼近群眾需求。抓住群眾普遍關注的熱點問題，及時地把群眾的呼聲通過信息反映給領導，及時架起干群“連心橋”，使一些矛盾點進入領導決策后及時化解，維護群眾利益。三是通過抓亮點總結經驗貼近上級需求。緊緊抓住事關全局、對工作具有指導意見的典型經驗，及時總結反饋，為上級的決策提供科學的依據。要提高信息質量就要快、實、準。要快，超前把握，信息講究的是“天天短平快，年年馬拉松”，所以信息工作人員就要拓寬信息來源渠道，要超前的收集信息，及時地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實，調查研究，不調查，就沒有發言權;不調查，信息也就失去了它的科學性。為此，信息工作人員要深入實際、深入基層、深入群眾，摸實情、說實話、深開掘、出精品，寫出有情況、有分析、有建議，對參考有較大價值的調研信息。要準，憂喜結合。愛因斯坦說“提出一個問題往往比解決一個問題更重要”，信息的一個基本原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。所以，我們在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領導注意。

　　四要求實創新，做好調查研究工作。調查研究是我們黨的優良傳統，也是辦公室的基礎性常規性工作。選題要切實。要注意工作中出現的新情況、新問題和熱點、焦點問題。過程要扎實。要實事求是的反映問題，要善于從政治、政策、從服務領導的角度出發，客觀的分析問題。方法要多樣。要注意利用和傳統的調研防范的基礎上，開拓創新，不斷拓寬調研渠道。加強對外協作，提高調研成效;利用現代科技手段，提高調研效率。結果要管用。在充分調查研究的基礎上，有理有據地提出針對性、有較強可操作性的意見和建議，為領導決策提供參考。

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