辦公文秘新人需知的五個“不要”

辦公文秘新人需知的五個“不要”

　　從高校畢業生向機關文秘人員的角色轉變，不僅需要領導和同事的教誨與幫助，也需要自己用心領悟、悉心感受，避免在思想上心理上出現誤區。下面就由小編來和大家談談文秘新人五不要。

　　辦公文秘新人需知的五個“不要”

　　1、初來乍到“不要急”

　　經歷多年校園生活，對學習方式、行為習慣都熟悉而自然。走上工作崗位，會面臨許多“不一樣”。例如，在學�？梢越Y合個人情況安排時間，而上班必須按規定時間上下班，絲毫不含糊;在學校自習、看書、上網等自由選擇機會很多，上班通常是兩個甚至更多人在一間辦公室，活動范圍相對固定，等等。更為重要的是，秘書工作的標準高、要求嚴，畢業生對各方面不熟悉，不可能馬上就有許多重要任務。這種情況下，就容易出現急躁情緒：要學的東西那么多卻只能干坐著，真急;偶爾遇到要做的事又不知怎么處理，仍然急。

　　為了盡快度過這個等待期，就要用實際行動驅散急躁的情緒，要特別注意以下方面：一是眼里有活。與工作無關又有必要的事，拖地、打水、取報紙，積極去做;領導和同事交辦的事，錄入點文字、復印點資料、發個機要件，認真去做，不懂就問;遇到同事忙不過來，問一下是否要幫忙，經同意后按要求去做，邊做邊學。二是手別亂伸。秘書部門的工作既強調協調配合更強調分工負責，不明就里到處搶活、隨意插手，就可能干擾別人的正常工作。三是心中有數。不忘自己是個新手，多觀察，多積累，干一次有一次的收獲。但是，用心不等于“小聰明”，不能戴著“有色眼鏡”觀察事物、了解情況，對一件事情還沒了解就準備找毛病，想以此突出自己的“水平”。機關里面的許多工作，越司空見慣越是經過了長期實踐檢驗的，能夠存在就有其存在的理由，自己沒看出來只能說明功夫沒到家。

　　2、平穩過渡“不要慌”

　　經過一段時間，初步掌握了日常事務和具體工作的程序和要領，每天上班下班也慢慢習慣了，新的考驗也隨之開始：既然你對一些日常事務處理得還可以，各單位又普遍人員緊任務多，領導和同事會交給你越來越多的事。對你來說，大家不是領導就是老同志，無論誰交辦的，第一不能拒絕，第二必須辦好。從內心來說，年輕人對于活都不含糊，想把事做圓滿，但有時給領導送會議通知、大門口接人、復印重要資料、去機要室簽收文件、到收發科發送急件、答復一個詢問工作的電話，都急需處理，頭緒太多，難以應付。這種情況反復出現，人就容易慌。

　　避免慌的心理，基本要求是既不能因急出錯，也不能因慢拖延，要堅持八個字：急活慢做，慢活急做。具體來說：一是凡事多記。好記性不如爛筆頭，電話里接到會議通知，一樓二會議室和二樓一會議室非常接近，聽得再清楚事后也可能記混，順手記下來就穩妥得多。二是分清緩急。工作頭緒多，要根據每件事是什么時間交代的、要求干什么、需花費多長時間，哪個先做哪個后做，排好順序。三是統籌安排。取報紙、發信、大門口接人，這些事情可以一路來做;去值班室預定會議室和取機要文件可以一路來做，等等。四是多回頭看。打印文件，送領導前多檢查一下有沒有錯字、丟字、多字;復印材料，釘好后多檢查一下頁碼有沒有缺頁、殘頁;發送文件，送前多看一下信封和內容是否一致，單位、人名、職務是否寫得準確、清楚;做一個電話記錄，放下電話后看一下內容記全了沒有，誰打的、什么事、是否需要回復、對方電話多少，等等。

　　3、鞏固提高“不要煩”

　　工作時間繼續延長，重復性工作越來越多，對日常事務越來越輕車熟路，方方面面的新鮮感逐步淡化，松口氣的同時也可能滋生另外的情緒：整天干些打字、拖地、取報紙的瑣碎小事。同學聚會時別人問“你都干什么”，都不好意思回答。煩!

　　避免煩的方法有以下幾種：一是種好“責任田”。領導和同事交代的工作保證質量、及時完成，這是由工作的責任和所處的角色決定的。除非不準備繼續在自己的崗位上干了，否則沒有任何回旋余地。二是開發“自留地”。利用工作空隙多學習、多提高，增強自身的業務水平，跟蹤了解本處、本局室乃至本機關中心工作。三是學會“浪淘沙”。注意從日常工作中吸收營養，學習各種文字材料的文種特點、框架思路、語言風格、具體內容，學習工作特別是領導工作的規律和藝術，等等。

　　4、閱歷漸長“不要亂”

　　亂就是分心，用心不專。隨著工作時間的繼續延伸，手頭各項工作更加平穩有序，思想壓力和精神壓力進一步減小，盡管在思想認識上也明白鞏固業務能力、培養學識見地，積累工作經驗、增加工作閱歷的任務非常重要，但這個過程畢竟太長，收效也不是十分明顯。相反，這個過程中可能出現某些公司、企業的招聘啟事剛好符合自己的條件，等等。各種各樣的機會多起來，心里也就自然亂起來。

　　在正確對待“不要亂”的問題上要堅持求真務實，客觀、全面地認識和了解自己。機關的秘書工作和學生在校期間的學生生活有很大差別，像做學生時那樣既要專業排名前三、又要做優秀學生干部、同時還在兼職撈外快，很難行得通。確實認為離開機關、離開秘書崗位更合適，就不要猶豫不決。經過綜合權衡后仍堅持在機關特別是秘書崗位上工作，就要做到以下幾點：一是正確處理生活和工作的關系，分清主次，把握好度，不走極端。二是正確面對得失，堅持有所為，有所不為。三是正確處理個人修養中的“專”與“博”，將提高業務能力和提高文化知識協調統籌，合理安排。

　　5、經年累月“不要怨”

　　機關工作時間繼續延伸，機關工作人員角色繼續鞏固，在工作中就不僅是涉及做事，還涉及做人。可能因為種種原因，閱歷增長的同時牢騷也跟著增多，能力提高的同時脾氣也跟著提高，了解事情增多的同時攀比心理也在增強，某人提級了、某人調職了、某人分房了、某人出差了，都可能使人們產生“怨”。

　　“戒怨”要積極做到以下幾點：一是提高修養。特別要注意學習別人的長處、記著別人的好處、理解別人的難處、寬容別人的短處，在服務中體現自身價值，在提高業務能力中尋找工作樂趣。二是增強定力。世界很大，周圍的變化往往既多又快，既要有“豈能盡如人意，但求無愧我心”的坦蕩，又要有“風水輪流轉，明年到我家”的詼諧。三是尊重現實。應該將身邊的事情分三類，第一類通過自己的行動肯定能夠完成，第二類通過自己的行動可能完成也可能完不成，第三類通過自己的行動肯定完不成。正確的方法就是全力做好第一類、爭取完成第二類、徹底丟開第三類。

　　文秘工作感想

　　一、首先要有細致嚴謹的工作態度

　　辦公室工作千頭萬緒，一個事情考慮不到或做的不周全，輕則影響相互關系，重則可能貽誤工作，影響領導威信，損害單位建設，因此對工作細心，做事井然有序是必不可少的。例如通知會議這類事，在集中通知時因為一些原因沒有聯系上某個人，過后可能因為忙于別的事而遺忘。俗話說“好記性不如賴筆頭”，有過類似的教訓，我就養成了記筆記的習慣。隨時登記各種會議通知、領導辦事事項、日常工作安排等，按照事件輕重緩急，依次排序。每做完一件事，就畫上勾，如果還有沒有完成的，就標個星號著重提醒。這樣就做到了“上頭千條線，下面一根針”，保證了工作不缺不漏，有序進行。此外，嚴謹也是對辦公室秘書工作的基礎要求。領導常教導我的一句話是，“辦公室的人做事，一定要做到讓領導讓同事挑不出來毛病”。真正能把每個細節都做得盡善盡美，就是最大的成功。因此這就要求秘書工作必須從大處著眼，從小處下手。辦公室文秘經常與文字打交道，而寫文從某種程度上就要抱著“吹毛求疵”態度，力求表達精確無誤。

　　二、時刻具有服務的意識

　　在正式入職到辦公室上班的第一天，領導就向我強調了辦公室的定位--“服務領導，服務機關，服務基層”。三句話簡明扼要，但卻道出了辦公室最本質的工作特征。工作幾個月來，我也對這短短三句話有了更深刻的理解。秘書工作的本質就是服務，服務的態度好壞，服務的水平高低，服務的效果優劣是衡量辦公室工作是否做到位的指標。在這方面我認為一是對領導要做到“眼明腿快”。看到領導需要哪方面的服務，要及時發現，在工作中不斷提高自身的細心程度與洞察力；對于領導交辦的任務，一定要盡快辦成，在提高工作效率的同時，也培養自己不拖沓的習慣。二是對機關要做到“留心細致”。由于辦公室綜合協調服務的職能特點，各科室都會或多或少有需要辦公室協調解決的事宜，由于需辦公室辦理的事務繁多，很可能不能夠同時滿足不同科室的需求，這時候就一定要做到留心，把別的科室交予的事務放在心上，在合適的時間及時辦理，同時在辦理過程中還要做到細致，保證質量“不打折扣”。三是對基層要“熱忱周到”。辦公室秘書要有很強的群眾觀念，注重與基層的溝通聯系，把群眾的困難問題及時準確地向領導反映，做好群眾與領導之間的“橋梁”。群眾前來鄉政府辦事、反映困難或問題是出于對鄉政府的信任，因此應充分理解群眾的難處，本著按規矩辦事原則，做到熱情接待，耐心傾聽，認真做好記錄，如實向領導反映情況，促進問題解決。

　　三、要注重鍛煉提高文字能力

　　辦公室秘書是領導的參謀助手，一定程度上擔負著智囊團的作用，而這些作用又是通過辦文來體現。我從事文秘工作的時間較短，在寫作上還存在明顯的不足，經過一次次的鍛煉，我逐漸認識到要寫好一份材料必須要具備的素質：一是要有全局意識，熟悉全面工作。尤其以政府工作報告為典型，秘書一定要熟悉全鄉的整體工作，才能總攬全局統籌考慮問題，保證政府每個口的工作都概括準確，分析到位。這就需要秘書平時多留心關注全鄉上上下下發生的重要事件，了解事情來龍去脈，把握全局。二是要有綜合歸納能力，高度凝煉萃取重心。秘書寫一份報告需要做許多前期準備，要閱讀分析大量基礎材料，從中提煉所需文字或數據并核對其真實性。同時日常還需要多看多聽，把握決策方向和工作重心，在平時開會或與領導交流時，多注重抓住領導思想的閃光點，提煉領導講話的中心含義，領會領導意圖，使領導的思想觀念在文章中有很好的體現。三是要有吃苦奉獻精神。文秘工作是坐冷板凳的工作，有時工作需要，對材料的要求時間急、任務重，白天忙于各類日常公事，沒有辦法靜下來研究材料寫作，多數都要靠加班加點來完成，否則就很難在規定的時間內優質高效地完成任務。在這樣艱苦的環境下，秘書就一定需要保持良好的平衡的心態，秉著任勞任怨吃苦奉獻的“蜜蜂”精神，認真踏實保質保量完成好工作。只有這樣才能真正鍛煉自己的文字能力，提高辦文水平。

　　感悟這個過程有失有得，但無論是什么樣的經歷對我來說都是一筆很大的人生財富，在教訓中我懂得了反思自己，在總結經驗中不斷提高能力。在今后的工作中，我還將繼續保持謙虛謹慎態度，不斷向領導與同事學習，不斷豐富知識，增強素質，提高工作能力，爭取早日成為一名合格的秘書。

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