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辦公文秘新人需知的五個“不要”
從高校畢業(yè)生向機(jī)關(guān)文秘人員的角色轉(zhuǎn)變，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)和同事的教誨與幫助，也需要自己用心領(lǐng)悟、悉心感受，避免在思想上心理上出現(xiàn)誤區(qū)。下面就由小編來和大家談?wù)勎拿匦氯宋宀灰?/p>
辦公文秘新人需知的五個“不要”
1、初來乍到“不要急”
經(jīng)歷多年校園生活，對學(xué)習(xí)方式、行為習(xí)慣都熟悉而自然。走上工作崗位，會面臨許多“不一樣”。例如，在學(xué)校可以結(jié)合個人情況安排時間，而上班必須按規(guī)定時間上下班，絲毫不含糊;在學(xué)校自習(xí)、看書、上網(wǎng)等自由選擇機(jī)會很多，上班通常是兩個甚至更多人在一間辦公室，活動范圍相對固定，等等。更為重要的是，秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，畢業(yè)生對各方面不熟悉，不可能馬上就有許多重要任務(wù)。這種情況下，就容易出現(xiàn)急躁情緒：要學(xué)的東西那么多卻只能干坐著，真急;偶爾遇到要做的事又不知怎么處理，仍然急。
為了盡快度過這個等待期，就要用實(shí)際行動驅(qū)散急躁的情緒，要特別注意以下方面：一是眼里有活。與工作無關(guān)又有必要的事，拖地、打水、取報紙，積極去做;領(lǐng)導(dǎo)和同事交辦的事，錄入點(diǎn)文字、復(fù)印點(diǎn)資料、發(fā)個機(jī)要件，認(rèn)真去做，不懂就問;遇到同事忙不過來，問一下是否要幫忙，經(jīng)同意后按要求去做，邊做邊學(xué)。二是手別亂伸。秘書部門的工作既強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)配合更強(qiáng)調(diào)分工負(fù)責(zé)，不明就里到處搶活、隨意插手，就可能干擾別人的正常工作。三是心中有數(shù)。不忘自己是個新手，多觀察，多積累，干一次有一次的收獲。但是，用心不等于“小聰明”，不能戴著“有色眼鏡”觀察事物、了解情況，對一件事情還沒了解就準(zhǔn)備找毛病，想以此突出自己的“水平”。機(jī)關(guān)里面的許多工作，越司空見慣越是經(jīng)過了長期實(shí)踐檢驗(yàn)的，能夠存在就有其存在的理由，自己沒看出來只能說明功夫沒到家。
2、平穩(wěn)過渡“不要慌”
經(jīng)過一段時間，初步掌握了日常事務(wù)和具體工作的程序和要領(lǐng)，每天上班下班也慢慢習(xí)慣了，新的考驗(yàn)也隨之開始：既然你對一些日常事務(wù)處理得還可以，各單位又普遍人員緊任務(wù)多，領(lǐng)導(dǎo)和同事會交給你越來越多的事。對你來說，大家不是領(lǐng)導(dǎo)就是老同志，無論誰交辦的，第一不能拒絕，第二必須辦好。從內(nèi)心來說，年輕人對于活都不含糊，想把事做圓滿，但有時給領(lǐng)導(dǎo)送會議通知、大門口接人、復(fù)印重要資料、去機(jī)要室簽收文件、到收發(fā)科發(fā)送急件、答復(fù)一個詢問工作的電話，都急需處理，頭緒太多，難以應(yīng)付。這種情況反復(fù)出現(xiàn)，人就容易慌。
避免慌的心理，基本要求是既不能因急出錯，也不能因慢拖延，要堅持八個字：急活慢做，慢活急做。具體來說：一是凡事多記。好記性不如爛筆頭，電話里接到會議通知，一樓二會議室和二樓一會議室非常接近，聽得再清楚事后也可能記混，順手記下來就穩(wěn)妥得多。二是分清緩急。工作頭緒多，要根據(jù)每件事是什么時間交代的、要求干什么、需花費(fèi)多長時間，哪個先做哪個后做，排好順序。三是統(tǒng)籌安排。取報紙、發(fā)信、大門口接人，這些事情可以一路來做;去值班室預(yù)定會議室和取機(jī)要文件可以一路來做，等等。四是多回頭看。打印文件，送領(lǐng)導(dǎo)前多檢查一下有沒有錯字、丟字、多字;復(fù)印材料，釘好后多檢查一下頁碼有沒有缺頁、殘頁;發(fā)送文件，送前多看一下信封和內(nèi)容是否一致，單位、人名、職務(wù)是否寫得準(zhǔn)確、清楚;做一個電話記錄，放下電話后看一下內(nèi)容記全了沒有，誰打的、什么事、是否需要回復(fù)、對方電話多少，等等。
3、鞏固提高“不要煩”
工作時間繼續(xù)延長，重復(fù)性工作越來越多，對日常事務(wù)越來越輕車熟路，方方面面的新鮮感逐步淡化，松口氣的同時也可能滋生另外的情緒：整天干些打字、拖地、取報紙的瑣碎小事。同學(xué)聚會時別人問“你都干什么”，都不好意思回答。煩!
避免煩的方法有以下幾種：一是種好“責(zé)任田”。領(lǐng)導(dǎo)和同事交代的工作保證質(zhì)量、及時完成，這是由工作的責(zé)任和所處的角色決定的。除非不準(zhǔn)備繼續(xù)在自己的崗位上干了，否則沒有任何回旋余地。二是開發(fā)“自留地”。利用工作空隙多學(xué)習(xí)、多提高，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平，跟蹤了解本處、本局室乃至本機(jī)關(guān)中心工作。三是學(xué)會“浪淘沙”。注意從日常工作中吸收營養(yǎng)，學(xué)習(xí)各種文字材料的文種特點(diǎn)、框架思路、語言風(fēng)格、具體內(nèi)容，學(xué)習(xí)工作特別是領(lǐng)導(dǎo)工作的規(guī)律和藝術(shù)，等等。
4、閱歷漸長“不要亂”
亂就是分心，用心不專。隨著工作時間的繼續(xù)延伸，手頭各項(xiàng)工作更加平穩(wěn)有序，思想壓力和精神壓力進(jìn)一步減小，盡管在思想認(rèn)識上也明白鞏固業(yè)務(wù)能力、培養(yǎng)學(xué)識見地，積累工作經(jīng)驗(yàn)、增加工作閱歷的任務(wù)非常重要，但這個過程畢竟太長，收效也不是十分明顯。相反，這個過程中可能出現(xiàn)某些公司、企業(yè)的招聘啟事剛好符合自己的條件，等等。各種各樣的機(jī)會多起來，心里也就自然亂起來。
在正確對待“不要亂”的問題上要堅持求真務(wù)實(shí)，客觀、全面地認(rèn)識和了解自己。機(jī)關(guān)的秘書工作和學(xué)生在校期間的學(xué)生生活有很大差別，像做學(xué)生時那樣既要專業(yè)排名前三、又要做優(yōu)秀學(xué)生干部、同時還在兼職撈外快，很難行得通。確實(shí)認(rèn)為離開機(jī)關(guān)、離開秘書崗位更合適，就不要猶豫不決。經(jīng)過綜合權(quán)衡后仍堅持在機(jī)關(guān)特別是秘書崗位上工作，就要做到以下幾點(diǎn)：一是正確處理生活和工作的關(guān)系，分清主次，把握好度，不走極端。二是正確面對得失，堅持有所為，有所不為。三是正確處理個人修養(yǎng)中的“�！迸c“博”，將提高業(yè)務(wù)能力和提高文化知識協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，合理安排。
5、經(jīng)年累月“不要怨”
機(jī)關(guān)工作時間繼續(xù)延伸，機(jī)關(guān)工作人員角色繼續(xù)鞏固，在工作中就不僅是涉及做事，還涉及做人�？赡芤�?yàn)榉N種原因，閱歷增長的同時牢騷也跟著增多，能力提高的同時脾氣也跟著提高，了解事情增多的同時攀比心理也在增強(qiáng)，某人提級了、某人調(diào)職了、某人分房了、某人出差了，都可能使人們產(chǎn)生“怨”。
“戒怨”要積極做到以下幾點(diǎn)：一是提高修養(yǎng)。特別要注意學(xué)習(xí)別人的長處、記著別人的好處、理解別人的難處、寬容別人的短處，在服務(wù)中體現(xiàn)自身價值，在提高業(yè)務(wù)能力中尋找工作樂趣。二是增強(qiáng)定力。世界很大，周圍的變化往往既多又快，既要有“豈能盡如人意，但求無愧我心”的坦蕩，又要有“風(fēng)水輪流轉(zhuǎn)，明年到我家”的詼諧。三是尊重現(xiàn)實(shí)。應(yīng)該將身邊的事情分三類，第一類通過自己的行動肯定能夠完成，第二類通過自己的行動可能完成也可能完不成，第三類通過自己的行動肯定完不成。正確的方法就是全力做好第一類、爭取完成第二類、徹底丟開第三類。
文秘工作感想
一、首先要有細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度
辦公室工作千頭萬緒，一個事情考慮不到或做的不周全，輕則影響相互關(guān)系，重則可能貽誤工作，影響領(lǐng)導(dǎo)威信，損害單位建設(shè)，因此對工作細(xì)心，做事井然有序是必不可少的。例如通知會議這類事，在集中通知時因?yàn)橐恍┰驔]有聯(lián)系上某個人，過后可能因?yàn)槊τ趧e的事而遺忘。俗話說“好記性不如賴筆頭”，有過類似的教訓(xùn)，我就養(yǎng)成了記筆記的習(xí)慣。隨時登記各種會議通知、領(lǐng)導(dǎo)辦事事項(xiàng)、日常工作安排等，按照事件輕重緩急，依次排序。每做完一件事，就畫上勾，如果還有沒有完成的，就標(biāo)個星號著重提醒。這樣就做到了“上頭千條線，下面一根針”，保證了工作不缺不漏，有序進(jìn)行。此外，嚴(yán)謹(jǐn)也是對辦公室秘書工作的基礎(chǔ)要求。領(lǐng)導(dǎo)常教導(dǎo)我的一句話是，“辦公室的人做事，一定要做到讓領(lǐng)導(dǎo)讓同事挑不出來毛病”。真正能把每個細(xì)節(jié)都做得盡善盡美，就是最大的成功。因此這就要求秘書工作必須從大處著眼，從小處下手。辦公室文秘經(jīng)常與文字打交道，而寫文從某種程度上就要抱著“吹毛求疵”態(tài)度，力求表達(dá)精確無誤。
二、時刻具有服務(wù)的意識
在正式入職到辦公室上班的第一天，領(lǐng)導(dǎo)就向我強(qiáng)調(diào)了辦公室的定位--“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)機(jī)關(guān)，服務(wù)基層”。三句話簡明扼要，但卻道出了辦公室最本質(zhì)的工作特征。工作幾個月來，我也對這短短三句話有了更深刻的理解。秘書工作的本質(zhì)就是服務(wù)，服務(wù)的態(tài)度好壞，服務(wù)的水平高低，服務(wù)的效果優(yōu)劣是衡量辦公室工作是否做到位的指標(biāo)。在這方面我認(rèn)為一是對領(lǐng)導(dǎo)要做到“眼明腿快”�？吹筋I(lǐng)導(dǎo)需要哪方面的服務(wù)，要及時發(fā)現(xiàn)，在工作中不斷提高自身的細(xì)心程度與洞察力；對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，一定要盡快辦成，在提高工作效率的同時，也培養(yǎng)自己不拖沓的習(xí)慣。二是對機(jī)關(guān)要做到“留心細(xì)致”。由于辦公室綜合協(xié)調(diào)服務(wù)的職能特點(diǎn)，各科室都會或多或少有需要辦公室協(xié)調(diào)解決的事宜，由于需辦公室辦理的事務(wù)繁多，很可能不能夠同時滿足不同科室的需求，這時候就一定要做到留心，把別的科室交予的事務(wù)放在心上，在合適的時間及時辦理，同時在辦理過程中還要做到細(xì)致，保證質(zhì)量“不打折扣”。三是對基層要“熱忱周到”。辦公室秘書要有很強(qiáng)的群眾觀念，注重與基層的溝通聯(lián)系，把群眾的困難問題及時準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反映，做好群眾與領(lǐng)導(dǎo)之間的“橋梁”。群眾前來鄉(xiāng)政府辦事、反映困難或問題是出于對鄉(xiāng)政府的信任，因此應(yīng)充分理解群眾的難處，本著按規(guī)矩辦事原則，做到熱情接待，耐心傾聽，認(rèn)真做好記錄，如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，促進(jìn)問題解決。
三、要注重鍛煉提高文字能力
辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，一定程度上擔(dān)負(fù)著智囊團(tuán)的作用，而這些作用又是通過辦文來體現(xiàn)。我從事文秘工作的時間較短，在寫作上還存在明顯的不足，經(jīng)過一次次的鍛煉，我逐漸認(rèn)識到要寫好一份材料必須要具備的素質(zhì)：一是要有全局意識，熟悉全面工作。尤其以政府工作報告為典型，秘書一定要熟悉全鄉(xiāng)的整體工作，才能總攬全局統(tǒng)籌考慮問題，保證政府每個口的工作都概括準(zhǔn)確，分析到位。這就需要秘書平時多留心關(guān)注全鄉(xiāng)上上下下發(fā)生的重要事件，了解事情來龍去脈，把握全局。二是要有綜合歸納能力，高度凝煉萃取重心。秘書寫一份報告需要做許多前期準(zhǔn)備，要閱讀分析大量基礎(chǔ)材料，從中提煉所需文字或數(shù)據(jù)并核對其真實(shí)性。同時日常還需要多看多聽，把握決策方向和工作重心，在平時開會或與領(lǐng)導(dǎo)交流時，多注重抓住領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)，提煉領(lǐng)導(dǎo)講話的中心含義，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，使領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念在文章中有很好的體現(xiàn)。三是要有吃苦奉獻(xiàn)精神。文秘工作是坐冷板凳的工作，有時工作需要，對材料的要求時間急、任務(wù)重，白天忙于各類日常公事，沒有辦法靜下來研究材料寫作，多數(shù)都要靠加班加點(diǎn)來完成，否則就很難在規(guī)定的時間內(nèi)優(yōu)質(zhì)高效地完成任務(wù)。在這樣艱苦的環(huán)境下，秘書就一定需要保持良好的平衡的心態(tài)，秉著任勞任怨吃苦奉獻(xiàn)的“蜜蜂”精神，認(rèn)真踏實(shí)保質(zhì)保量完成好工作。只有這樣才能真正鍛煉自己的文字能力，提高辦文水平。
感悟這個過程有失有得，但無論是什么樣的經(jīng)歷對我來說都是一筆很大的人生財富，在教訓(xùn)中我懂得了反思自己，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)中不斷提高能力。在今后的工作中，我還將繼續(xù)保持謙虛謹(jǐn)慎態(tài)度，不斷向領(lǐng)導(dǎo)與同事學(xué)習(xí)，不斷豐富知識，增強(qiáng)素質(zhì)，提高工作能力，爭取早日成為一名合格的秘書。
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