辦公室文員禮儀常識

辦公室文員禮儀常識

　　辦公文員代表著公司的形象，是公司的重要組成部分。下面是小編為大家搜集整理出來的有關于辦公室文員禮儀常識，希望可以幫助到大家！

　　辦公室文員崗位職責：

　　1、負責綜合部日常事務性工作;負責中心各種文稿的打印、發(fā)送，負責中心文件材料的領取;

　　2、認真貫徹執(zhí)行黨和國家各項法規(guī)、政策及中心各項規(guī)章制度;

　　3、負責辦理各類文件的收發(fā)、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作;

　　4、負責辦公室的日常管理工作，負責受理投訴和來訪接待、收發(fā)傳真、考勤登記、接聽電話等工作;

　　5、負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發(fā)工作，負責會議記錄和文字材料的整理。

　　6、負責收集和撰寫有關信息，及時向領導提供信息參考和建設意見。提請領導應盡快辦理的有關工作;

　　7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。

　　8、完成領導交辦的其它工作。

　　辦公室文員禮儀常識：

　　一、儀態(tài)儀表禮儀

　　1、著裝

　　團隊活動要求隊員統(tǒng)一著裝，顯示良好的團隊精神。

　　2、站姿

　　抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直，腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿

　　行走時步履應自然、輕盈、敏捷、穩(wěn)健。上身正直，眼平視，挺胸收腹立腰，重心前傾，雙肩平穩(wěn)，不宜左顧右盼，左右搖晃。集體行動時，不得喧笑打鬧。

　　4、坐姿

　　入坐時要輕穩(wěn)，走到座位前，轉身后退，輕穩(wěn)坐下。女子裙裝入座時，應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時，右腳向后收半步而后站立。

　　5、蹲姿

　　1、女士下蹲不要翹臀，上身直，略低頭，雙腿靠緊，曲膝下蹲，起身時應保持原樣，特別穿短裙下蹲時更不要翹臀。

　　2、對男士沒有像對女士那樣嚴格的要求，但也應注意動作的優(yōu)雅。

　　二、見面禮儀

　　1、握手

　　通常年長(尊)者先伸手后，另一方及時呼應。來訪時、主人先伸手以表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見面時，時間一般控制在3秒鐘內。

　　2、介紹

　　介紹時應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時陳述的時間宜短不宜長，內容宜簡不宜繁。同時避免給任何一方厚此薄彼的感覺。

　　3、致意

　　表示問候之意。通常在各種場合用舉手、點頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。

　　三、談話禮儀

　　人際交往中應隨時注意使用禮貌用語，是談話中的基本要求。

　　1、問候

　　根據彼此的關系問候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識可說“您好，見到您很高興”。

　　2、道歉

　　做了不應該做的事，應及時道歉“對不起，實在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”。或者是不經意打擾別人應說：“對不起，打擾了”、“對不起，打斷一下”等。

　　3、應答

　　“您不必客氣”、“沒關系，這是我應該做的”、“照顧不周，請多指正”。

　　4、慰問

　　“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了

　　四、迎送接待禮儀

　　1、接站

　　對遠道而來的客人，要做好接站工作，掌握客人到達的時間，保證提前迎候，接站時，準備迎客牌，并在客人到達時高舉，以便客人辨認。

　　2、會面

　　客人到達，應主動迎接，熱情打招呼。如果是長者或身體不太好的應上前挽扶，客人手中提有重物應主動接過來。

　　3、入室

　　陪客者應走在客人的左邊，或走在主陪人員和客人的身后，到達會客室門口，應打開門，讓客人先進，并把客人介紹給在場的有關人員。

　　4、送客

　　按照接待時的規(guī)格對等送別。離開時，應與客人熱情話別。

　　五、表情儀態(tài)

　　表情是人的思想感情和內在情緒的外露。臉部則是人體中最能傳情達意的部位，可以表現出喜、怒、哀、樂、憂、思等各種復雜的思想感情。應該運用好表情來傳達信息。

　　1、待人熱情誠懇，不獻媚討好，不擠眉弄眼，不卑不亢。

　　2、興高采烈而不欣喜若狂，不大呼小叫、手舞足蹈。

　　3、表示厭惡時也不要傷別人的面子，避免臉色難看。

　　4、遇到煩惱、氣憤之事，不忙于動怒悲傷，應控制情緒，讓自己平靜下來。

　　5、冷若冰霜的表情相當于拒人千里之外，應通過發(fā)自內心的關心和熱情來促成雙方的溝通與合作。

　　6、善于運用微笑，微笑能使人的關系融洽，矛盾緩解。

　　六、手勢儀態(tài)

　　手是體態(tài)語中最重要的傳播媒介。如：招手、揮手、擺手、握手等都表示不同的意義。人在緊張、興奮、焦急時，手都會有意無意的表現著。作為儀態(tài)的重要組成部分，手勢應該正確地使用。

　　1、談話時，手勢不宜過多，動作不宜過大，更不能手舞足蹈。傳達信息時，手應保持靜態(tài)，給人穩(wěn)重之感。

　　2、拍拍打打、推推搡搡，撫摸對方或勾肩搭背，依偎在別人的身體上等形為，會讓別人反感，也是不符合禮儀的行為。

　　3、不能用食指指點別人，更不要用姆指指自己。說到自己時，可以把手掌放在胸口上;說到別人時，一般應用掌心向上，手指并攏伸展開進行表示。

　　七、遞接物品

　　1、盡量用雙手遞接物品，以表示對對方的尊重。

　　2、遞尖銳或有危險的物品，盡量把尖部、危險部位朝向自己，把安全的一面遞給他人

　　八、辦公室拜訪禮節(jié)

　　1、先預約，然后以準確的時間拜訪。

　　2、出訪前修飾自身的儀表儀容。

　　3、無論門是開的還是關的，都應輕聲敲門，經允許方可進入。

　　4、問候及自我介紹：進門后應該說“您好”、“各位好”或者點頭致意，進行自我介紹并向接待人遞名片，請求與安排會見者見面。

　　5、初次見面要自我介紹，并主動提及會面事宜，說明來意。

　　6、謝座后，應有必要的寒喧，然后切入正題。

　　7、談話內容簡單明了，時間不易過長，以免影響他人工作。

　　8、恰到好處地告辭。

　　九、用餐禮儀

　　1、用餐前，服務員送上的熱濕毛巾作為擦嘴角、雙手用的，用它擦臉、脖子等都是失禮的。

　　2、用餐時，用餐巾紙擦餐具，是對主人不尊重的表現。

　　3、喝湯時，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用湯匙喝，不要把碗端起來喝。

　　4、餐中不能邊說邊用筷子指指點點或亂翻菜肴。

　　5、用餐或喝湯時應閉嘴咀嚼。不要發(fā)出咀嚼、喝湯的聲音。

　　6、吃到骨、刺時，不要直接外吐，應用餐巾或手掩口，取出放在骨碟里。

　　7、剔牙應以手遮口，用牙簽剔齒縫，不能把方便筷弄斷剔牙。

　　8、餐桌上放著盛玫瑰花或檸檬片的小杯水，是用手取食物前，蘸洗手指用的，切忌當作飲料喝掉。

　　9、如果不會喝酒的客人，當主人或服務員為其斟酒時，應用手指輕敲酒杯邊緣以示謝絕，不能將酒杯倒置。

　　10、強行勸酒或把喝在嘴里的酒再吐出來，都是失態(tài)無禮的表現。

　　十、電話禮儀

　　電話已成了人們生活、交往不可缺少的組成部分。人們在利用現代通訊工具時，應注意以下幾點內容：

　　1、無論打電話還是接電話都應使用禮貌用語。

　　2、選擇適當時間通話。無緊急情況，應在白天8點以后(假日9點以后)，夜間22點以前通話，免得打擾他人休息。

　　3、通話內容應事先想好，盡量簡單扼要。吐字清晰，音量適中，重點內容應重復，必要時應記錄下來。

　　4、如果打錯電話應向對方道歉，如果接到錯誤的電話應向對方耐心解釋。

　　5、接聽他人電話時，無論是找人或轉告事宜的，都應及時、認真去做。

　　6、不要用辦公室電話辦私事、嘮私嗑，長時間占用電話。

　　7、打移動電話要注意周圍環(huán)境和場合，聲音不要太大，避免防礙他人。

　　8、請愛護磁卡電話，按操作規(guī)程打接電話，放置話筒。

　　9、不要隨意借用別人的手機打電話或打長途電話。

　　10、閱覽室、劇場、音樂廳、會議室、法庭、課堂等場合不宜用手機通話，以免干擾別人。

　　十一、尋呼禮儀

　　尋呼能使人快捷地得到信息，溝通聯(lián)絡，加深感情。同時也呼喚著“尋呼”的文明與秩序。注意使用尋呼機的禮儀要求，才能更好地享受“尋呼”給我們帶來的方便。

　　1、與尋呼小姐通話時，要使用文明禮貌用語，語言簡明扼要，吐字清晰。

　　2、收到呼叫時，如果條件允許應盡快回話，如身邊有人正在談話時應說：“對不起，我打個電話，很快就回來。”

　　3、在特定場所應關閉尋呼機，待離去時再開機。

　　4、不要利用尋呼機傳呼一些不健康的內容或開玩笑。

　　5、不要利用不法行為盜取別人尋呼密碼加以鎖定。

　　十二 、辦公行為禮儀

　　辦公室是機關、企業(yè)、事業(yè)單位文化的“窗口”，辦公室工作人員的一舉一動都代表著所在單位的整體形象。所以辦公室的工作人員必須下一番功夫規(guī)范自己的行為。

　　1、愛祖國、愛人民、全心全意地為人民服務，努力干好本職工作，忠誠黨的事業(yè)。

　　2、提高政治修養(yǎng)，多看黨報黨刊，正確地理解和掌握黨的方針政策，嚴格遵守，帶頭執(zhí)行，維護國家和集體的利益。

　　3、增強職業(yè)道德和法制觀念。不利用職權之便謀私利、搞特權，不搞非法活動和交易，應該做到“心底無私天地寬”。

　　4、擺正領導與被領導的關系，不“越位”、不“越權”。講究工作方式、方法和藝術;能夠正確地對待批評和表揚，并能合理地提出可行性建議或意見。

　　5、尊重長者，愛護青年，不以職務待人，應該一視同仁，上不恭下不貶，不搞小團體，不互相拆臺搬弄是非。

　　6、團結協(xié)作，注意整體形象。互相理解、寬容、謙恭、隨和、真誠、友好，互相勉勵，公平競爭。

　　7、工作態(tài)度嚴謹，工作作風扎實，講究工作質量和效率。非工作關系不要溜、走、串、閑聊、亂侃;杜絕工作中在辦公室打牌、打麻將、酗酒。

　　8、講究禮貌和禮節(jié)。辦公樓內做到三輕：走路輕、說話輕、敲門開門輕;互相養(yǎng)成問好、道別的習慣;接人待客，熱情禮貌要適度，應恰到好處地運用示意、起身、欠身、讓座、倒水等規(guī)范動作。

　　9、提高個人綜合素質，遇事勇于承擔責任，不糾纏個人利益和私人恩怨。把精力主要用于工作上，刻苦鉆研業(yè)務、銳意創(chuàng)新進取，不斷開拓工作新局面。

　　10、保守國家機密，嚴格要求并規(guī)范自己。

　　儀表儀容的基本要求：

　　衣著是人們審美的重要方面，俗話說"三分模樣、七分衣裝"。每個員工穿著公司提供的統(tǒng)一制服，它代表的企業(yè)形象本身就是禮貌的表現。各個部門的制服樣式不同，它是標志員工所在不同工作崗位的服裝，是我們工作的特殊需要。

　　1、制服保持整齊清潔、紐扣要齊全扣好，不能將衣袖、褲子卷起，女工作人員穿裙子，不可露出襪口，皮鞋要保持光亮。

　　2、注意個人衛(wèi)生，包括身體、面部、手部、頭部、口腔的清潔。

　　3、女員工上班要化妝，但不得濃妝艷抹，避免使用過濃的香水，指甲不能過長，涂指甲油盡量使用淡色，不能戴過多飾物上班。

　　4、男員工不化妝，頭發(fā)不蓋耳及過衣領，每天剃須，不留長指甲板，在工作時間不準吸煙，男女均不戴有色眼鏡，剪怪異發(fā)型、染發(fā)。

　　5、必須佩戴工號牌，工號牌應佩戴在左胸處，不得任其歪歪扭扭。

　　6、兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在上級面前，不得把手交叉抱在胸前。

　　7、坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方，要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐。

　　8、行走應輕而穩(wěn)。注意昂首挺胸，肩要平、身要直。女子走一字步(雙腳走一條線，不邁大步)，男子行走時雙腳跟走兩條線，但兩線盡可能靠近，步履可稍大。在地上的橫向距離3厘米左右。走路時男子不要扭腰，女士不要要臀部，行走時不可搖頭晃腦、吹口哨、吃零食，不要左顧右盼、手插口袋或打響指。不與他人拉手、摟腰搭背，不奔跑、跳躍。因為需要必須超越客人時，要禮貌致歉，說聲對不起。同時注意：

　　9、盡量靠右行，不走中間。

　　10、與上級、賓客相遇時，要點頭示禮致意。

　　11、與上級、賓客同行至門前時，應主動開門讓他們先行，不能自己搶先而行。

　　12、與上級、賓客上下電梯時應主動開門，讓他們先上或先下。

　　13、引導客人時，讓客人、上級在自己的右側。上樓梯時，客人在前，下樓梯時客人在后。3人同行時，中間為上賓。在人行道上讓女士走在內側，以便使她們有安全感。

　　14、客人迎面走來或上下樓梯時，要主動為客人讓路。

　　15.站立時，自然挺立，眼睛平視，面帶微笑，雙臂自然下垂或在體前交叉。

　　16、坐立時，上身挺直，雙肩放松，手自然放在雙膝上，不得坐在椅子上前縮后仰，搖腿翹腳。

　　17、行走時，眼睛前視，肩平身直，雙臂自然下垂擺動，男走平行步，女走一字步，不左顧右盼，不得與他人拉手、摟腰搭背。

　　18、在各種場合，見到上級領導或業(yè)戶都要面帶微笑，主動問好。

　　19、進入上司或業(yè)戶辦公室前，應先用手輕敲3下，得到同意后再進入。進入后，不得隨意翻動室內物品。

　　20、電梯要先走后進，禁止在電梯內大聲喧嘩。

　　21、文明禮貌。做到語言規(guī)范，談吐文雅，衣冠整潔，舉止端莊。

　　22、主動熱情。以真誠的笑容，主動熱情地為業(yè)戶和顧客服務，主動了解業(yè)戶和顧客需求，努力為其排憂解難。

　　23、耐心周到。員工在對業(yè)戶和顧客的服務中要耐心周到，問多不煩，事多不煩，虛心聽取意見，耐心解答問題，服務體貼入微，有求必應，面面俱到，盡善盡美。

　　辦公室文員接電話禮儀：

　�。ㄒ�)電話鈴聲一響，應盡快去接，最好是在想三聲后接起，接電話應先自報家門，“您好，這里是X X公司×X部，請問找哪位?”;詢問時應注意在適當的時候，根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態(tài)度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽，并且已經理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊，重要的內容應簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重復對方的話，以檢驗是否理解得正確，如時間、地點、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。

　　(三)電話交談完畢時，應盡量讓對方結束對話，若確需要自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢后，應等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。

　　(四)選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方辦公室，若確有必要往對方家里打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。

　　(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時，應詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。

　　(六)在電話上談生意，時問觀念要強，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽得清楚，這是很關鍵的。

　　(七)如果要把對方的話做成備忘錄，最好是一邊重復對方的話，一邊做記錄，最后把記錄重復一遍，請對方確認。當然，電話的用語要謙虛恭敬。

　　(八)接到和自己業(yè)務不相關而又必須當場給予答復的電話，除非自己確實有完整的咨料.否則.決不可信口開河，妄做決定。與其信口開河以抓住客人，不如據實回答以保公司的信譽。

　　(九)不要在外面打電話做聯(lián)絡。萬一真的有必要，通電話時應該避免讓對方聽到背景聲音，例如咖啡店的音樂。另外，在沒有聯(lián)絡到對方時，要采取主動再聯(lián)絡的方法，而不要請接電話者留話要對方打電話過來。

　　此外，文員作為公司的職員，在使用電話時務必注意以下幾點禁忌：

　　1.不要在公司打私人電話;

　　2.少打長話。

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