辦公文員禮儀
文員是公司的基層職員,一般從事文件處理工作,也有許多的公司從薪金上劃分職員的級別,有些公司對文員的要求很高,也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發,管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
。ㄒ)電話鈴聲一響,應盡快去接,最好是在想三聲后接起,接電話應先自報家門,“您好,這里是X X公司×X部,請問找哪位?”;詢問時應注意在適當的時候,根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌,態度應熱情、謙和、誠懇,語調應平和、音量要適中。這樣,對方就會對你乃至你的公司留下好印象。
(二)仔細傾聽對方的講話,把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽,并且已經理解,你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊,重要的內容應簡明扼要地記錄下來,同時,對著聽筒重復對方的話,以檢驗是否理解得正確,如時間、地點、聯系事宜、需解決的問題等。
(三)電話交談完畢時,應盡量讓對方結束對話,若確需要自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢后,應等對方放下話筒后,再輕輕地放下電話,以示尊重。
(四)選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間,因為這時打電話,對方往往急于下班,很可能得不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方辦公室,若確有必要往對方家里打時,應注意避開吃飯或睡覺時間。
(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時,應詢問對方是否方便,在對方方便的情況下再開始交談。
(六)在電話上談生意,時問觀念要強,要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小,以使對方聽得清楚,這是很關鍵的。
(七)如果要把對方的話做成備忘錄,最好是一邊重復對方的話,一邊做記錄,最后把記錄重復一遍,請對方確認。當然,電話的用語要謙虛恭敬。
(八)接到和自己業務不相關而又必須當場給予答復的電話,除非自己確實有完整的咨料.否則.決不可信口開河,妄做決定。與其信口開河以抓住客人,不如據實回答以保公司的信譽。
(九)不要在外面打電話做聯絡。萬一真的有必要,通電話時應該避免讓對方聽到背景聲音,例如咖啡店的音樂。另外,在沒有聯絡到對方時,要采取主動再聯絡的方法,而不要請接電話者留話要對方打電話過來。
此外,文員作為公司的職員,在使用電話時務必注意以下幾點禁忌:
1.不要在公司打私人電話;
2.少打長話。
辦公室文員其他禮儀
一、儀態儀表禮儀
1、著裝:團隊活動要求隊員統一著裝,顯示良好的團隊精神。
2、站姿抬頭,頸挺直,下頜微收,雙肩放松,兩腿并攏立直,腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部,挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。
3、行姿行走時步履應自然、輕盈、敏捷、穩健。上身正直,眼平視,挺胸收腹立腰,重心前傾,雙肩平穩,不宜左顧右盼,左右搖晃。集體行動時,不得喧笑打鬧。
4、坐姿入坐時要輕穩,走到座位前,轉身后退,輕穩坐下。女子裙裝入座時,應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直,兩臂自然彎曲放在膝上,雙腿并攏。起立時,右腳向后收半步而后站立。
二、見面禮儀
1、握手通常年長(尊)者先伸手后,另一方及時呼應。來訪時、主人先伸手以表示歡迎。告辭時,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見面時,時間一般控制在3秒鐘內。
2、介紹介紹時應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時陳述的時間宜短不宜長,內容宜簡不宜繁。同時避免給任何一方厚此薄彼的感覺。
3、致意 表示問候之意。通常在各種場合用舉手、點頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。
三、談話禮儀
人際交往中應隨時注意使用禮貌用語,是談話中的基本要求。
1、問候 根據彼此的關系問候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等,初次相識可說“您好,見到您很高興”。
2、道歉 做了不應該做的事,應及時道歉“對不起,實在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”。或者是不經意打擾別人應說:“對不起,打擾了”、“對不起,打斷一下”等。
3、應答“您不必客氣”、“沒關系,這是我應該做的”、“照顧不周,請多指正”。
4、慰問“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了
四、迎送接待禮儀
1、接站對遠道而來的客人,要做好接站工作,掌握客人到達的時間,保證提前迎候,接站時,準備迎客牌,并在客人到達時高舉,以便客人辨認。
2、會面客人到達,應主動迎接,熱情打招呼。如果是長者或身體不太好的應上前挽扶,客人手中提有重物應主動接過來。
3、入室陪客者應走在客人的左邊,或走在主陪人員和客人的身后,到達會客室門口,應打開門,讓客人先進,并把客人介紹給在場的有關人員。
4、送客按照接待時的規格對等送別。離開時,應與客人熱情話別。
辦公室文員禮儀常識
辦公文員代表著公司的形象,是公司的重要組成部分。下面是小編為大家搜集整理出來的有關于辦公室文員禮儀常識,希望可以幫助到大家!
辦公室文員崗位職責:
1、負責綜合部日常事務性工作;負責中心各種文稿的打印、發送,負責中心文件材料的領取;
2、認真貫徹執行黨和國家各項法規、政策及中心各項規章制度;
3、負責辦理各類文件的收發、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作;
4、負責辦公室的日常管理工作,負責受理投訴和來訪接待、收發傳真、考勤登記、接聽電話等工作;
5、負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發工作,負責會議記錄和文字材料的整理。
6、負責收集和撰寫有關信息,及時向領導提供信息參考和建設意見。提請領導應盡快辦理的有關工作;
7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。
8、完成領導交辦的其它工作。
辦公室文員禮儀常識:
一、儀態儀表禮儀
1、著裝
團隊活動要求隊員統一著裝,顯示良好的團隊精神。
2、站姿
抬頭,頸挺直,下頜微收,雙肩放松,兩腿并攏立直,腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部,挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。
3、行姿
行走時步履應自然、輕盈、敏捷、穩健。上身正直,眼平視,挺胸收腹立腰,重心前傾,雙肩平穩,不宜左顧右盼,左右搖晃。集體行動時,不得喧笑打鬧。
4、坐姿
入坐時要輕穩,走到座位前,轉身后退,輕穩坐下。女子裙裝入座時,應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直,兩臂自然彎曲放在膝上,雙腿并攏。起立時,右腳向后收半步而后站立。