辦公室秘書怎樣做好信息工作

辦公室秘書怎樣做好信息工作

　　日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，秘書收到的文件及郵件，接聽的電話，閱讀的報刊，瀏覽的網頁及形成的會議記錄等。面對每天接觸的各種紛繁復雜的信息，作為秘書，應有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開展，使之為領導的決策發揮積極作用。蘇珊是某單位的秘書，她是怎樣進行信息工作的呢？

　　一、著眼領導工作，做到有效輔助

　　秘書是近身服務于領導的工作人員，其工作定位必然是以領導為服務對象，以領導及其工作為核心�？梢哉f，秘書輔助領導日常工作是一個常態，因而，那些上傳下達、左右疏通、撰寫文稿、會議準備、文書處理、電話處理等信息工作都是圍繞其間的必要環節。秘書信息工作的基本途徑理應是著眼領導工作，做到有效輔助。

　　這里是秘書蘇珊對信息處理的幾個有效做法。一是根據主管的口授筆記迅速整理出將上會討論的事項；二是撿拾出必須由主管過目的航空信件；三是整理備忘錄置于主管的簽字卷夾內；四是將查閱的資料附在來信之后，置于主管的“速件”卷夾內；五是在行事歷上記下主管交辦的明天的事項。我們看到，蘇珊的一系列務實做法，正是本著為領導服務的宗旨，根據領導的實際工作需求，跟進信息工作。面對一個日理萬機的主管，蘇珊秉持的信息工作理念是：熟悉并適應主管的行事風格，熟悉公司的業務流程，為主管處理各項事務盡鋪墊及善后之責。

　　毋庸置疑，領導日常工作的每個環節無不和秘書的信息處理緊密相關。譬如，當領導表示出某種意圖時，秘書應當注意領會和把握其主要精神，并以此為信息處理的切入點，最終形成決策所需的文本，為解決今后的實際問題搭橋鋪路。又如，當領導有外出考察任務時，秘書應當及時傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計劃外，還應竭盡所能提供考察地的相關背景資料，以保障領導出行的實效性，提高其工作效率。

　　二、放眼日常事務，做到未雨綢繆

　　作為秘書，除了接聽電話、收發文件、迎來送往、參加會議等冗雜的日常事務外，還要經常面對工作中隨時可能出現的各種特殊狀況�？梢哉f，信息大量涌入、高度密集。一個職業秘書對此應有足夠的心理準備，以科學的預見和充分的實戰經驗，使自己立于不敗之地。所以，秘書信息工作的第二個途徑應該是放眼日常事務，做到未雨綢繆。

　　對此，蘇珊有這樣的說法，“不要以為我每天都要加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時才這樣做，我認為我必須時時有所準備，以迎接這種情況的發生�！薄皩τ跁�議議程表，我通常都在較實際需要時間提前幾天，以防臨時趕不及�！痹谔K珊的案頭始終準備著一本筆記簿，翻在空白的一頁，以備不時之需；她會將進餐時與客戶的談話要點記下，留供主管參考。蘇珊對信息處理得未雨綢繆，帶來的是整個工作的有序推進，創造的是卓有成效的辦公室文化。

　　現代管理日趨復雜，無形之中給秘書的信息工作帶來了各種挑戰。就以開會為例，召開一次會議，其間的策劃、組織、協調、寫作、主持等過程最能考量秘書的信息處理能力。這主要表現在：一是根據領導意圖和工作方向確定會議主題；二是根據會議內容制定會議議程；三是準備會議文件；四是做好會議通知；五是根據會議要求合理調配各種資源；六是應對會議其間的各種信息疏漏情況；七是會議期間做好記錄、編寫簡報；八是會后撰寫會議紀要。如此林林總總，秘書對各種會議信息的處理非但任務重，責任也大。

　　因此，信息工作要求秘書能通過日常工作做個有心人，練就體察世事、預測準備的內功，正所謂“于無聲處聽驚雷”。

　　三、主動承擔任務，做到有效溝通

　　主動處理信息、謹慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對秘書的又一項考驗。蘇珊曾說過這樣一段工作感言：“我想首先是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動自發的精神，不管我的主管是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作�！�

　　秘書信息工作的第三個途徑應該是主動承擔任務，做到有效溝通。蘇珊在這方面也為我們樹立了榜樣。她的信息處理亮點表現在：一是對閱讀的各種信息都會有針對性地進行摘錄；二是在重大節慶日，會親自致電、或撰寫賀信及賀卡發給重要客戶；三是隨時就各類問題與部門負責人溝通。

　　從蘇珊的做法可以看到，雖然秘書并沒有義務犧牲自己的私人時間去額外地投身于工作，但如果秘書主動承擔任務，那樣既是對自身的打造，也是一種積極的境界，更是實現有效溝通的基本前提。可以說，信息處理的良性循環便是打通管理的各種關節，理順工作思路，使組織內的成員朝著共同的愿景努力。

　　當領導工作遇到疑難問題時，秘書應積極主動地思考“我能為領導做些什么”，提供解決問題的建議信息，為領導分憂；當決策執行受阻時，秘書更有責任通過調研和協調，積極溝通上下左右，直到決策得以順利貫徹執行。

　　四、重視信息反饋，做到適時跟進

　　秘書日常對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是秘書活動的基本職能，也是秘書活動中的必然內容。由于秘書信息工作受歷史與自身認識能力的局限，對社會及單位的新精神、新動向、新政策、新經驗等“新鮮信息”的掌握總會有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問題的力度。為此，秘書信息工作的第四個途徑應該是重視信息反饋，做到適時跟進。

　　例如，蘇珊接到了盛怒之下的B客戶的電話，是有關賬目方面的問題。她在問明原委后，和有關部門聯系明確結果，時隔不到兩個小時便打電話將核對結果反饋給B客戶，使他達到滿意為止。同時，還將這一事情的經過記下來準備告知出差在外的主管。蘇珊的這個做法凸顯了信息反饋的重要性，一方面及時處理了問題，另一方面維護了企業的形象，也為以后此類問題的解決積累了寶貴經驗。

　　又如，蘇珊在開會時兩度被電話打斷，回到辦公室后，除回復一緊急電話外，還檢查檔案，獲取必要的資料，仔細回復了另一個電話。蘇珊對這些看似平常的電話業務從來都是認真處理，妥善解決。

　　的確，作為一個職業秘書，對這種細節問題絕不可小覷，因為秘書對信息的處理是于細微處見精神。從蘇珊的工作中，我們可以認識到，積極主動，化繁為簡，講求實效，理應是職業秘書信息工作努力的方向。

　　拓展知識：

　　怎樣做好文秘工作

　　1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確領會領導意圖，同時忠于職業操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對周圍發生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的環境中把握住事物的本質特征。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經�？磿鴮W習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了解基層員工在想什么，部門領導在想什么，老總在想什么，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會老總意圖，決不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實，如實反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便夸大或縮小。

　　2、不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。文秘（助理）與老總的上下關系，決定了處于被領導地位的文秘（助理）必須聽從老總指揮，忠實地按老總指示行事，把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作范圍之內，不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權威性，我們必須不折不扣地忠實執行，要圍繞他的活動，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動，要善于觀察掌握老總的性格、作風等個別特征，便主動配合，形成工作上的默契

　　一致。但是，嚴格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

　　3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經長處于緊張的備戰狀態。我們擔負的任務很重，常年累月辛勤工作，兢兢業業，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業，甘當無名英雄，“只問耕耘，不問收獲“，這是相當難能可貴的。但是，作為文秘，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。我們要有強烈的事業心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。

　　4、既可參與決策、組織協調等重要工作，也能細致扎實地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經理辦公室是“不管部“，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必須文武兼備、粗細結合，大事要干得了，小事也要能干。古人說“諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊涂“。我們要取二者之長，做到“大事不糊涂，小事能謹慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協調方面，我們不光要搞好戰略協調、計劃協調、政策協調和事務協調，還要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關系的協調，這是做好工作的重要基礎。因此，我們要通過自己的工作消除領導之間可能出現的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個側面反映我們兢兢業業的嚴謹作風，給人以好印象。

　　5、兢兢業業做好服務工作，不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作，比如要圍繞有關工作的關鍵環節和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進行管理提供優質服務。要善于行使老總賦予的職權去完成老總交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協調等，保證其指示的貫徹執行。還要把文書收發、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務不周到要影響老總工作，做過了頭則會影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規定辦事。二是要多作請示匯報。遇到規定不明確或自己吃不準的事，應及時向老總匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經老總授權，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權利部門，但接近權利渠道，如不嚴格要求自己就會損害老總的形象。

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