文秘人員怎么做好檔案管理工作

文秘人員怎么做好檔案管理工作

　　檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，下面YJBYS小編為大家搜索整理了辦公文秘人員如何做好檔案管理工作，供大家參考閱讀。

　　檔案是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為開發(fā)區(qū)管委會辦公室的一名文秘工作人員，同時兼任管委會文書檔案管理，在實踐中，我通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案;檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

　　1.文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

　　2.附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

　　3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。

　　4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

　　5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專門負(fù)責(zé)公文擬制的你人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進(jìn)行：

　　1.對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平�；�。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

　　3.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。由于我區(qū)成立較早，在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度——組織機(jī)構(gòu)——內(nèi)容，但在工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實際，嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

　　1.檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時查閱。

　　2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

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