秘書基礎：會議團隊接待程序

秘書基礎：會議團隊接待程序

　　一、銷售部接待程序：

　　銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：

　　1、及時與會務方負責人進行聯絡

　　(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

　　(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。

　　2、落實會議場地和房間數量

　　在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

　　3、商談價格

　　當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

　　價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

　　4、簽訂會議協議，收取會議押金

　　當會務方已確認所有會議細節后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金;

　　5、下發會議接待通知單

　　簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門,并保存該次會議的檔案;

　　6、會議接待

　　發出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程;

　　7、會議結賬

　　會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助;

　　8、會議送別

　　恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;

　　9、會議結束

　　會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。

　　二、房務部接待程序：

　　房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后，應做到：

　　1、會議接待的前期工作

　　(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;

　　(2)了解結算方式，收費項目、聯系人和費用簽單人;

　　(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

　　(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

　　(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;

　　(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

　　2、會議排房

　　按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于最佳狀態的房間。

　　3、會議空房

　　確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。

　　4、會議嘉賓入住

　　(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;

　　(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態;

　　(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯系。

　　5、會議嘉賓離店

　　(1)禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李;

　　(2)前臺收銀處快速結賬;

　　(3)協助客人安排好車輛。

　　6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

　　三、餐飲部接待程序

　　餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單后，應做到：

　　1、會議接待前期工作

　　(1)做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;

　　(2)根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;

　　(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發現問題立即整改，力求沒有疏漏;

　　(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。

　　2、會議接待中

　　(1)安排優秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;

　　(2)跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項;

　　(3)協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

　　3、會議結束

　　(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;

　　(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。

　　4、會議用餐及送別

　　(1)引領會議客人用餐，并提供優質服務;

　　(2)做好餐飲帳務的結賬工作。

　　5、送別

　　(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;

　　(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯系交換客人。

　　6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

　　四、其他相關部門請參照銷售部所下發會議接待通知單，做好相應接待工作。

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