什么是辦公自動化

什么是辦公自動化

　　辦公室自動化是近年隨著計算機科學發展而提出來的新概念。

　　辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網絡化的大規模信息處理系統。

　　辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。

　　通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

　　辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。

　　OA(辦公自動化)技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。

　　隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

　　(1)集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。

　　(2)智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

　　(3)多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

　　(4)運用電子數據交換(EDI)。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。

　　辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

　　此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統(如全文檢索系統)、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。

　　事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

　　信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型(或業務型)辦公系統和綜合信息(數據庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息;一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息;公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。

　　決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

　　事務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

　　事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。

　　例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。 在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。

　　例如，北京市東城區政府報來文件要求某地區蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規劃蓋樓的文件法規，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區政府。

　　這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理;領導查閱、參照的有關法規也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。

　　再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規信息數據庫系統、市政府財務管理系統是一個集成化的統一系統，計算機自動從有關系統中尋取機關資料，這種系統就是辦公自動化更高層次的集成化。

　　另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個集成的計算機網絡系統，可以通過網絡傳遞信息，可以遠程處理業務，方便工作等，那這就是一個更進一步的網絡化的辦公室自動化系統。

　　所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統，大大提高工作進度。

　　我國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

　　人是系統第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統辦公室的角色外，現在又要加部分管理設備的專業技術人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。

　　技術設備，計算機是另一因素。

　　設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網絡設備、光盤機等等，這些設備統稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統、網絡操作系統、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節詳述。

　　顯然辦公自動化這一人機系統，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。 我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理信息的系統，是人類進入信息時代后的一種新慨念。

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