辦公自動化技巧

時間：2024-10-21 19:45:22 辦公自動化我要投稿

辦公自動化技巧

　　一、問：怎樣快速轉換大寫金額?

　　答：在Word中輸入12345，然后點擊“插入→數字”命令，在彈出的“數字”對話框“數字類型”欄里選擇中文數字版式“壹、貳、叁……”單擊“確定”，則12345就變成中文數字“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。

　　二、問：怎樣去掉自動編號功能?

　　答：點擊“工具→自動更正選項”，打開“自動更正”對話框，進入“鍵入時自動套用格式”選項卡，找到“鍵入時自動應用”組中的“自動編號列表”復選項，取消前面的鉤即可。這樣就可以去掉那些“煩心”的自動編號功能。同樣也可去除“畫布”，方法是:點擊“工具→選項”，進入“常規”選項卡，去除“插入 ‘自選圖形’時自動創建繪圖畫布”復選框上的鉤即可。

　　三、問：怎樣畫出不打折的直線?

　　答：在Word中如果想畫水平、垂直或“15?、30?、45?、75?”角的直線，只須在固定一個端點后，按住Shift鍵，上下拖動鼠標，將會出現上述幾種直線選擇，位置調整合適后松開Shift

　　四、問：怎樣打造整齊的Word公式?

　　答：使用Word公式編輯器創建公式后，你如果感到其中的公式不整齊(特別是矩陣形式的公式)，那么你可以通過下列方式進行微調:單擊該公式，右鍵進入“設置對象格式”，選擇“版式”中任意一種形式，單擊“確定”，再選中需要調整的項;按下Ctrl鍵后，利用光標上下左右移動對該項進行微調;重復上下左右移動對該項進行微調;重復上述步驟，直到將公式位置調整到滿意為止。

　　五、問：怎么恢復word的默認模板?

　　答：在桌面上選擇“開始--運行”輸入“winword空格/a”立刻可以可以恢復Excel或Word的默認設置。

　　六、問：怎樣在Excel單元格中輸入以“0”開頭的數字?

　　答：在輸入數據前輸入一個“’”(單引號)。

　　七、問：如何在多張工作表中輸入相同的內容?

　　答：幾個工作表中同一位置填入同一數據時，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數據，此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯系，否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內。

　　八、問：怎樣在不連續單元格內填充同一數據?

　　答：選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區中輸入數據，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現了這一數據。

　　九、問：如何正確顯示百分數?

　　答：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。

　　十、問：怎樣同時對多個單元格執行相同運算?

　　答：假設要對多個單元格執行全部加“1”的相同操作。首先在空白單元格中輸入要執行運算的操作數“1”，再利用“復制”按鈕將其添加到剪貼板。然后選擇所有要進行運算的單元格，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。在彈出的對話框中單擊選擇“運算”選項區域下的“加”單選按鈕，最后單擊“確定”按鈕完成。

　　十一、問：格式刷的作用?

　　答：通過雙擊格式刷，可以將選定格式復制到多個位置。若要關閉格式刷，則按下“Esc”鍵或再次單擊格式刷即可(此方法同樣適用于Word)。

　　十二、問：當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字時，有那種方法?

　　答：選擇“工具” →“選項”→“高級”→選中“自動插入小數點”復選框，并在“位數”微調框中輸入或選擇要顯示在小數點右面的位數，如果要在輸入比較大的數字后自動添零，可指定一個負數值作為要添加的零的個數，比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“88 000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數，變成“0.088”，則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數位或結尾零字符串的數字后，應清除對“自動設置小數點”符選框的選定，以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時取消在“自動設置小數點”中設置的選項，可以在輸入數據時自帶小數點。

　　十三、問：word里，為什么我點空格鍵，后面的一個字就會自動刪除?

　　答：按下insert鍵

　　十四、問：如何在Word中插入分頁符 ?

　　答：單擊要出現在下一頁上的行，按Ctrl+Enter”組合鍵。

　　十五、問：怎樣在Word中分割表格?

　　答：單擊需要分割的位置，按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。

　　十六、問：怎樣給數值加上單位，并能計算的方法?

　　答：與在數值前加“0”的方法類似，當“類型”編輯欄中出現“0”時，直接在“0”后面加上單位即可。

　　十七、問：怎樣用鍵盤制作表格?

　　答：利用一個+號開始一行，然后不停輸入-號，直至達到合適的列寬度。要想添加一個新列，再次輸入+號。在輸入最后一個+號后按下回車。Word將把文本轉換為表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一個單元格并按下TAB鍵。

　　十八、問：怎樣在Word文檔中添加各種水平分隔線?

　　答：要想創建一個實心的黑線，只需在新段落的開頭鍵入三個"-"并按下回車鍵即可。鍵入三個"_"將生成一個較粗的線。

　　十九、問：怎樣在Word中設置上下標注?

　　答：方案一。首先選中需要做上標文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設為上標，再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+“+”可以將文字設為下標，再按一次也恢復到原始狀態。

　　二十、問：怎樣把“文字”與“表格”互相方便地轉換?

　　答：請使用“表格”中的“轉換”子菜單。在相互轉換過程中，必須根據需要選用段落標記(敲回車鍵時呈現的標記)、制表符(→)或逗號字符等分隔符。將表格轉換成文字時，用分隔符標識分隔文字的位置;在將文字轉變成表格時，用其標識新行或新列的起始位置。

　　二十一、問：怎樣去掉頁眉的橫線?

　　答：方法一：在頁眉中，在“格式”-“邊框和底紋”中設置表格和邊框為“無”，應用于“段落”;方法二：同上，只是把邊框的顏色設置為白色;方法三：在“樣式”欄里把“頁眉”換成“正文”就行了。

　　二十二：問:如果不小心把WORD設置亂了，怎樣恢復?

　　答：查找normal.dot，直接刪除，下次啟動WORD會恢復默認值。

　　二十三、問：word中怎樣刪除空白行?

　　答：硬回車：“編輯”—“替換”—查找內容為“^P^P”，替換成“^P”—然后全部替換!

　　二十四、軟回車：“編輯”—“替換”—查找內容為“^l^l”，替換成“^l”—然后全部替換!二十四、問：怎樣微調WORD表格線?

　　答：選定上下兩個單元格，然后指定其寬度就可以對齊了，再怎么拉都行press "Alt"，打開繪圖，其中有個調整坐標線，單擊，將其中水平間距與垂直間距都調到最小值即可。

　　打開繪圖，然后在左下腳的繪圖網格里設置，把水平和垂直間距設置得最小。

　　二十五、問：Word里怎么自動生成目錄啊?

　　答：用“格式>>樣式和格式”編輯文章中的小標題，然后插入->索引和目錄

　　二十六、問：怎么給word文檔加密?

　　答：打開文檔，另存為—工具—常規選項—打開、修改權限密碼，保存

　　二十七、問：WORD里邊怎樣設置每頁不同的頁眉?如何使不同的章節顯示的頁眉不同?

　　答：分節，每節可以設置不同的頁眉。文件——頁面設置——版式——頁眉和頁腳——首頁不同

　　二十八、問：word中怎樣讓每一章用不同的頁眉?

　　答：在插入分隔符里，選插入分節符，可以選連續的那個，然后下一頁改頁眉前，按一下“同前”鈕，再做的改動就不影響前面的了。簡言之，分節符使得它們獨立了。這個工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上，不過是圖標的形式，把光標移到上面就顯示出”同前“兩個字來了

　　二十九、問：如何合并兩個WORD文檔，不同的頁眉需要先寫兩個文件，然后合并，如何做?

　　答：頁眉設置中，選擇奇偶頁不同/與前不同等選項

　　三十、問：WORD編輯頁眉設置，如何實現奇偶頁不同? 比如：單頁浙江大學學位論文，這一個容易設;雙頁：(每章標題)，這一個有什么技巧啊?

　　答：插入節分隔符，與前節設置相同去掉，再設置奇偶頁不同

　　三十一、問：怎樣使WORD文檔只有第一頁沒有頁眉，頁腳?

　　答：頁面設置-頁眉和頁腳，選首頁不同，然后選中首頁頁眉中的小箭頭，格式-邊框和底紋，選擇無，這個只要在“視圖”——“頁眉頁腳”，其中的頁面設置里，不要整個文檔，就可以看到一個“同前”的標志，不選，前后的設置情況就不同了。

　　三十二、問：如何從第三頁起設置頁眉?

　　答：在第二頁末插入分節符，在第三頁的頁眉格式中去掉同前節，如果第一、二頁還有頁眉，把它設置成正文就可以了

　　●在新建文檔中，菜單—視圖—頁腳—插入頁碼—頁碼格式—起始頁碼為0，確定;

　　●菜單—文件—頁面設置—版式—首頁不同，確定;

　　●將光標放到第一頁末，菜單—文件—頁面設置—版式—首頁不同—應用于插入點之后，確定。第2步與第三步差別在于第2步應用于整篇文檔，第3步應用于插入點之后。這樣，做兩次首頁不同以后，頁碼從第三頁開始從1編號，完成。

　　三十三、問：頁眉一般是---------，上面寫上題目或者其它，想做的是把這根線變為雙線，WORD中修改頁眉的那根線怎么改成雙線的?

　　答：按以下步驟操作去做：●選中頁眉的文字，包括最后面的箭頭 ; ●格式-邊框和底紋;●選線性為雙線的;●在預覽里，點擊左下小方塊，預覽的圖形會出現雙線

　　●確定;▲上面和下面自己可以設置，點擊在預覽周圍的四個小方塊，頁眉線就可以在不同的位置

　　三十四、問：Word中的腳注如何刪除?把正文相應的符號刪除，內容可以刪除，但最后那個格式還在，應該怎么辦?

　　答：步驟如下：1、切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方

　　出現了尾注的編輯欄。2、在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現了，選中它，刪除。3、再在下拉菜單中選擇“尾注延續分隔符”，這是那條長橫線出現了，選中它，刪除。4、切換回到頁面視圖,尾注和腳注應該都是一樣的

　　三十五、問：Word 里面有沒有自動斷詞得功能?

　　答：常常有得單詞太長了，如果能設置一下自動斷詞就好了答：在工具—語言—斷字—自動斷字，勾上，word還是很強大的

　　三十六、問：如何將word文檔里的繁體字改為簡化字?

　　答：工具—語言—中文簡繁轉換

　　三十七、問：怎么把word文檔里已經有的分頁符去掉?

　　答：先在工具——> 選項——> 視圖——> 格式標記，選中全部，然后就能夠看到分頁符，delete就ok了。

　　三十八、問：Word中下標的大小可以改的嗎?

　　答：格式—字體

　　三十九、問：Word的文檔結構圖能否整個復制? 論文要寫目錄了，不想再照著文檔結構圖輸入一遍，有辦法復制粘貼過來嗎?

　　答：可以自動生成的，插入索引目錄。

　　四十、問：在WORD里的框框里怎么打勾?

　　答：畫個文本框，文本框里寫一個鉤，然后拖過去;或者先在WORD里插入符號“√”，然后選中“√”，到-》格式-》中文版式-》帶圈字符-》選“□”

　　四十一、問：插入的圖片為什么老是處于頁面的頂端，想拖下來放到其他地方，卻又自動跑到頂端去，就是拖不下來，請問該如何處理?

　　答：改變圖片的屬性，就可以了。

　　四十二、問：如何保證一幅圖像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不會因為前面段落的刪減而位置改變?

　　答：右鍵點擊圖片->設置對象格式—>版式—>嵌入型

　　四十三、問：如何把在WORD里面圖形工具畫的圖轉化為jpg?

　　答：另存為html格式，然后在html文件對應的文件夾里找

　　四十四、問：請問什么格式的圖片插入word最清晰?手頭持有png和tif格式，復制粘貼到word中模糊一片，請問轉換成什么圖片格式用于word最清晰?什么方法(插入圖片來自文件還是直接復制粘貼)對清晰度有否影響?

　　答：emf，eps等矢量圖最清晰，不會因為縮放損失分辨率，而jpeg，bmp等點陣圖就不行了。

　　四十五、問：在WORD中如何讓圖片的左、上、下邊都是文本?

　　答：在分欄的數量為1的情況下實現。圖片選中后右鍵，設置圖片格式--版式-四周型就可以了

　　四十六、問：jpg文件插入word文件以后怎么讓文件變小?jpg格式圖片插到word文件以后文件變的巨大，有什么方法可以讓它小一點?最好能一張軟盤放的下。

　　答：●word有強大的壓縮功能，把文檔另存為比如：temp.doc，看看是不是小了很多。

　　四十七、問：Matlab仿真圖片大家一般怎么弄到word里面的?相對橫軸和縱軸修改一下的說。

　　答：一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的時候用jpg格式，在word中間導入就好了

　　四十八、問：如何向WORD中的圖片添加文本?想在圖片上輸入一些說明文字?

　　答：插入文本框，將版式設成“懸浮”在WORD的繪圖工具里面有個自選圖形，找到你要的括號，直接在頁面上畫就可以了�？梢砸苿�，大小也可以改。然后把他挪到文字邊上，即可。一個小竅門就是用CTRL+箭頭可以進行微調。如果你覺得經常需要對這些文字編輯，怕圖形錯位的話，可以將需要的文字打在一個文本框里，記得將文本框設置成透明無色的(這樣就看不見文本框了)，然后將文本框和你的括號(或其他符號)組合成一個圖形，就萬無一失了。

　　四十九、問：AUTOCAD的圖拷貝到WORD下如何處理?答：有幾種辦法：一是可以在WORD中進行CAD編輯的方法：將CAD的背景設為白色，然后將CAD窗口縮小，到你想復制的圖形的大小，正好可以容納就可以了，否則WORD里面有很大的空白，然后，拷貝，選中所有的圖形中的線條，右鍵。到WORD中粘貼。二是，先轉為wmf文件，具體先將窗口縮小，如上，然后，按emport，選中線條，存儲。WORD中，插入，圖形，來自, 文件，找到文件就可以插入了。

　　五十、問：文章用WORD打開時，原有的公式全是紅叉，以及WORD中圖變成red cross(紅叉)怎么辦?

　　答：基本上沒有辦法挽救回來了，只能重新插一遍圖。據微軟的技術支持所說，紅叉是由于資源不夠引起的。也就是說，如果你所編輯的文檔過大，可能因為資源問題導致圖片無法調入，從而顯示紅叉�？墒菍嶋H情況是，有時候所編輯的文檔并不大，可是還是出現紅叉。這就可能是因為你設置了快速保存，在選項菜單中可以找到。這是由WORD的文檔結構所決定的。當你設置為快速保存時，每次保存的時候只是把你改動過的部分添加到文檔尾部，并不重寫文檔本身，以達到快速的目的。所以，你會看到一個本來并不長的文檔的實際大小可能有好幾兆。當取消了快速保存后，文檔長度將大大減小。還有一個減小紅叉出現可能性的辦法是把圖片的屬性中的"浮動"去掉。這樣可能在編輯的時候有一定的困難，但是對于避免紅叉的出現確實很靈。再說一句，一旦紅叉出現了，應該是沒有辦法恢復的，只有再重新貼圖。

　　五十一、問：如果Word突然定在那里了怎么辦?

　　答：重新打開會回復，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重寫的不用太多。

　　五十二、問：Word表格怎樣自動填充?

　　答：在Word表格里選中要填入相同內容的單元格，單擊“格式→項目符號和編號”，進入“編號”選項卡，選擇任意一種樣式，單擊“自定義”按鈕，在“自定義編號列表”窗口中“編號格式”欄內輸入要填充的內容，在“編號樣式”欄內選擇“無”，依次單擊“確定”退出后即可。

　　五十三、問：Word中怎樣巧輸星期?

　　答：單擊“格式→項目符號和編號”，進入“編號”選項卡，單擊“自定義”按鈕，在“編號樣式”欄內選擇“一、二、三”等樣式，在“編號格式”欄內的“一”前輸入“星期”即可。

　　五十四、問：Excel表格，打印多頁表時,表頭怎樣插入到每個表格中?

　　答：打印時，你只要設置好“打印標題”，即可在打印時每頁都出現表頭。“打印標題”功能，在“文件”菜單，下面有一個“頁面設置”，最后一個選項卡里，設置好“打印標題行”的范圍后，打印時每頁就會以這一行為表頭重復打印了。

　　五十五、問：如何在使用Excel制作表格時對同一個單元格輸入多行文字?

　　答：在選定單元格輸入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。

　　五十六、問：Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵，它的作用?

　　答：作為“重復”鍵，F4鍵可以重復前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內加入或刪除一行，然后移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。共0條評論...

　　五十七、問：單元格內容的合并根據需要，有時想把B列與C列的內容進行合并，如果行數較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了?

　　答：解決辦法是：在C列后插入一個空列(如果D列沒有內容，就直接在D列操作)，在D1中輸入“=B1&C1”，D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”，當光標變成"+"后，按住鼠標拖動光標向下拖到要合并的結尾行處，就完成了B列和C列的合并。

　　五十八、問：怎樣輸入分數?

答：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。

【辦公自動化技巧】相關文章：

辦公自動化常用技巧學習03-19

辦公自動化最常用技巧匯總03-20

辦公自動化：什么是辦公自動化系統？03-22