工程項目資料檔案管理加強有效途徑

工程項目資料檔案管理加強有效途徑

　　工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業收集信息資源的重要工作。下面是小編為大家分享工程項目資料檔案管理加強有效途徑，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、工程項目檔案管理的重要性

　　(一)工程項目檔案是工程項目的有機組成部分。工程項目檔案貫穿工程項目始終，是工程項目的有機組成部分，主要體現在施工前、施工中、工程竣工3個階段。1、施工前形成的檔案資料主要有2個方面，一個是工程立項文件，它真實記錄了工程項目決策、審批、確立過程，是項目預算編制及招投標的依據。另一個是在項目預算、概要設計、招投標過程中形成的文件資料，是項目勘測和設計的依據。2、在施工中又會產生建筑材料送檢的檢查報告等文件。3、工程竣工后，在驗收過程中會形成一系列驗收文件，作為對工程實質考核的依據。

　　(二)工程項目檔案管理是質量控制的重要環節。工程項目檔案管理作為工程項目的一個動態過程，它的目的是詳細記錄工程建設全過程，確保信息資源的及時跟進，控制工程質量�？偟膩碚f，工程項目檔案管理通過對人員、機械、材料、環境及工藝5個方面對質量進行控制。因為在工程項目檔案的收集編制范圍內，詳細記錄了工作人員是否通過專業培訓持證上崗、工程建設機械是否符合建設需求、建筑材料是否合格、施工與竣工通過影像所反映的場地環境變化、施工日志所反映的各項工藝等。只有做好這些檔案資料的管理，才能有效控制質量。

　　(三)工程項目檔案是工程項目質量的直接反映。隨著量化分析和精細化管理的推動，工程項目質量在適用性、安全性、經濟性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精確評價體系。而工程項目檔案的詳細記錄，就是全面評價工程質量的最好依據。比如，在工程竣工后，對隱蔽工程的評價，就必須依靠該隱蔽工程掩蓋前的圖紙、照片、錄像及現場記錄等檔案資料。

　　二、加強工程項目檔案管理的有效途徑

　　(一)加強檔案管理人員崗位技能培訓。由于工程項目的特殊性，所涉及的檔案管理范圍比較廣泛，而檔案管理人員又多缺乏系統的檔案工作業務技能，這就需要加強檔案管理人員的崗位技能培訓。在實際情況中，可以定期組織檔案管理人員加強學習檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等理論知識，并根據學習情況，組織參加檔案管理職稱考試，實現持證上崗;針對工程項目檔案的制成材料、整編要求、移交時間、竣工檔案驗收等內容集中組織內部業務培訓或者外訓。

　　(二)建立健全工程項目檔案管理制度。檔案管理工作的加強，關鍵還是要落實到制度上。在《檔案法》《建設工程質量監督管理條例》等法規條例的基礎上，建立健全相關檔案管理制度。1、檔案管理登記制度。工程項目檔案是項目竣工后運行、管理、維修等工作的關鍵性依據，要及時掌握重點工程項目檔案的工作情況，提高檔案的利用率，檔案管理部門要做好檔案管理登記工作，通過登記明細，及時回訪檔案利用情況，得到有效的信息反饋。2、檔案資料整理、歸檔制度。檔案整理、歸檔要按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)執行，項目文件的收集、整理、歸檔和移交要與項目準備、施工和竣工同步進行，在項目完成后根據合同協議要求向項目建設單位檔案管理部門移交項目文件。3、各部門檔案管理職責制度。檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工作，還是各個部門的職責。各個部門要根據自身部門所涉及的工程內容，登記和報送相關項目文件，參加相關檔案驗收及工程竣工驗收。業主單位更要做好重點工程項目文件材料的形成、整理、歸檔和保管工作。

　　(三)提高工程項目檔案管理信息化水平。工程項目檔案的管理應該依靠提高信息化水平來提高檔案管理效率。檔案管理室除了配備計算機外，還要配備打印機、掃描儀等設備，引進先進的檔案管理軟件，從而保證檔案管理軟件系統的安全。

　　(四)進入施工現場增強檔案真實性�，F代檔案管理工作不再是大門不出、二門不邁的閉門工作，相反，更應該是走進施工現場，切實了解檔案真實性的工作。這就要求我們的檔案管理人員在整理歸檔檔案時，要深入到施工現場，把自己放在專業技術人員的位置上，對檔案所涉及到的工程項目進行現場調查分析，有了充足的了解后再進行檔案編制工作。

　　工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業收集信息資源的重要工作。只有進一步加強對工程檔案的管理，采取科學有效的途徑，才能使檔案價值得到體現，為企業發展提供決策信息。

　　工程檔案管理人員具備基本素質：

　　一、高度的責任心

　　工程實際施工過程中，會經常遇到業主、監理、質量監督等部門的常規檢查和抽檢，還會有行業主管部門以及資金、安全等監管部門的審計和稽查，很多工程文件會被高頻率使用。

　　作為參與工程建設的檔案管理人員是提供這些資料的責任人，在提供資料前要做好登記，對拿出去的每一份文件，都要記錄好文件題名、文件的產生單位、產生時間等可以追溯的基本信息。在被使用完畢拿回來時，還要與提供時登記的信息進行核對，這樣在發生丟失等情況時，才能及時發現并有機會找回來。

　　所以，在工程建設過程中，檔案管理人員一定要有高度的責任心，才能保管好最原始、最真實的工程文件。

　　二、肯于學習與鉆研的精神

　　工程檔案管理人員應該具備兩項基本業務能力，一是檔案管理專業的業務能力，二是工程技術專業的業務能力，把兩個專業完美結合起來，才能真正做好工程檔案管理工作。

　　在實際工作中，工程檔案管理人員大多數是技術專業出身，只需要學習檔案管理方面的知識，但是還有很多不是檔案管理和技術專業出身，需要學習檔案管理和技術專業兩項專業技能。

　　工程檔案管理人員要想做好本職工作，就一定要有學習的經過，但是，有關工程檔案管理方面的培訓不太多，而且培訓內容也不具有很強的操作性，這就要求工程檔案管理人員能夠自主學習，并且能夠多投入精力主動去研究。

　　工程檔案管理人員能否加強學習與研究，取決于對這份工作的熱愛程度，而且，越熱愛就越喜歡學習與研究，二者相輔相成、共進退。

　　高度的責任心和肯于學習與鉆研不僅僅是工程檔案管理人員應該具備的基本素質，也是任何一個行業任何一個崗位的工作人員應該具備的吧。

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