如何設計崗位說明書
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通過學習本課程,你將能夠: ● 了解崗位說明書的構成; ● 學會撰寫崗位說明書; ● 分析崗位的變化軌跡。
如何設計崗位說明書
一份完整的崗位說明書應該包括:基本資料、工作內容、任職資格、工作場所、考核標準以及備注六大部分。
【案例】
某公司銷售工程師職務說明書
一、基本資料
二、工作內容 1.工作概要
負責本公司產品的銷售。
2.職務說明(逐項說明工作任務、職責、權限、時間消耗)
3.工作關系
三、任職資格
體能要求:身體健康,能承受快節奏、滿負荷的工作,保證經常加班。
四、工作場所
五、考核標準
六.備注
直接上級: 該職務執行人: 年 月 日
以下是對上述崗位說明書模板分析得出的結果。
一、基本資料
1.工資
工資水平不應該出現在崗位說明書中,但可以明確工資等級。 2.轄員人數
轄員人數是指所有被管轄區域的人數,即直接下屬向上級報告的人數,應該加入這個崗位的管理跨度。 3.批準人
一般來說,批準人可能是兩類角色: 人力資源經理
人力資源經理在崗位說明書上簽字的目的是確認準確性,主要是從形式、管理技術角度負責,保證所采用的表格規范化。
崗位最直接或間接上司
直接上司在崗位說明書上簽字,是對這個崗位具體的職責任務、入職要求、工作環境、工作條件、工作待遇等把關。
對批準人,可以理解為直接上司核準,人力資源總監批準。 4.工作性質
崗位說明書中,對工作性質的提法不清楚,應改為職位類別或工作職系。
二、工作內容
1.工作概要
工作概要是綜合性的、最簡單的語言描述。 2.職務說明
職務說明部分,權限標注應該清楚具體。整個公司應該制定一個權限“字典”,用于解釋一些詞的含義。
耗時
職務說明需要在有規律、清晰的描述之下加進耗時。還可以用其他,如工作量、頻次、數量進行描述。 各項職責排列
各項職責應該本著先重后輕的原則進行排列。 完成崗位目標和上級下達的其他任務
制度永遠都是滯后的,無法事先規定些臨時性或突發性計劃,需要用職務說明進行約定。
3.工作關系
在表示某種工作關系時,圖形方法是最形象、最直接、最有效率的方法。
管理是工具,任何時候都要找到最快、最有效、最簡單的表示方式。用圖形表示工作關系,通常包括三部分:
組織結構圖
即與這個崗位相關的上下、左右的組織結構圖。 工作關系圖
即這個崗位通常和哪些崗位發生工作關系。 職務升遷變化圖
即崗位通道、職務通道的圖示。
進行崗位分析時,應該把工作流程圖繪制出來,即本崗位的主要工作流程。
三、任職資格
1.任職資格部分
首先是所需學歷及專業,其次是所需技能的培訓。其中,專業要求應該明確。
所需學歷,有最低學歷要求,也應該有最高學歷要求,或者叫基本學歷要求,兩種模式均可。
國內管理有一個誤區,就是人才高消費,結果是培養了一批又一批人才,但也存在大量人才流失。用人時,可以選擇用低不用高,這能讓員工更加珍惜自己能勝任的.工作。
2.所需經驗
除對工作年限做明確規定外,還需加注解,即需要有一套測試實際能力的體系。 3.一般能力
應該對各個能力的定義進行描述,明確打分標準。 4.基本素質和個性特征
除對一般能力做出要求外,還應該對崗位業務能力做出要求?梢岳煤芏嘈睦韺W成果,例如:特征、個性等心理學內容,使內容更加豐富。
5.體能要求
有些崗位對體能有一定的要求,比如講師,需要長時間站立進行課程講解。 不同的職業和崗位,有的甚至對年齡、性別也有要求。 四、工作場所
1.工作時間
工作時間應該明確,如有加班要求應該寫具體,且具有可操作性。 2.工作環境和條件
工作環境和條件要詳細體現出來,比如:室內環境,是否提供午餐,有無粉塵、噪聲、輻射等都要明確清楚。 【案例】
總監辭職
某企業招聘了一名總監,上班三天就提出了辭職。原因是此人對粉塵過敏,哮喘病發作,無法繼續工作。這對員工、企業都是損失,如果在工作說明書中寫清楚,招聘時注明“經測試本地區有輕微粉塵污染”,就不會出現這種情況。
由案例可知,在崗位說明書中應該把真實環境,包括室內室外環境寫具體。 3.工作均衡性
在崗位說明書中,不僅要寫清楚什么時段比較忙碌,還要有操作性,例如季節性忙碌。
五、績效考核與備注
績效考核系統應該對考核標準做出明確規定,如果只有方向性的指引,就會缺乏可操作性。 此外,備注、年月日、該任務的執行人都要填寫完整。
崗位分析是一個動態過程,其核心成果就是崗位說明書。崗位說明書有兩種變法:一是重新做;二是在原有基礎之上進行版本更新,把變更內容記錄下來。這樣做既節約時間和成本,還能保持連續性,能夠看出整個崗位變化軌跡,以改進提高。
要點提示
崗位說明書的兩種變法: ① 重新做;② 在原有基礎之上進行版本更新,把變更內容記錄下來。
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