崗位說明書的編寫流程

崗位說明書的編寫流程

　　崗位說明書是對企業崗位的崗位目的、崗位職責、工作權限、工作關系和任職條件等相關內容的一個定義性說明。編制崗位說明書是對企業崗位進行的整體全面的描述，它是人力資源咨詢項目中一個重要的工作模塊，有利于之后開展的崗位評價、績效考核等人力資源規劃各項工作，其重要程度可以喻之為人力資源咨詢項目的基石。

　　崗位說明書的編寫流程 篇1

　　為使大家對崗位說明書的編寫有一個整體性的認識，本文將主要從下述兩個維度闡述其編寫方法：一是崗位說明書的編寫流程，二是崗位說明書的編寫內容。同時也總結了編寫過程中的一些細節注意點和相關技巧。

　　一、崗位說明書的編寫流程

　　崗位說明書的編寫實際上是一個從信息對稱到知識形成的過程。信息對稱是完成信息的收集過程，目的在于了解崗位職責，其內在邏輯可以表示成：了解公司了解部門了解崗位。

　　因此，在操作層，我們對信息的收集工作首先是要在宏觀角度了解公司部門的職能情況，這是工作的第一步，即組織梳理，這里所采用的方法主要是訪談和資料收集。

　　第二步，從微觀層面，我們要了解崗位的具體職責，這里所采用的則是訪談和問卷調查。

　　開展崗位說明書編寫工作的主要思路是，在公司內部資源的基礎上，有效地整合外部資源，編制出兼顧公司實際和科學性的崗位說明書。這一編制流程主要包括下述幾個部分：

　　1.公司已有資料收集。首先要對公司已有的相關資料進行整理收集。這主要包括已有的部門崗位職責說明，如《xx公司中高層目標責任說明書》等，還包括了相應的年/季度工作報告、工作總結等。這些資料有利于了解公司各崗位工作大致的職責方向及內容。

　　2.公司員工訪談。員工訪談是編寫崗位說明書的重要依據。訪談中需要了解的內容有：現有崗位職責、崗位權限、崗位之間的相互關系等。

　　3.公司員工問卷調查。員工問卷調查和訪談都是編寫崗位職責說明書的重要內部依據，針對不同特點的公司設計不同類型的問卷，其調查內容一般包括：個人基本情況、崗位目的、工作職責、主要工作關系、工作匯報關系、對其他崗位的指導監督、工作時間與環境、對任職者的基本要求等。

　　4.科學資料查閱�？茖W資料指的是資料庫中相應崗位說明書模板或其他項目中的崗位說明書。在收集和分析公司內部相應資料后，我們還需要了解相同或相似崗位說明書的一般性內容，以作參考。

　　5.初步說明書編寫。前四個步驟主要是從不同方面進行了一個資料收集、整合和分析的過程，在此基礎上，我們將編寫初步的崗位說明書。崗位說明書的編寫內容將在下節作詳細闡述說明。

　　6.驗證核實。崗位說明書的初稿完成之后，是一個復查驗證的過程。為了保證崗位說明書的內容契合公司崗位實際，需要將初稿和相應崗位人員進行核實，確保其真實可靠。

　　7.終稿輸出。通過驗證核實后得到最終的崗位說明書。

　　二、崗位說明書的編寫內容

　　根據不同公司和不同崗位的特點，崗位說明書的內容也不盡相同，這里將說明通常崗位說明書的編制內容。一般來說，說明書的內容包括說明書屬性、崗位基本情況、崗位目的、崗位職責、崗位主要權限、工作溝通關系和任職條件等。

　　1.說明書屬性。描述了崗位說明書相應的屬性信息，包括編制日期、頁號、文件編號、修訂日期、版本號、制定人、審核人和批準人等。

　　2.崗位基本情況。

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　　描述了這個崗位的一些基本屬性，包含：崗位名稱、所屬部門、直接上級、直接下屬和崗位編制等項。描述原則：直接上級和直接下屬描述的內容是崗位名稱而非具體人名，例如，人力資源部部長的'直接上級是人力資源總監，而不是人力資源總監XXX。另外，崗位名稱要注意準確、合理。

　　3.崗位目的。描述了企業為什么要設置這個崗位，這個崗位設置以后將發揮什么樣的作用。

　　崗位目的通常的填寫模式為：為了……，在……的指導下（影響下），（做）……（工作）。例如，營銷總監崗位的目的是：為了完成銷售額、實現利潤及獲得市場占有率，在公司的營業發展方向和產品影響下，制定營銷策略和優化營銷部門的組織結構，提高部門績效，完善服務質量。

　　4.崗位職責。描述了該崗位的主要職責、具體工作等。

　　描述原則：首先將工作進行分類，確定一級職責，然后填寫每一類職責的具體工作內容。另外，需要對該崗位在每一項主要職責中所承擔的具體工作責任進行界定和區分，即明確承擔的是領導（工作）、組織開展（工作）、具體執行實施（工作）、協調（工作）還是監督（工作）。

　　5.崗位主要權限。描述了該崗位有權自主處理的事情或做出的決定，一般包括建議權、提案權、審核權、審批權、執行權、考核權、審計權、監控權、獎罰權、申訴權和知情權等。實際上，從我們可以用簡潔的方法去描述崗位權限：

　　其一，中高層的崗位權限主要包括部門相關業務的審批權、管轄部門的人事任免權、權限內的財務審批權、管轄部門的績效考核權、對上級領導的建議權

　　其二，基層員工的崗位權限最簡單的包括兩類，一是建議權，可以描述為部門相關業務的建議權；二是申訴權，即對績效考核結果的申訴權。

　　描述原則：需要明確擁有權限的依據（法律、公司政策、指令等等）。

　　6.工作溝通關系。溝通關系主要劃分為兩部分：在企業內部，需要和企業內的哪些部門，或者上級崗位打交道；在企業外部，要和哪些政府部門，相關企業、客戶、或者社會中介機構打交道。

　　7.任職條件。描述了什么樣的人才能擔任這個崗位的職責，主要包括下述內容：學歷要求、外語要求、專業要求、專業知識、所需能力、工作經驗和其他要求。

　　描述原則：這里需要明確專業知識和所需能力的區別。專業知識是指勝任該崗位需要了解的政策法規、行業知識、技術知識或該崗位涉及的專業知識；而所需能力一方面是指員工勝任該崗位工作需具備的一般性技能，另一方面是指員工行為對外部環境及各種信息所表現出來的一貫反應，該類能力可以預測個人長期在無人監管下的工作狀態。

　　三、編寫細節注意點

　　在遵循流程編制說明書內容的同時，對細節的關注也顯得十分重要，項目組從格式上總結了一些細節注意點：

　　1.文字格式。文字的對齊方式是左對齊還是居中；標題、頁眉、頁腳和正文中字體的統一；標題字體和正文字體的區別。

　　2.數字格式。阿拉伯數字格式的統一（在科技論文中一般會使用New Roman或Arial格式）

　　3.符號格式。文檔結構圖各層次的標題符號是否一致；標點符號是英文格式還是中文格式的，是半角還是全角；段落或句末是否加上標點；表示并列關系的兩個詞語之間用什么符號隔開（這個問題很重要，例如在崗位說明書中，“溝通部門/崗位”可能會帶來疑問，這是表示需要描述“溝通部門”和“崗位”，還是僅需描述兩者中的一個內容即可？）數量表示符號的統一，例如是用“一年工作經驗”還是“1年工作經驗”

　　4.其他。邊框和底紋顏色的統一；表格框的粗細是多少；段落的行間距是單倍行距還是1.25等；段落文字編號是自動縮進還是手動調整；段首調整是Tab鍵縮進還是空格鍵調整；標點符號和文字之間有否空格

　　同時，除了格式上的細節注意點，在文章內容等各方面都需要加以注意。例如在遣詞造句上，要使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可（可參考《崗位說明書撰寫動詞表》）。總的來說，在編寫說明書的過程中要做到脈絡清晰、兼顧細節，為后續工作的開展打下良好基礎。

　　四、崗位說明書，不僅可以讓領導對下屬的工作心里有數，還有諸多好處：

　　1、對簽訂勞動合同解除簽訂勞動合同風險有好處，職位設計的成功會使招聘有據可依，避免因簽訂勞動合同后工作崗位職責與招工時承諾的崗位不同而造成勞動合同無效

　　2、對員工樹立工作目標增強工作積極性創造性有好處，職位設計成功后，就要對員工進行定崗，定崗可以使員工心中有指標，肩上有壓力，工作有動力，可以極大地激發員工的創造性，有效地促進各項工作的開張和指標任務的完成。

　　3、對公司管理有好處，職位設計可以使每個職工的工作得到明確，避免工作的重復性使崗位權限范圍清晰、作業銜接緊湊，可以使機構精干、運行高效。

　　4、對節約成本有好處，定崗后可以有效解決機構龐大問題，有效節約人力成本，減少人力資源的浪費。

　　5、可以給年終考評提供依據，可為將要編寫的人事工資系統和績效考核系統提供依據，便于將來的績效考核管理。

　　崗位說明書的編寫流程 篇2

　　一、崗位說明書編制誤區

　　崗位說明書在企業實際應用中出現的各類問題很大程度上源于崗位說明書編制時陷入的種種誤區，歸納總結為以下幾點。

　　編制崗位說明書的目的不清晰。管理要求科學化、標準化和規范化，崗位說明書的編制作為企業管理和人力資源管理的重要基礎工作之一，越來越受到重視。然而，很多企業編制崗位說明書時沒有經過充分的思考和調研，對企業管理現狀和存在的問題缺乏基本判斷，導致崗位說明書編制工作的目的不清晰。有些企業甚至沒有進行科學、嚴謹的崗位分析，就盲目的隨大流開展崗位說明書的編制工作，并冠之以“先解決有沒有，再解決好不好的”大帽子。這樣編織出來的崗位說明書只能浮于案頭或束之高閣，對企業管理和人力資源管理沒有絲毫的益處。

　　閉門造車，為編制而編制。崗位說明書的編制需要企業各級員工的理解、支持和參與，特別是各級管理人員的積極配合不容忽視，但有些企業要求人力資源部門自己負責崗位說明書的'編制。人力資源管理者確實或多或少掌握了崗位分析和編制崗位說明書的方法，但人力資源管理者并不熟悉實際業務，也不了解業務開展過程中存在的問題，即便是有崗位分析的步驟，想必也是形式化的走走過場，最多是和各部門管理者進行泛泛的溝通，然而，企業管理流程的`不規范，或管理者自身行為的不規范等問題，使得企業存在職責不清、工作隨意性較大等現象，人力資源部門自己編織的崗位說明書往往脫離企業實際，尤其是對崗位任職條件的描述沒有客觀標準和事實依據。這種憑空杜撰或“情景再現”式的崗位說明書在實際應用中一定是無人問津的。

　　員工參與失控。很多企業意識到員工參與對編制崗位說明書的重要性，也對全員進行了培訓，介紹了編制的方法以及崗位說明書的作用與意義。但人力資源部門對員工參與的度把握不得當，有些企業讓管理人員編制所轄下屬的崗位說明書，有些企業干脆讓崗位任職者自己編制崗位說明書，最后由人力資源部門統一修訂頒布執行。正式發布的崗位說明書在實際應用中產生諸多矛盾和問題。這種編制崗位說明書做法是一種投機取巧的方式，是編制崗位說明書萬不可取的工作方法。

　　單純描述崗位職責。很多企業的崗位說明書對崗位職責的描述確實下了一番功夫，厚厚的一本文件仔細研讀后發現，這只是企業所有崗位工作職責的羅列，并不是真正的崗位說明書。崗位說明書的編制確實需要聚焦于崗位概述和崗位職責的內容，但僅有這些內容并不能反映崗位的全貌，崗位說明書應該反應崗位和崗位任職者的全面信息。

　　崗位說明書內容混亂。崗位說明書內容混亂主要表現為崗位職責交叉和崗位職責重疊。很多工作需要不同的部門和崗位配合完成，崗位說明書編制時沒有對交叉或重疊部分的工作明確各個崗位的責權利，最終導致職責不清、多頭領導，出現問題時相互推諉，取得業績時爭名奪利。

　　崗位說明書一勞永逸。企業的經營環境和業務發展不斷變化，特別是處于互聯網時代的企業更是如此。崗位說明書是崗位分析的延續，崗位分析是一個連續的過程，在企業戰略調整、組織變革和流程優化的過程中，崗位的職責也會變化。一些企業的崗位說明書沒有隨著企業的變化及時的進行調整、完善和優化，原有的崗位說明書成為一紙空文，在新形勢下失去了應用的價值，其作用也無從發揮。

　　二、應對崗位說明書編制誤區的策略

　　應對崗位說明書編制誤區，首先是明確崗位說明書編制的目的，其次是企業要結合實際需要，選擇適宜的時機開展科學的、系統的崗位分析工作。只有在目的明確、基礎牢固的情況下，企業編制的崗位說明書才能對管理工作有實際指導意義，才能真正發揮出崗位說明書的作用和價值。應對崗位說明書編制誤區，需要重點做好以下幾個方面的工作。

　　1、建立宣傳機制、溝通機制和參與機制。崗位說明書的編制是一個自上而下，上下結合的過程，涉及企業方方面面和各級員工。建立宣傳機制、溝通機制和參與機制就是要讓所有員工明確自己的工作責任、作用和基本要求，就是要與企業各級管理人員、骨干員工保持溝通，邀請他們參與崗位說明書的編制工作。各級管理人員和骨干員工是企業生產經營活動的中堅力量，獲得他們的肯定和支持有利于崗位說明書編制工作的開展。由于人力資源部開展的各項工作或多或少都會涉及到員工個人利益和企業利益平衡的問題，因此獲取各級管理人員和骨干員工的支持是人力資源部門開展工作的基礎，時刻都不能忽視或忘記。

　　2、保證崗位說明書的編制工作對崗不對人。崗位說明書要以企業可以接受程度為底線，以完成崗位工作的基本要求出發進行編制。無論是誰任職本崗位，本崗位需要完成的工作是一樣的，同一崗位的員工優秀與否，是按照崗位說明書中明確的績效標準衡量出來的。

　　3、確保崗位說明書內容明晰，格式統一。崗位說明書內容明晰不僅是指使用簡潔的文字和精煉的語言，更應做到崗位工作描述具體，既能清晰界定崗位的性質和職權范圍，又能真實反映出各崗位在工作類別、重要性和復雜程度上的差別。對于工作內容簡單的崗位，崗位說明書的內容要詳細具體，對于工作內容復雜的崗位，崗位說明書在編制過程中要善于歸納總結，精準提煉、高度概括。此外，在崗位說明書編制準備階段，必須設計適合自己企業的崗位說明書標準模板，在此基礎上采用本企業慣用的思維模式和語言，編制帶有企業自身特點的崗位說明書。

　　4、確保崗位說明書的內容完整，詳略得當。崗位說明書的內容很多，崗位概述、崗位職責描述是崗位說明書中必須的內容。崗位基本信息、崗位職能描述和崗位任職條件中某些內容的詳略與取舍應該符合企業要求，保證崗位說明書內容完整、詳略得當，既能被任職者看懂，又能應用于人力資源管理工作，還能成為企業決策的參考依據。

　　5、建立崗位說明書動態管理機制。崗位說明書是企業崗位管理的基礎，對崗位說明書的管理工作尤為重要。社會的變化、行業的發展、企業的變革都會給崗位提出新的要求，因此，企業編制出規范的崗位說明書后，人力資源部門應及時建立崗位說明書的動態管理機制，由專人負責管理與更新。通常情況下，企業每年對崗位說明書至少更新或修訂一次，遇到企業發生重大變化時，應隨時進行調整和完善。

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