合同管理的八大環節應注意的問題
一個企業的合同種類繁多,管理也會帶來很大的壓力,合同管理的八大環節應注意的問題,讓我們一起來閱讀下吧。
詳解合同管理的八大環節應注意的問題
一、合同調查
第一,審查被調查對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件。
第二,獲取調查對象經審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息,評估其財務風險和信用狀況,并在合同履行過程中持續關注其資信變化,建立和及時更新合同對方的商業信用檔案。
第三,對被調查對象進行現場調查,實地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產品類別和質量等生產經營情況,分析其合同履約能力。
第四,與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理部門等溝通,了解其生產經營、商業信譽、履約能力等情況。
二、合同談判
第一,收集談判對手資料,充分熟悉談判對手情況,做到知己知彼。
第二,關注合同核心內容、條款和關鍵細節,具體包括合同標的的數量、質量或技術標準,合同價格的.確定方式與支付方式,履約、違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。
第三,對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同,組織人員參與談判,充分發揮團隊智慧,及時總結談判過程中的得失,研究下一步談判策略。
第四,必要時可聘請外部專家參與相關工作,并充分了解外部專家的專業資質、勝任能力和職業道德情況。
第五,加強保密工作,嚴格責任追究制度。
第六,對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見,予以記錄并妥善保存,作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據。
三、合同文本擬定
第一,企業對外發生經濟行為,除即時結清方式外,應當訂立書面合同。
第二,嚴格審核合同需求與國家法律法規、產業政策、企業整體戰略目標的關系,保證其協調一致。
第三,合同文本一般由業務承辦部門起草,法律部門審核,并根據實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職,保證合同內容和條款的完整準確。
第四,通過統一歸口管理和授權審批制度,嚴格合同管理,防止通過化整為零等方式故意規避招標的做法和越權行為。
第五,由簽約對方起草的合同,應認真審查,確保合同內容準確反映企業訴求和談判達成的一致意見,特別留意“其他約定事項”等。
第六,合同文本須報經國家有關主管部門審查或備案的,應當履行相應程序。
四、合同審核
第一,審核人應當對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行審核。
第二,建立會審制度,對影響重大或法律關系復雜的合同文本,組織財會部門、內部審計部、法律部、業務關聯的相關部門進行審核,內部相關部門應當認真履行職責。
第三,慎重對待審核意見,認真分析研究,慎重對待,對審核意見準確無誤地加以記錄,必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。
五、合同簽署
第一,對外正式對外訂立的合同應當由企業法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權應當簽署授權委托書。
第二,嚴格合同專用章保管制度,合同經編號、審批及企業法定代表人或由其授權的代理人簽署后,方可加蓋合同專用章。用印后保管人應當立即收回保管,以防止他人濫用。
第三,采取恰當措施,防止已簽署的合同被篡改,如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。
第四,按照國家有關法律、行政法規規定,需辦理批準、登記等手續之后方可生效的合同,企業應當及時按規定辦理相關手續。
六、合同履行
第一,強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收,全面適當執行本企業義務,敦促對方積極執行合同,確保合同全面有效履行。
第二,對合同對方的合同履行情況實施有效監控,一旦發現有違約可能或違約行為,應當及時提示風險,并立即采取相應措施將合同損失降到最低。
第三,對于合同沒有約定或約定不明確的內容,以及無法達成補充協議的處理;對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同解決問題;對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的,造成企業經濟損失的,應向對方當事人書面提出索賠。
第四,加強合同糾紛管理,在履行合同過程中發生糾紛的,在規定時效內與對方當事人協商并按規定權限和程序及時報告。
七、合同結算
第一,財會部門應當在審核合同條款后辦理結算業務,按照合同規定付款,及時催收到期欠款。
第二,未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的,財會部門有權拒絕付款,并及時向企業有關負責人報告。
八、合同歸檔
第一,合同管理部門應當加強合同歸檔管理,充分利用信息化手段定期對合同全過程封閉管理。
第二,加強合同信息安全保密工作,未經批準,任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業秘密。
第三,規范合同管理人員職責,明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求。
合同管理在現代企業管理中發揮著極為重要的作用,只有認識到它的重要性,高度重視企業合同管理工作,才能更好的保障企業的發展,促進經濟效力。同時也可以更加完善企業的風險防范制度。
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