物資采購合同管理
摘要：企業(yè)面臨的市場，競爭將更加激烈，企業(yè)必須與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，把物資管理工作當(dāng)作重點(diǎn)來抓，挖掘自身潛力，提高自身素質(zhì)，使企業(yè)建立起核心競爭力，才能在日趨激烈的市場競爭中立于不敗之地。本文主要對物資采購的規(guī)范化管理進(jìn)行了分析探討。
引言
資管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在企業(yè)管理中具有重要的地位和作用，也是企業(yè)管理中不可缺少的—部分，企業(yè)物資管理工作要對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需各種物資的計劃、采購、運(yùn)輸、倉儲、保管、使用等進(jìn)行計劃、組織和控制，合理解決物資供需之間存在的時間、空間、數(shù)量、品種、價格以及質(zhì)量等方面的矛盾，銜接好生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)物流合理化和效益最大化。
一、企業(yè)物資采購中存在的問題
1、一是對市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的特點(diǎn)和市場風(fēng)險缺乏深刻認(rèn)識，忽視了當(dāng)前市場法規(guī)尚不夠完善、市場運(yùn)行尚不規(guī)范、監(jiān)督管理尚不到位的客觀實(shí)際，在物資采購過程中上當(dāng)受騙。二是簽訂物資采購合同不符合《購銷合同法》的規(guī)定，使企業(yè)遭受損失。三是計劃管理不周密，物資采購量超出合理的物資消耗量，形成庫存積壓，造成浪費(fèi)。四是物資采購歸口管理不嚴(yán)，采購權(quán)分散，采購環(huán)節(jié)多，造成采購成本加大。五是物資采購運(yùn)作不透明、暗箱操作，物資采購人員暗吃回扣。六是物資采購人員以次充好、抬高進(jìn)價，或偽造進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨原始憑證、虛列進(jìn)貨，或涂改發(fā)票和進(jìn)貨原始憑證、以少報多，或虛報冒領(lǐng)采購費(fèi)用、謀取私利。七是在采購中沒有進(jìn)行整體的量、本、利分析，只考慮所采購物資的價格因素，而忽略了其他因素，沒有采用最佳采購方式，造成采購整體費(fèi)用高。八是缺少可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略決策，企業(yè)缺少中長期物資采購計劃。
2、缺乏細(xì)致的物資成本預(yù)算和控制分析。周密細(xì)致的物資材料成本預(yù)算，輔之以科學(xué)的材料成本費(fèi)用分析，是企業(yè)控制物資材料成本的依據(jù)和促進(jìn)企業(yè)挖掘潛力、節(jié)約消耗的重要手段。形成物資材料成本分析和控制緊密結(jié)合的反饋制度，一方面可以做好獎懲工作，使物資材料指標(biāo)完成好壞與經(jīng)濟(jì)效益相聯(lián)系;另一方面可以將分析結(jié)果應(yīng)用于今后的材料管理中，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。而目前施工企業(yè)普遍缺乏工程科學(xué)的計劃組織，前期準(zhǔn)備工作嚴(yán)重不足，導(dǎo)致物資材料成本預(yù)算脫離實(shí)際。
3、缺乏一套切實(shí)有效的、責(zé)權(quán)利相結(jié)合的物資材料管理體制。企業(yè)在為每個責(zé)任部門下達(dá)物資材料成本目標(biāo)的同時，要賦予該部門相應(yīng)的權(quán)利，做到權(quán)責(zé)的有機(jī)結(jié)合;同時，還必須定期對工作實(shí)績進(jìn)行考評和考核，并同經(jīng)濟(jì)利益緊密掛鉤，以調(diào)動各部門在物資材料控制方面的主動性。而現(xiàn)行的施工項(xiàng)目管理體制，沒有很好地將責(zé)、權(quán)、利三者結(jié)合起來沒有形成完善的'物資材料管理系統(tǒng)。
二、物資采購的規(guī)劃管理措施
1、加強(qiáng)物資計劃管理，思想上要充分重視
領(lǐng)導(dǎo)是物資管理工作的組織者、指揮者。領(lǐng)導(dǎo)對物資管理工作重視，才能讓員工對物資管理工作重視，上下才能協(xié)調(diào)起來，共同做好物資管理工作。
2、對企業(yè)生產(chǎn)所需各種物資所做的預(yù)算
物資供應(yīng)部門在每年末，根據(jù)第二年度公司生產(chǎn)計劃大綱，對所需物資種類和數(shù)量進(jìn)行分解，參考年末物資庫存情況，統(tǒng)籌做好物資采購計劃預(yù)算，按時編制出物資需求計劃表，準(zhǔn)確上報公司。物資計劃需求的種類和數(shù)量，要以企業(yè)生產(chǎn)計劃大綱為基礎(chǔ)，不能偏離，否則物資采購計劃就沒有實(shí)際意義，同時還會給企業(yè)生產(chǎn)造成被動。物資需求計劃要盡可能準(zhǔn)確，否則會出現(xiàn)—些物資奇缺，而一些物資長期不動態(tài)，造成積壓，不僅影響企業(yè)生產(chǎn)的順利進(jìn)行，而且還給企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失。
3、加強(qiáng)物資采購合同管理和采購物資管理
物資采購合同的簽訂要按照公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，數(shù)額較大的合同必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署方可生效。在簽訂合同時，要注意合同的條款不能影響企業(yè)的利益，必須明確供應(yīng)商所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。合同的條款內(nèi)容不能違反國家法律和法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。按合同采購回來的物資需符合質(zhì)量要求，按實(shí)際需用量定時、定量提供給使用部門，使用部門滿意。簽訂合同的期限要適當(dāng)，能夠滿足全午的需求物資的需求，同時要相對穩(wěn)定合作的供應(yīng)商采購關(guān)系，以保證物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠牲。
4、合理運(yùn)作采購資金是完成物資采購工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
它不僅是保證企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的需要，更是堵住企業(yè)經(jīng)營“成本漏洞”和利潤隱形流失的需要。在物資采購之前，要明確企業(yè)所需物資的質(zhì)量及技術(shù)要求，及時了解市場行情，同時對備選供應(yīng)商的管理水平、技術(shù)能力、設(shè)備狀況、品控制能力及財務(wù)信用狀況進(jìn)行深人調(diào)查，以確保采購物資質(zhì)量和資質(zhì)符合要求。做到同種物資比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價格，同樣價格比服務(wù)，同等服務(wù)比，信譽(yù)。
5、加強(qiáng)物資儲備管理，保證生產(chǎn)有序進(jìn)行
物資儲備管理是企業(yè)保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的必要手段。為保證生產(chǎn)的正常運(yùn)行，必須做好倉儲管理工作，使企業(yè)的物資儲備管理科學(xué)化、條理化、規(guī)范化。簽訂合同的物資由供應(yīng)室根據(jù)倉存和需求物資用量情況實(shí)行分批進(jìn)貨。常用零星物資要根據(jù)要求部門的需求量和倉存情況進(jìn)行分散進(jìn)貨，做到物資無積壓，數(shù)量、品種充足又齊全。(1)物資驗(yàn)收入庫必須嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量都要嚴(yán)格檢查，質(zhì)量不合格的物資予以退貨。(2)倉儲物資儲存過程中要采取良好的保管手段，以科學(xué)的方法做好物資保管工作。對倉庫中的物資要根據(jù)物理性能、化學(xué)成分、體積大小及重量等進(jìn)行分類，分別加以妥善保管，還必須配備相應(yīng)的保管養(yǎng)護(hù)手段，確保在庫物資的價值和使用價值。(3)嚴(yán)格財務(wù)制度，完善物資進(jìn)出庫各種手續(xù)，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證倉庫中的物資種類與數(shù)量和賬目上的相同。(4)確定物資儲備定額，保持合理的物資儲備量。儲備過多，會占用企業(yè)大量資金及消耗大量保管費(fèi)用，使企業(yè)資金周轉(zhuǎn)不靈;儲備過少，一旦物資供應(yīng)脫節(jié)，會影響生產(chǎn)的連續(xù)性，給企業(yè)帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失。應(yīng)確定合理的儲存時間、合理的儲存空間和合理的儲存數(shù)量。合理的物資儲備不僅要求總量合理，而且要求結(jié)構(gòu)合理。還要合理選擇物資儲存地點(diǎn)，并且通過合理擺放，有效地利用倉儲空間。同時，還要根據(jù)時間條件的變化，不斷完善、修訂物資消耗定額。調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)，降低庫存儲備，加快資金周轉(zhuǎn)、減少對儲備資金的占用，這也是物資儲備管理創(chuàng)新的核心。做好物資儲備工作，可以使企業(yè)庫存物資經(jīng)常保持在合理水平，節(jié)約儲備占用資金，增強(qiáng)企業(yè)資金的流動性，增力口企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
6、利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理
為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)商品信息，如價格行情等，物供人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高商務(wù)工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。由于物資管理系統(tǒng)本身的復(fù)雜性和繁瑣性，所包含的物資種類眾多，要讓物資管理工作提高到一定的層次，做到系統(tǒng)化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化，必須采用信息化手段，把物資計劃、采購、倉儲、配送、供應(yīng)商管理等的內(nèi)容納入網(wǎng)絡(luò)管理之中，有效地利用共享信息資源，改善企業(yè)管理環(huán)節(jié)，實(shí)施有效控制與全程管理。通過采用先進(jìn)的科學(xué)管理手段，快速疏通企業(yè)內(nèi)部管理信息渠道。還應(yīng)建立起與外部市場相通的信息網(wǎng)絡(luò)，使內(nèi)部物資信息網(wǎng)絡(luò)與外部市場信息有機(jī)銜接，及時獲取市場信息，不斷提高企業(yè)自身的市場競爭力。
三、強(qiáng)化企業(yè)物資采購管理工作重要性
影響企業(yè)成本的關(guān)鍵要素之一為物資采購的總體價格。當(dāng)然，在壓低物資價格的同時應(yīng)確保采購物品質(zhì)量合乎應(yīng)用條件，只有真正做到貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉，方能發(fā)揮物資采購管理的真正價值。因此，一般來講，企業(yè)應(yīng)樹立同樣產(chǎn)品對比質(zhì)量、同樣質(zhì)量考量價格、同樣價格衡量信譽(yù)的采購管理原則，令物資采購管理通過嚴(yán)格把關(guān)發(fā)揮實(shí)效性。然而，基于我國現(xiàn)行市場并沒有全面完善，包含一些相對復(fù)雜的物資產(chǎn)品檔次，同時存在較多的中間環(huán)節(jié)，令一些假冒偽劣物資產(chǎn)品進(jìn)入市場流通。因而，即使產(chǎn)品質(zhì)量等同的狀況下，同樣會包含顯著的差異，進(jìn)而令物資采購階段中會形成一些非常態(tài)現(xiàn)象。例如，一些采購管理人員沒能深入市場充分了解當(dāng)前行情與狀況，不能進(jìn)行細(xì)致入微的調(diào)查分析與多方咨詢，無法對物資產(chǎn)品價格進(jìn)行全面到位的分析研究，無法嚴(yán)格的進(jìn)行物資質(zhì)量把關(guān)管理。在比選采購廠商之時，一些物資采購人員則通過職務(wù)之便，為自己謀取私利，損害企業(yè)利益，令其采購成本大幅增加，形成了行業(yè)的不正之風(fēng)。該類違規(guī)行為，倘若企業(yè)不實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督管控，凈化物資采購管理人員隊(duì)伍，不進(jìn)行整風(fēng)建設(shè)，則較難作出及時補(bǔ)救。為此，企業(yè)只有強(qiáng)化物資采購管理，方能營造出真正公平健康、有序的市場競爭環(huán)境，將假冒偽劣物資產(chǎn)品真正的清除出市場，節(jié)約采購成本，令企業(yè)獲得更多的利潤效益，并真正提升核心競爭力。
結(jié)束語
總之，為提升企業(yè)核心競爭力，只有重視物資采購管理，針對實(shí)踐工作中存在的問題，制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，樹立廉政采購意識、強(qiáng)化人才管控，注重宣傳管理，創(chuàng)建嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的定價機(jī)制、實(shí)施采購權(quán)管理監(jiān)督、健全工作體制，確保物資整體質(zhì)量，方能令企業(yè)創(chuàng)設(shè)顯著經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，節(jié)約成本經(jīng)費(fèi)，激發(fā)采購物資綜合應(yīng)用價值，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
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