職場秘書工作禮儀

職場秘書工作禮儀

　　秘書在一天中，主要通過郵件和電話來幫老板溝通安排日程。每天，從客戶、內部團隊、公司PR、行政各處傳來的關于會議邀請、事務進展、辦公室消息等郵件總有一百多封，怎樣處理這些郵件呢?Samantha教給了我們如下郵件禮儀：
 

　　如果某人：
 

　　為你做了某事——確認并簡略感謝;
 

　　請你做某事——確定優先程度，讓對方知道你會馬上著手，立即將此事放到任務列表上并設置鬧鐘提醒，給自己留出足夠的時間;
 

　　請你做的事你沒有做到——如果因為客觀原因確實無法完成，讓別人知道為什么，這個原因應該是有一定分量的，不要涉及無意義的細節。
 

　　如果你：
 

　　想請別人回復你的郵件——為郵件留下開放性結尾。比如提出疑問或者列出幾個選擇，永遠不要匯報，而要詢問意見，落款寫上“Would you please advise if all the above are ok for you?”如果你寫“以上是我要說的事情”，那按照邏輯，別人只會想，“哦，那是你要說的事情唄!”
 

　　為別人做了某事——確認此事已經圓滿完成，并詢問是否對方還需要其他幫助;
 

　　請別人做某事——那么如果你需要別人的回復才能進行下一步的工作，給自己留出預計需要回復的時間，在此基礎上設置一個提醒并抄送給那個人，而不是在整件工作的'最后期限設置提醒。
 

　　正在為別人做某事——用簡短的郵件讓別人了解事情的每一步進展，感覺到你對他們的尊重，即使最后任務沒有完成，別人也可以看到你努力的過程。
 

　　想表現出主動性——總是早一步為對方可能沒有預想到的事情做好準備，比如為不同地區的人組織會議或電話時，總是提醒他們注意時區或直接在郵件中列明該事件在不同時區的時間。
 

　　此外，Samantha還建議我們記住一些小訣竅以避免陷入郵件的海洋，比如不要同時處理多封郵件，回復或瀏覽完一封郵件再打開下一封，這樣在團隊成員相似而項目不同時，可以有效避免混淆;為一些特定的發件人，比如老板設置特定的背景顏色，這樣可以很容易地發現并首先處理他們的郵件。

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