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會議記錄應注意的問題-會議禮儀
會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質量如何，不僅直接影響其日后轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。
會議記錄應注意的問題-會議禮儀
筆者在整理、提供利用檔案中發現，某些會議記錄的質量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現有：
一、會議記錄本內無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。
二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容；有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。
三、會議記錄本沒有按工作性質分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯席會議例外），給保管和利用帶來不便。
四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找幾張稿低記錄，過后就不知去向了。
五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。
為了提高檔案質量，筆者認為做會議記錄應該注意以下問題：
一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應選用紙質較好的會議記錄本，按會議性質分別記錄并按照會議的時間順序規范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應寫有目錄，包括會議日期、內容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。
二、按照規范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：
1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數過多的會議可只寫出席范圍和人數）、列席人、主持人、記錄人。上述內容要在會議主持人宣布開會前寫好。
2、會議內容。包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議內容是會議記錄的重點， 記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現疏漏。
會議記錄應注意的問題-會議禮儀
一、會議記錄內容方面
信息完整性
要記錄會議的基本信息，包括會議名稱、會議時間（開始時間和結束時間）、會議地點、與會人員名單等。這些信息看似基礎，但對于后續查閱會議記錄、明確責任等方面非常重要。例如，在商務合作會議中，明確與會人員名單可以確定各方代表，便于后續溝通和責任劃分。
完整記錄會議討論的主題和內容。對于每個議題，要記錄下提出的觀點、建議、意見和相應的理由。特別是在決策性會議中，要清楚記錄各項決策是如何形成的，是通過投票、協商一致還是其他方式。例如，在公司的項目規劃會議中，記錄下關于項目目標、時間表、預算等方面的各種提議和最終決策，為項目的執行提供依據。
記錄會議中產生的行動方案，包括任務分配、負責人、時間節點等。這是會議記錄能夠有效推動工作進展的關鍵部分。比如，會議決定由市場部在下周內完成市場調研方案的初稿，負責人是市場部經理李某，這些細節都要準確記錄，以確保任務得到落實。
準確性
對于會議中的發言，要盡可能逐字逐句地記錄，特別是一些關鍵的觀點、承諾和決議。如果無法做到逐字記錄，也要保證記錄的內容忠實反映發言人的原意。在一些重要的法律會議或者技術研討會議中，一個詞的差異可能會導致嚴重的誤解，所以記錄時要謹慎。
對于會議中引用的數據、事實和案例，要進行核實。如果不確定，可以在會議過程中詢問發言人或者在會議后及時查證。例如，在財務會議中記錄財務數據時，一定要確保數據的準確性，以免影響后續的財務決策。
重點突出
學會辨別會議中的重點內容。一般來說，會議主持人強調的內容、反復討論的議題、涉及重要決策和資源分配的部分都是重點�？梢允褂貌煌臉擞浄绞�，如加粗、下劃線或者用特殊顏色的筆來突出這些重點內容，方便日后查閱。
對重點內容進行適當的總結和提煉。在記錄較長的發言或者復雜的討論時，要抓住核心要點，避免冗長的記錄。例如，發言人闡述了一個包含多個要點的市場策略，記錄時可以將這些要點歸納為幾個主要方面，如目標市場、產品定位、營銷渠道等。
二、會議記錄格式方面
結構清晰
采用合適的格式來組織會議記錄。通�？梢园凑諘h的議程順序來記錄，每個議題作為一個獨立的部分，先記錄議題名稱，然后是討論內容和結論。也可以采用表格的形式來記錄行動方案，將任務、負責人、時間節點等列成表格，使信息更加直觀。
在記錄過程中，要注意段落劃分和編號。對于不同的議題或者不同發言人的內容，可以用段落隔開，并且可以對段落進行編號，這樣可以增強記錄的條理性。
字跡工整或錄入規范（電子記錄）
如果是手寫記錄，要保證字跡清晰、工整，避免潦草的字跡導致后續難以辨認�？梢允褂脴藴实墓P記本，在記錄時注意行間距和字間距，不要過于擁擠。
對于電子記錄，要注意錄入的規范。選擇合適的字體和字號，注意段落格式和標點符號的正確使用。并且要及時保存記錄，防止數據丟失。
三、會議禮儀方面
尊重與會者
在會議記錄過程中，要保持安靜，不要因為記錄而干擾會議的正常進行。避免在會議中頻繁詢問發言人，除非是為了澄清關鍵信息。如果需要提問，要選擇合適的時機，并且語氣要禮貌、謙遜。
尊重每個與會者的發言，不要因為個人觀點或者對發言人的偏見而選擇性記錄。要以客觀、公正的態度記錄所有有價值的內容。
對于發言中的隱私信息或者機密內容，要嚴格保密。會議記錄通常是內部文件，不能隨意泄露其中涉及的敏感信息。
遵守會議規則
按照會議組織者的要求進行記錄。有些會議可能對記錄的方式、內容范圍或者格式有特殊規定，記錄者要嚴格遵守這些規定。
在會議過程中，不要隨意打斷會議進程來整理記錄或者進行其他無關操作。
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