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總結:PowerPoint技巧大集合(2)
【簡 介】
在閱讀本文之前,你可能已經使用了很長時間的Microsoft PowerPoint,你能夠自己創建演示文稿并把它們有效地組織到一起,甚至還能幫助那些初學者。
為了方便你進行設計,PowerPoint中包含了相當多的預定義動作路徑。如果想要指定一條動作路徑,選中某個對象,然后從菜單中選擇“幻燈片放映” “自定義動畫”。在“自定義動畫”任務窗格中點擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預定義的動作路徑,比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預置路徑,還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確!邦A覽效果”復選框被選中,然后點擊不同的路徑效果進行預覽。當你找到比較滿意的方案,就選擇它并按“確定”按鈕!
PowerPoint也允許你自行設計動作路徑。選中某個對象然后從菜單中選擇“添加效果” “動作路徑” “繪制自定義路徑”,然后再從列表中選擇一種繪制方式(如自由曲線)。接著用鼠標準確地繪制出移動的路線!
在添加一條動作路徑之后,對象旁邊也會出現一個數字標記,用來顯示其動畫順序(如圖2所示)。還會出現一個箭頭來指示動作路徑的開端和結束(分別用綠色和紅色表示)。你還可以在動畫列表中選擇該對象,然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項進行調整(在“自定義動畫”任務窗格)。
各種各樣的小技巧
增加更多可取消操作數。所有的Office用戶都知道“編輯” “撤銷”命令(Ctrl-Z)能夠撤銷最后一步操作。如果點擊“撤銷”圖標旁邊的下拉箭頭,還能允許你撤銷若干次操作以回到早先的工作狀態。在默認情況下PowerPoint最多允許你撤銷20次操作,但實際上你可以把這個上限提高到150次。選擇“工具” “選項”,然后點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區域的“最多可取消操作數”字段輸入你想要的數值(從3到150均可),然后點擊“確定”退出。需要注意的是,當你增加PowerPoint的最多可取消操作數時,它所占用的PC內存也會隨之增加!
重復利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已經做過相同或者類似的幻燈片,在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果,而不需要從頭再來一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻燈片直接插入當前的演示文稿。首先,在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當前的演示文稿。用鼠標點擊你所要插入新幻燈片的位置,選擇菜單中的“插入” “幻燈片從文件”打開一個“幻燈片搜索器”對話框(如圖3所示)。在“搜索演示文稿”選項卡中輸入文件名(或者用瀏覽方式找到它),然后按Enter鍵。點擊你想要插入的幻燈片,然后按“插入”按鈕!
另外,你還可以點擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當前文稿。
演示文稿只能使用一個設計模板,現在已經沒有這種限制;你可以在一個演示文稿中應用任意多個模板。比如,你可能會應用第二個模板來引入一個新的話題或者引起觀眾的注意。為了實現這個目標,你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿,并且讓標記區域也顯示在屏幕左側。在“幻燈片”標記中,點擊你想要應用模板的一個或多個幻燈片圖標。從菜單中選擇“格式” “幻燈片設計”(或者直接點擊“設計”按鈕)來顯示“幻燈片設計”任務窗格。選中你想要應用的模板圖標,然后點擊模板圖標右側的下拉列表箭頭,并選擇“應用于選定幻燈片”!
導入文檔。如果你想在演示文稿中輸入的文字已經存在于Word文件,就不需要再手工輸入一遍。你可以在PowerPoint中直接打開那個Word文件。你也許需要對導入的文檔進行一些格式上的調整,但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個提示:如果原來的Word文件使用了大綱標題,導入的效果是最好的!
首先在PowerPoint中選擇“文件” “打開”。在“打開”對話框中,點擊“文件類型”右邊的下拉箭頭,然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PowerPoint中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。
使用“自動調整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現了太多的文字,你可以用“自動調整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點擊文字區域就能夠看到區域左側的“自動調整”按鈕(它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線),點擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個幻燈片間的文本”。
輸出數據到Word文檔。有時候你需要把演示文稿以文字的形式分發給同事或客戶,此時把演示文稿輸出為Word文檔是最好的方法!
在PowerPoint中,選擇“文件” “發送” “Microsoft Word”。在“發送到Microsoft Word”對話框中選擇你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如,你可以選擇“只使用大綱”來創建僅帶有文字的文檔;選擇“空行在幻燈片旁”則可以創建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后,點擊“確定”按鈕把演示文稿發送給Word!
花一些時間練習一下上面的幾種技巧吧!它們會讓PowerPoint比以往更好地為你服務。
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