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      1. 房地產開發企業檔案管理制度

        時間:2022-07-16 09:56:44 制度 我要投稿

        房地產開發企業檔案管理制度范本

          在不斷進步的社會中,制度對人們來說越來越重要,制度一經制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動的準則和依據。相信很多朋友都對擬定制度感到非?鄲腊桑旅媸切【帪榇蠹沂占姆康禺a開發企業檔案管理制度范本,僅供參考,大家一起來看看吧。

        房地產開發企業檔案管理制度范本

          1.主要內容及適用范圍

          本制度規定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

          2.檔案的管理機構

          2.1公司辦公室是檔案管理機構,公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。

          2.2文書結案后,財務資料,技術資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、技術部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術資料由技術部負責歸檔,工程完工后移交濱海新區大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。

          2.3各部室、各單位或個人視實際需要,經公司領導批準后可留存影本。

          2.4公司檔案員(兼)主要工作職責

          2.4.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;

          2.4.2對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導和監督;

          2.4.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;

          2.4.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;

          2.4.5提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。

          3.歸檔范圍

          3.1政府及上級部門法規性文件資料。包括上級頒發、需公司執行的,或由行業發行的各種標準、規章制度等。(由辦公室負責歸檔并保存)

          3.2公司內部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司體系文件;公司總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃;公司年度、月度工作總結和調查報告。公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔并保存)

          3.3公司內部資質資料。包括法人營業執照、企業代碼證、資質證書。(由辦公室負責歸檔并保存)

          3.4公司項目開發資料。包括國有土地許可證、建設用地批準書、建設用地規劃許可證、施工許可證、預售許可證等。(由開發部負責歸檔移交辦公室保存)

          3.5公司工程技術資料。包括各類工程圖紙等。(由技術部負責歸檔并保存)

          3.6公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔并保存)

          3.7公司項目預決算資料。(由預決算部負責歸檔并保存)

          3.8公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔,并移交濱海新區大港檔案館保存)

          3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔并保存)

          3.10公司財務憑證。(由財務料整理并保存)

          3.11公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓、任命、工資審核記錄等相關資料。(由辦公室負責歸檔并保存)

          3.12公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔并保存)

          3.13公司榮譽證書資料。公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔并保存)

          3.14聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔并保存)

          3.15題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負責歸檔并保存)

          4.檔案管理的基本程序包括

          檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。

          5.檔案的收集

          檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。

          5.1立卷歸檔的時間

          5.1.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在十日內整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內辦理交接手續。

          5.1.2對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

          5.3立卷歸檔的要求

          5.2.1各部室設立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規定的歸檔時間內,把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。

          5.2.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執一份。

          5.2.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

          5.2.4立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

          5.2.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

          5.2.6立卷應以各部室形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

          5.2.7立卷應以部室為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。

          5.2.8立卷應把上級文件與公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

          5.2.9立卷歸檔后,發現需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

          5.2.10文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規律進行排列,系統地反映問題,做到查找方便。

          5.2.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

          5.2.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

          6.檔案的借閱

          6.1檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經公司總經理批準后方可查閱。

          6.2各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經公司總經理批準后方可借閱。

          6.3檔案借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證,不得轉借。

          6.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。

          6.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

          6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

          6.7借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。

          7.檔案保密要求

          7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

          7.2有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司總經理批準。

          7.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經公司總經理批準。

          7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

          7.6企業在職工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之后,方能調離。

          8.超期檔案的銷毀

          8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報公司總經理批準后,按規定銷毀。

          8.2經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

          8.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽字。

          9.檔案的保管檔案保管工作應做到四不:

          不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。

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