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學生資助檔案管理制度
在當下社會，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的學生資助檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
學生資助檔案管理制度1
第一章總則
第一條為規范華北電力大學學生資助檔案，維護學生資助檔案真實、完整和安全，規范學生資助工作，現根據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《華北電力大學檔案管理辦法》(華電校檔〔2013〕1號)等相關文件，結合學生資助工作實際，特制定本辦法。
第二條學生資助管理中心負責統籌全校學生資助檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和使用等管理工作，學生資助工作領導小組對學校學生資助檔案管理負主要責任。
第三條本辦法所稱學生資助檔案，是指涉及資助業務的部門在落實資助政策過程中，直接形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是落實國家和學校資助政策的重要憑證。包括但不僅限于學生注冊學籍審批名冊、受助申請、受助資格審查與公示、學校審核、學生異動管理、資助資金發放與管理等全部文件資料。
第四條學生資助檔案分為文件類、表冊類、財務類、電子類四大類。
第五條學生資助檔案的保管期限分為永久和定期，具體辦法參見《華北電力大學檔案管理辦法》。
第二章檔案管理機構及職責
第六條學生資助管理中心是學生資助檔案工作的管理部門。各學院分管學生工作黨委(黨總支)副書記是檔案管理工作的具體負責人，各學院配備兼職檔案管理人員，并保持相對穩定,按學校要求落實本單位學生資助檔案的管理工作。檔案管理人員應具備專業基礎知識及檔案基礎知識，熟悉業務，忠于職守，保障資助信息安全。
第七條學校學生資助管理中心職責
(一)學生資助管理中心應接受同級教育行政部門和檔案行政管理部門的業務指導，應依法為教育部門、金融機構、受助學生和家長等提供檔案信息查詢服務。
(二)學生資助管理中心全面負責指導各學院資助業務檔案管理工作，進行業務培訓、指導、監督和檢查，確保學生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
(三)學生資助管理中心督促各學院對本院學生資助檔案的接收、保管統計和使用，負責到期學生資助檔案的鑒定銷毀指導工作。已畢業學生的需要永久保留的學生資助檔案由學生資助管理中心保管五年后,移交檔案館保存。
(四)學生資助管理中心針對紙質檔案應建立具有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用學生資助檔案柜，學生資助檔案應使用密集架或專用鐵皮柜保管;針對電子檔案應做好備份，同時確保網絡安全性、資助信息安全，并同有訪問權限的管理人員簽訂保密協議。檔案的保密工作按照國家和學校的規章制度執行。
(五)學生資助管理中心應建立檔案工作檢查、考核和獎勵制度，明確專(兼)檔案人員的崗位職責，對于在檔案工作中做出顯著成績的學院和個人，予以獎勵和表彰。
(六)學生資助管理中心應建立檔案工作處罰制度，對于違反《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《華北電力大學檔案管理辦法》、《華北電力大學學生資助檔案管理辦法》的行為，按照有關規定予以處理，有下列行為之一的，學校應當對直接負責的主管人員或直接責任人員依法給予行政處分;涉嫌犯罪的應依法移送司法機關追究刑事責任:
1.玩忽職守造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的。
2.違反保密規定擅自提供，抄錄或公布檔案的。
3.涂改或偽造檔案的。
4.擅自出賣、贈送或交換檔案的。
5.不按規定歸檔或拒絕歸檔的，阻止別人依法歸檔或者將檔案據為已有的。
6.其它違反檔案法律法規、信息安全法規和學校有關檔案管理規章制度的行為。
第八條學院檔案管理員職責
(一)嚴格按照本辦法的規定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業務紙質和電子材料。收集過程中應對學生資助檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的文件材料，應退回整改，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改(整理方法參見《華北電力大學檔案管理辦法》)。
(二)學院學生資助檔案管理人員應及時將本部門各崗位人員手中已辦結的.學生資助業務材料收集齊全、整理規范、裝訂成冊并定期向學生資助管理中心檔案室歸檔;本部門已畢業學生的學生資助檔案，應于學生畢業后6個月內向學生資助管理中心檔案室歸檔，辦理歸檔交接手續。
(三)未按規定建立檔案工作，不按規定移交檔案，給受助學生造成損失的，將依照《檔案法》、《華北電力大學檔案管理辦法》等有關規定予以查處，并追究單位領導及相關人員的法律責任。
第三章歸檔范圍
第九條學校學生資助管理中心檔案歸檔范圍
(一)全校資助經費預算及監管。資助專項資金預算文件、資助資金撥付銀行憑證，資助經費管理、撥付及使用等相關資料。
(二)各類由教育部、全國學生資助管理中心下達的資助政策文件。
(三)全日制教育學生學籍注冊、變動。包括轉入、轉出、留級、休學、退學、注銷、復學、死亡的學生等情況名冊(僅限于教務處提供的學籍注冊、變動批復名冊復印件)。
(四)學院“獎勤助貸補免”等資助項目學生初審名冊，校內公示結果及投訴處理情況。
(五)學生資助誠信電子檔案，范圍涵蓋學生個人繳費、貸款、受助等誠信狀況信息。
(六)定期或不定期檢查學院落實學校資助政策情況的信訪、舉報、投訴資助工作違紀違規案件調查取證、處理結果等相關資料。
第十條學院檔案管理人員檔案歸檔范圍
(一)“獎勤助貸補免”及家庭經濟困難學生資格認定等初審材料。
(二)學生資助誠信紙質和電子檔案，范圍涵蓋學生個人繳費、貸款、還款及受助等誠信狀況信息。
(三)公示結果及學生、群眾投訴處理記錄，信訪事件核實等過程中形成的有價值的各種載體、介質等不同形式的材料。
第四章附則
第十一條本辦法自印發之日起施行。
第十二條本辦法解釋權歸華北電力大學學生資助工作領導小組。
學生資助檔案管理制度2
為了保護好獎助金、助學貸款、困難學生資助等項工作的紙質檔案，維護紙質檔案的`完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業務，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
二、資助工作中形成的具有保存價值的文件資料，都必須及時歸檔保存。
三、檔案資料歸檔后要進行分類、編目和鑒定工作。
四、檔案資料做好防潮、防塵和防蟲等保護工作。
五、檔案資料存放要排列有序，編制相關的檔號，便于查找。
六、定期對檔案保管的狀況定期進行檢查、清理和核對。
七、檔案外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。
八、年終組織收集整理有關資助資料，分類裝訂、分類編號、分類保管。
學生資助檔案管理制度3
第一條為規范學校學生資助工作檔案(以下簡稱“資助檔案”)管理，保證資助檔案真實、完整和安全，充分發揮資助檔案的作用，根據上級有關要求，結合我區實際，制定本辦法。
第二條學校學生資助管理工作領導小組，負責本校資助檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
第三條本辦法所稱資助檔案，指學校在學生資助管理工作中形成的具有保存和查考價值的各種文字材料、圖表、聲像圖片、電子文檔等不同載體的過程記錄。
1.資助管理工作文件：
(1)國家、省、市、區相關文件;
(2)學校有關文件:學校學生資助管理工作領導小組構成與職責，班級民主評議小組構成與職責，資助工作制度、計劃、方案、總結與記錄等。
2.政府資助管理材料：
(1)資助申請表，附：家庭經濟困難證明(建檔立卡、低保、孤兒、殘疾等證件復印件或證明)，身份證明(戶口頁和身份證復印件)，受領資助費的`銀行賬戶復印件等;
(2)資助匯總表;
(3)資助公示表、公示照片及公示報告;
(4)資助發放表(資助費簽領表或銀行轉賬憑證)。
3.學校資助管理材料：學校資助(減免食宿費等)，特別是幼兒園提取事業收入資助(減免保教費、食宿費等)，要有學校資助申請表、匯總表和簽領表。
4.社會資助管理材料：要有各項社會資助申請表、匯總表及簽領表。
5.其他資助管理材料：中職學生頂崗實習材料，資助育人材料，資助宣傳材料，來信來訪與調查記錄，核查通知與回復等。
6.資助管理工作電子文檔：參照紙質材料分類歸檔并妥善保存。
第四條學校要設立資助檔案室(可兼用)，資助檔案集中于檔案室專柜保存，明確管理人員，并保持相對穩定。
第五條資助檔案在每學期學生資助工作完成后進行整理，按學期、項目分類裝訂入冊，要有目錄頁和備考頁，備考頁要注明冊內文件情況、建冊人、檢查人、建冊時間等。
第六條資助檔案用統一規格檔案盒保存。檔案盒要統一封面設計，在正面和脊面注明該盒檔案文件名稱，包括學校、年份、學期、項目、冊號等(如xx學校xx年xx學期xx項目材料共x冊第x冊)。
第七條資助檔案不對外開放，學校依法為教育、紀檢和監察等部門提供檔案信息查詢服務。外單位、學生和學生家長要求查閱資助檔案的.，須經學校批準，并辦理登記手續。查閱者不得丟失、損毀、涂改資助檔案。
第八條資助檔案保存期限為六年。資助檔案保存到期銷毀時，要有三名資助管理人員在場，填寫好銷毀記錄并簽字，銷毀記錄永久保存。
第九條本辦法由區學生資助管理中心負責解釋。
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