小區檔案管理制度

小區檔案管理制度

　　在生活中，各種制度頻頻出現，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家整理的小區檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

小區檔案管理制度1

　　管理處的服務過程是小區運營的最基本的組成部分。負責公共區域各地點的各項服務場地管理,也是面對業主各類服務關系。管理處的工作質量的優劣還會影響到日后業主對管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業主管理任務:

　　管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業主檔案及服務內容,才可能更好的服務業主。

　　2.管理處業主管理的日常工作包括:

　　及時上行下達業主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　協調與業主之間的.關系,加強橫向溝通;

　　做好與業主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

　　接聽業主投訴,解決業主投訴;

　　接聽業主工程報修電話,及時聯系修復;

　　3.業主檔案管理

　　業主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般

　　業主檔案包括以下的資料:

　　收集業主單位資料

　　業主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業主裝修工程文件

　　業主遷入時填具之資料

　　業主資料補充

　　業主聯絡資料

　　緊急事故聯絡人的資料

　　管理人員在日常職務常與業主人事變遷資料

　　業主與管理處往來文件

　　業主違規事項與欠費記錄

　　業主請修記錄

　　業主投訴記錄

　　10)業主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

小區檔案管理制度2

　　1.0業主檔案構成規定

　　1.1業主檔案

　　1.1.1 業主個人資料

　　1.1.1.1業主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯系電話、辦公電話

　　1.1.1.3 業主(法人)聯系電話、緊急事故聯系人及聯系方式

　　1.1.1.4 身份證件復印件

　　1.1.1.5營業執照、稅務登記、企業法人代碼證復印件(企業)

　　1.1.1.6業主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業)

　　1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯系方式

　　1.1.2.3與業主關系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯系方式

　　1.1.3產籍資料

　　1.1.3.1購房合同復印件

　　1.1.3.2房地產權書復印件

　　1.1.3.3房屋面積測繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書

　　1.1.3.5收樓證明書及確認書

　　1.1.3.6收樓驗收表

　　1.1.3.7業主領取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書

　　1.1.3.9防火責任書

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業主(臨時)公約

　　1.1.3.12前期物業管理服務協議(如有)

　　1.1.3.13物業使用及管理服務公約(細則)

　　1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協議

　　1.1.4物業使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業執照、資質證書、裝修管理服務協議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業使用記錄

　　1.1.4.3單元物業維修保養記錄

　　1.1.4.4單元物業維修派工單

　　1.1.4.5單元物業投訴記錄

　　1.1.4.6各種業主委托書、授權書、申請書、保證書

　　1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件

　　1.1.4.8物業出租資料(物業租賃協議、承租人身份證明或營業執照(企業)、稅務登記證(企業)、法人代碼證(企業)、聯系方式、緊急聯系人及電話、承諾書、管理公約)

　　2.0業主檔案管理規定

　　2.1業主檔案由客戶服務部設專人統一負責管理,客戶主管負管理責任

　　2.2業主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業主檔案應按照《業主檔案構成規定》逐步安善內容

　　2.4業主檔案應保持完整、準確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施

　　2.6 對業主檔案的.保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放

　　2.7業主檔案的順序登記在與內容有關和〈業主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8 對保管的業主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發現缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

　　2.9建立業主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據

　　2.10業主檔案通訊電話聯系方式發生變化及業主發生更替或物業使用發生變化時,應將變化情況及時記錄在業主檔案中

　　2.11業主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經客戶主管辦理手續生方可查閱

　　2.12業主檔案應永久保存,并注意適時更新

　　2.13業產檔案應包括的內容(包括但不限于):業主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產籍資料、裝修資料、物業使用資料等

　　2.14違反本規定,視情節處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

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