采購管理制度集錦
在日新月異的現代社會中,大家逐漸認識到制度的重要性,制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編精心整理的采購管理制度集錦,希望對大家有所幫助。
一、原材料供應商管理制度供應商開發
1、制定目的
為規范供應商開發流程,使之有章可循,特制定本規章。
。、適用范圍
本公司原材料供應新廠商之開發工作,除另有規定外,悉依本規章執行。
。、原材料供應商開發程序
原材料供應商開發權責
(1)生產部使用原材料,由外聯物料部負責供應商開發主導工作,由技術部門確認產品質量。
。2)研發部使用材料,由研發部門確認負責供應商開發主導工作,外聯物料部負責協助工作。
。3)一般物料、配件由外聯物料部負責開發主導工作,使用部門提出相關意見或建議。
。4)生產專用設備由使用部門負責供應商開發主導工作,外聯物料部負責協助工作。其他一般設備由外聯物料部負責供應商開發主導工作。
(5)研發部、品管部、技術部、生產部、外聯物料部組成廠商調查小組,負責原材料供應商的調查評核。原材料供應商的更換
(1)研發部、技術部、品質部確認更換產品的質量。并提交樣品測試報告。
。2)外聯物料部確認更換產品的性價比。
。3)由外聯物料部提交申請經主管副總審核簽字方可更換供應商。
原材料供應商基本資料表
應由原材料廠商填寫《供應商基本資料表》,由采購員進行核實。該表包括下列內容:
。1)公司名稱、地址、電話、傳真、E—mail、網址、負責人、聯系人。
(2)公司概況,如資本額、成立日期、占地面積、營業額、銀行訊息。
(3)設備狀況。
。4)人力資源狀況。
。5)主要產品及原材料。
(6)主要客戶。
(7)其他必要事項。
外聯物料部采購員填寫《供方評審記錄表》,由外聯物料部經理簽字審核。
供方評審記錄表,一般包括下列內容:
。1)產品質量、質量保證體系情況
。2)生產能力、交貨是否準時。
。3)售后服務情況。
。4)價格是否合理。
外聯物料部采購員填寫《供方情況調查表》,由外聯物料部經理簽字審核。:
供方情況調查表,一般包括下列內容:
(1)有無專職檢驗機構。
。2)專職檢驗人員素質。
。3)有無必要的質量管理制度。
。4)檢驗手段如何。
。5)計量制度是否健全。
。6)有無檢驗臺帳和原始記錄。
。7)有無器件借用制度。
。8)產品有無合格證制度。
。9)有無不合格品管理制度、執行情況。
(10)質量問題處理程序如何。
(11)有無進度保證制度。
。12)有無成品包裝、運輸保護措施。
原材料供應商開發流程
(1)尋找原材料供應商。
。2)填寫原材料供應商基本資料表。
。3)與原材料供應商洽談。
。4)作樣品鑒定。
。5)原材料供應商問卷調查。
。6)提出原材料供應商調查評核之申請。
二、采購管理制度定購采購流程
1、制定目的
為落實物料、零件采購作業管理,確保采購工作順暢,特制定本規章。
2、適用范圍
本公司物料、零件之訂購、采購管理業務。
3、請購規定
請購的提出,核準權限
。1)原材料的提出:生產部根據生產計劃提交下月原材料的需求量,由生產部經理簽字確認。
。2)設備/配件和其他生產低耗品的提出:由各部門提交《設備/物料采購申請單》,由各部門經理簽字確認,報外聯物料部確認后以呈批件形式由主管副總簽字生效后才能采購。
物料采購核準權限
。1)原材料的核準權限,接受生產部提交的下月原材料的需求量表格,采購員需先與倉庫核對原材料數量,確定采購數量,做出采購計劃,經部門經理簽字確認。
。2)配件和其他生產低耗品的核準權限,根據各部門提交的《設備/物料采購申請單》,外聯物料部應本著節約原則及時落實該配件或耗材的使用情況(包括用于哪里,用多少,一個配件可使用的時間是多長)。如有疑義應及時與申購部門溝通。外聯物料部確認后以呈批件形式由主管副總簽字生效后才能采購。
4、采購規定
采購方式
本公司采購方式一般有下列幾種:
。1)集中采購
。2)合約采購
。3)一般采購
除(1)(2)以外之物料,采用隨需求而采購之方式。
采購作業規定
詢價、議價
。1)采購人員接獲核準后之《設備/物料采購申請單》,應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象。(目前各原材料只有一家供應商)
。2)專業材料、用品或項目,外聯物料部應會同使用部門共同詢價與議價。
。3)采購議價采購交互議價之方式。
。4)議價應注意品質、交期、服務兼顧。
合同的簽訂
(1)合同的內容包括
貨物名稱,型號,數量,單價,總價格,發票,包裝
交貨地點,到貨日期
付款條件及方式
技術指標
驗收
爭議的解決
不可抗力
檢驗及索賠
。2)合同的制定
合同草稿由外聯物料部制定,其技術指標由技術部、品質部或使用部門簽字確認。
呈核及核準
。1)采購人員詢價、議價完成后,于《設備/物料采購申請單》上填寫詢
價或議價結果。
。2)標準擬訂購供應商、交貨期限與報價有效期限,經主管審核,并依采購核準權限呈核。
。3)采購核準權限規定,不論金額多寡,均應先經采購經理審核,主管副總核準。
(4)對于其他生產低耗品的采購,外聯物料部門接到申購部門《設備/物料采購申請單》后先落實是否需求購買,無誤后應按實際需求內容填寫《呈批件》,詳細說明所購物品原因、數量、預計金額。報主管副總審批簽字后購買。
訂購作業
。1)采購人員接獲經核準之《設備/物料采購申請單》后,根據《采購計劃》應以《采購訂單》形式向供應商訂購物料,并以電話或傳真形式確認交期。
。2)合同采購根據采購合同填寫合同簽訂申請單,并由物料部采購員簽字確認合同內容,申請部門簽字確認使用目的以可以生產的產品數量,物料部經理簽字審核,由財務主管簽字核實資金,再呈主管副總審批簽字后實施采購。
(3)采購人員應控制物料訂購交期,及時向供應商跟催交貨進度。
驗收與付款
。1)經品質部檢驗合格簽字后辦理入庫手續,不合格產品與供應商聯系退貨。
。2)依財務管理規定,辦理供應商付款工作。
三、采購管理制度采購價格管理
1、制定目的
為確保材料高品質低價格,從而達成降低成本之宗旨,規范采購價格審核管理,特制定本規章。
2、適用范圍
各項原物料采購時,價格之審核、確認,除另有規定外,悉依本規章處理。
3、價格審核規定
報價依據
技術部提供新材料之規格書,作為外聯物料部成本分析之基礎,也作為供應商報價之依據。
價格審核
。1)供應商接到規格書后,于規定期限內提出報價單。
。2)外聯物料部一般應挑選三家以上供應商詢價,以作比價、議價依據。
(3)外聯物料部經理審核,認為需要再進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經理親自與供應商議價。
價格調查
。1)已核定之材料,外聯物料部門必須經常分析或收集資料,作為降低成本之依據。
。2)本公司各有關單位,均有義務協助提供價格訊息,以利外聯物料部比價參考。
。3)單價漲跌之審核流程,應同新價格審核流程。
。4)采購數量或頻率有明顯增加時,應要求供應商適當降低單價。
四、采購管理制度采購品質管理
1、制定目的
規范采購過程的品質管理規定,使采購品質管理有章可循。
2、適用范圍
本公司物料采購、驗收、索賠等過程的品質管理,除另有規定外,悉依本規章執行。
3、采購品質管理規定
文件資料要求
物料訂購前,本公司應提供下列文件資料,或在訂購單、采購合約內予以明確規定:
。1)訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。
。2)產品技術精度、等級要求。
。3)各種檢驗規范、標準或適用規格。
合格供應商之選擇
物料采購,除經總經理特準外,均需向合格供應商訂購。
品質保證之協定
愿材料料之采購,應由供應商承負品質保證之責任,并在訂購前明確,本公司要求供應商承諾下列品質保證:
。1)供應商應保證產品制造過程的必要控制與檢測。
。2)供應商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。
。3)供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。
。4)接受本公司必要之供應商調查、評鑒。
進貨驗收之規定
供應商提供之物料,必須經過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作,主要包括下列幾項:
。1)采購員需確認訂購單、供應商、到貨日期、物料的名稱與規格。
(2)倉庫管理員需確認數量。
(3)品質部需確認品質檢驗并填寫檢測報告。
。4)檢驗合格后由采購員辦理入庫手續。
退還不合格品
對檢驗合格物料,入庫后應予以明確標識,以確保后續品質之可追溯性(如供應商名稱、物料規格、數量、交貨時間、檢驗人員等級料之標注,以便追溯、區分、使用之方便)。
品質糾紛處理
有關采購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下:
處置依據
以雙方事先約定之品質標準作為處置依據,并于訂購單上詳細說明,其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的,原則上以本公司之要求為依據。
采購物料退貨與索賠
(1)擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后,通知采購員。
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