備用金管理制度
在日常生活和工作中,我們都跟制度有著直接或間接的聯系,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,以下是小編收集整理的備用金管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
備用金管理制度1
備用金管理制度
1.本公司各部門零用周轉金的劃撥采取定額式,各部門劃撥1 000元,以供日常零星開支之用。
2.各部門的備用金限用于購置消耗性文具用品及事務性臨時開支,其余購置器具修繕或金額較大的`開支,均應先行呈準后始得辦理。
3.各部門應于每周六抄報本周諸項費用開支,限次周星期一送會計科審核,次周星期三由會計科按各單位核準金額劃撥,但開支申請金額較少者,合并至下周統一劃撥。
4.各部門按周抄報該部門費用時,應按次序編號填制備用金報表,一式兩份,一份自行留底存查,一份送會計科憑以核對。
5.各部門申請核撥時,應將發票或收據貼于原始憑證粘貼頁上,在粘貼頁右下端應有部門主管、申請人簽章證明。
6.索取發票或收據時,應注意本公司抬頭、廠家及負責人簽章品名、金額、數量等。
7.會計科審核各部門備用金申請,須會同有關單位按其授權范圍審核各項費用,并通知單位。
8.各部門備用金賬務處理以不設立賬簿記載為原則,僅以備用金周報表代替。備用金(現金)報表代替現金簿,備用金(各項費用)明細表代替費用明細賬。
9.各部門各項費用應于發生當月報銷。
10.本辦法未定事項,按慣例或會計一般處理原則辦理。
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備用金管理制度2
一、目的
為了加強公司各部門備用金的管理,提高資金利用效率,有效控制資金占用,特制定本制度。但必須做到?顚S茫瑢H藢Y~管理,不得挪用和貪污,一經發現嚴肅處理。
二、范圍
是各部門人員用作日常辦公用品開支、項目管理及實施、差旅費、搬運、貨運、臨時網費及日常性費用之類的借用款項。
三、職責
1、由財務中心門負責備用金的審核、發放和收回;
2、由各有關部門負責人負責備用金發放的初審及協助備用金的收回;
3、由總經理負責備用金的審批。
四、備用金分類
為保證日常臨零支付而單獨儲備的現金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種:
1、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金,具有時間長、比較固定的特點;
2、臨時備用金是指因公司業務需要而暫時借支的現金,具有一次性、時間較短的特點;
3、出納備用金是指因結算需要而準備的庫存現金,具有金額較大、流轉快的特點,一般不超過規定限額。
五、管理要求:
1、備用金帳戶由專人負責,實行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報財務中心備案;
2、備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄,備用金帳戶按季度結清,備用金管理員應于每季度10號前將收支情況以電子報表形式報公司財務中心;
3、公司財務中心有權對各部門的備用金帳戶進行不定期清查,備用金的支出要嚴格遵守公司的制度,不得出現白條抵帳,未經同意任何人無權轉借備用金;
4、定額備用金每年為一次周轉期,即年底收回備用金,備用金歸還后如需要繼續借用,其借款審批手續需重新辦理。
六、備用金的使用程序:
1、定額備用金和臨時備用金的使用:
1)借款部門填寫《備用金申請表》——部門經理簽字——中心負責人簽字——財務中心核簽備用金額度——總經理審批——會計記帳——出納審核付款;
2)各部門內部使用備用金,備用金專管員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款;
3)備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出,每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶,并將備用金帳戶的收支情況報財務中心備查;
4)借用備用金的人員應及時沖賬,對無故拖延者,備用金專管員發出催辦通知后還不辦理者,備用金專管員可通知財務中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。
2、出納備用金的使用:
1)出納填寫《備用金申請表》——財務經理審核——總經理審核——執行董事審批,
填寫基本戶銀行支票(或網上銀行轉帳提現)——會計根據相關票據記帳。
2)出納備用金必須注意安全第一原則,有專用保險柜存放現金,并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。
3)保險柜隔夜存放現金額不得超過控制金額,特殊情況下的`大額存放,必須及時向財務經理報告,以便采取相應的安全措施。
4)出納備用金必須日清月結,每天核對帳實數據。
5)出納備用金的直接責任人為當事現金出納員,財務中心經理負管理責任。
3、因人員調動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的,必須辦理變更手續,變更方法采用借還兩條線,即原責任人辦理還款,新責任人辦理借款。
4、備用金的申請必須嚴格遵守公司的管理制度,由部門提出申請,經部門負責人、中心負責人審核,財務中心核準,公司總經理審批后,方能劃入指定帳戶或領取現金;
5、上年度備用金帳戶沒有結清的,不能申請下年度的備用金
七、其他相關規定:
1、從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金,僅作為暫借款,在結算時由財務中心負責收回;
2、備用金借款的員工一旦離開公司或調離崗位,應在離開或調離之前還清備用金。部門負責人有義務及時通知財務中心清帳,否則,造成的損失由相關部門負責。若無法歸還且造成經濟損失的,借款人承擔相應的法律責任;
3、使用備用金人員應及時辦理結算手續,公司將不定期地對備用金私用現象進行檢查,促使備用金處于正常狀態。
八、懲罰
1、出納在審批手續不全情況下借支備用金的,按借支金額10%處罰,情節嚴重者直接除名并追究其法律責任;
2、到期臨時備用金借款未及時收回的,也無法提供其他特批書面報告的,每發現一筆,對出納扣罰100元;
3、對于超過周轉期還不能足額歸還備用金的,財務中心有權在工資中扣除,并對未歸還部分按月利率1%計算利息,計息日期從借款之日起計算;因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續借的,必須提出書面報告,并經中心負責人審核,總經理批準后免于罰息,提交財務中心備案;
4、財務中心負責人負責對備用金定期盤點(一個月不少于一次),對因未及時盤點而出現的損失承擔連帶責任;備用金盤點損失,一律由責任人賠償;
5、若借款人拒不歸還(超過歸還時間一個星期),由出納提出申請經批準后,告知人力行政中心相關人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理,每次處罰100元,造成損失的,由責任人承擔.
6、財務中心對借款人的借款信用進行評定,對于逾期還款或拒不還款等人員,嚴格控制以后借款,甚至取消借款資格;
九、附則
1.本管理制度解釋權、修訂權歸人力行政中心。
2.本管理制度自20xx年10月01日起執行。
備用金管理制度3
為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。
一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。
二、備用金范圍
1、采購零星客戶禮品備用金;
2、個人因公出差零星開支備用;
3、項目突發事件備用金;
4、其他備用金。
三、實行備用金制度有利于項目部工作人員積極靈活地開展業務,從而提高工作效率,但必須做到?顚S,不得挪用、轉借他人或用于其他用途,一經發現,將嚴肅處理。
四、備用金借款和報銷手續程序
1、工作人員需臨時借用備用金時,先到財務部索取“借款單”,財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”,一式兩聯,借款人按規定的格式內容填寫借款單,并按流程辦理簽字手續。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整,經審核無誤后才能辦理付款手續。
2、借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取“報銷單”,填寫好“報銷單”的各項規定內容,并經主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據財務制度規定認真審核無誤后,辦理報銷手續。
3、借款人辦理報銷手續時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的`超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
4、因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定,撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金,備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續借款(備用金管理人員可由財務人員管理)。對因特殊原因不能按時結算的,須提前向財務負責人說明原因,經財務負責人同意后,方可延期。
五、備用金額度
1、采購客戶零星禮品用款,單次不得超過20xx元,超過20xx元的禮品采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規定的程序經審核批準后,到公司財務部辦理貨款支付、結算手續。以上禮品采購必須由部門副總及公司副總審批簽字。
2、員工因公出差借款,按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
部門副總級別:200元/天
部門經理或以上級別:150元/天
普通員工級別:100元/天(此金額包含餐費超出補助金額自行付費)
3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為5000元。特殊情況,需由項目經理提前向公司總經理說明情況,予以審批。
4、其他借款,根據實際情況核定金額。
六、備用金使用審批權限
備用金使用由部門負責人簽字批準,部門負責人為備用金借款的第一責任人。
七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。
八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。
九、所有備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。
對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續,并沖銷當年借款。
十、本制度由公司行政人事部負責解釋和修訂。
十一、本制度自下發之日起實施。
備用金管理制度4
為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。
一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。
二、備用金
備用金是指公司員工以現金、銀行存款方式借用的用作零星開支、業務采購、公務出差等業務的款項。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金,具有時間長、比較固定的特點;臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現金,具有一次性、時間較短的特點;出納備用金是指因結算需要而準備的庫存現金,具有金額較大、流轉快的特點,一般不超過規定限額。
三、備用金管理的原則:
1、堅持預算管理原則。備用金的申報和借支必須在預算的范圍內,沒有列作預算的備用金不得借支;
2、?顚S迷瓌t。借款人不能編造借款理由,套取使用備用金,已提取的備用金不得挪作他用;
3、時效性管理原則。定額備用金的時效為一年,臨時備用金時效為一個月;
4、權責對等,責任連帶原則。部門負責人為其借用備用金員工的第一管理人,借款人為部門負責人的,主管領導為其第一管理人。第一管理人應根據實際工作需要審核下屬借用備用金的真實性、必要性和借款標準,并督促其及時辦理沖賬、還款手續。第一管理人在備用金不能按期收回時負連帶責任。
四、備用金范圍
1、采購員零星采購備用金;
2、個人因公出差零星開支備用;
3、經常性的零星開支備用金;
4、項目兼任財務人員備用金;
5、其他備用金。
五、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業務,從而提高工作效率,但必須做到?顚S茫坏门灿、轉借他人或用于其他用途,一經發現,將嚴肅處理。
六、備用金借款和報銷手續程序
1、 工作人員需借用備用金時,應先根據實際需求填寫《備用金專項報告》,到財務部索取《借款單》,財務人員根據實際需要向借款人發放《借款單》,一式三聯,借款人按規定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項,經分管領導批準后,方可到財務部辦理借款手續。財務人員審核簽字后的`《備用金專項報告》、《借款單》各項內容是否正確、完整,審核無誤后辦理付款手續。
2、 借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取《報銷單》,填寫好《報銷單》的各項規定內容,并經主管領導審批簽字后,再將《報銷單》返回財務部,財務人員根據財務制度規定認真審核無誤后,方可辦理報銷手續。
3、 借款人辦理報銷手續時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
4、 因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定,撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金,備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續借款。對因特殊原因不能按時結算的,須提前向財務負責人說明原因,經財務負責人同意后,方可延期。
七、備用金額度
1、采購員借用的零星采購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規定的程序經審核批準后,到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過10000元的采購,必須按照工程部制度規定,走合同審批程序采購。
2、員工因公出差借款,按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況,需由項目經理提前向總經理說明情況,予以審批。
4、其他借款,根據實際情況核定金額。
八、備用金使用審批權限
備用金使用由分管領導、部門負責人共同簽字批準,部門負責人為備用金借款的第一責任人。
九、 財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。
十、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。
十一、 所有各種備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續,并沖銷當年借款。
十二、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。
十三、本制度自下發之日起實施。
備用金管理制度5
目的:備用金的設立是為了一些部門或個人因為業務的特殊性而出現的,為了保證備用金的完整性和安全性,特擬定以下制度。采購員、收銀員、出納員、司機等要熟悉并遵守此制度。
1、備用金的申請
(1)要求設立備用金的'部門或個人需先填好借支單,說明原因。
(2)財務部對此進行調查和審核,如果確因業務需要,財務部請示總經理審批。
(3)經過審批同意后,申請人可到財務部出納處領取備用金。
(4)申請人領取備用金,我部即可確認其為備用金保管人(簡稱保管人),保管人負責備用金的完整和安全。
2、備用金的保管使用
(1)設立備用金的部門或個人必須對備用金?顚S,不得出現占用、挪用備用金的情況。
(2)財務部可對設有備用金的部門或個人定期或不定期地進行盤點,盤點時財務人員和保管人一起清點備用金,并填制備用金盤點表,雙方簽字確認。
(3)在對備用金的盤點當中,如果發現備用金有被占用、挪用、短缺等情況,必須由保管人立即補上,有長款情況則要求保管人解釋原因。
(4)任何人不得對保管人提出借用備用金的要求,否則,財務部有權對此行為進行處罰。
(5)如果備用金一直都發生短缺、占用、挪用等現象,我部有權對保管人進行經濟及行政處罰(經濟處罰是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政處罰是口頭、嚴重警告、最后警告等處罰)。
(6)保管人在使用備用金時,可用符合財務制度的單據到財務部報銷,經過報銷后到出納處領取相應的報銷金額。
3、備用金的歸還
(1)保管人因業務關系不需要可隨時將備用金歸還財務部,財務部開出收據給保管人以證明其已將備用金歸還。
(2)財務部在盤點備用金過程中,如發現保管人不需要備用金或備用金使用量不大,有權要求保管人在限期內歸還部分或全部備用金。
備用金管理制度6
為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。
一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。
二、備用金范圍
1、采購員零星采購備用金;
2、個人因公出差零星開支備用;
3、經常性的零星開支備用金;
4、項目兼任財務人員備用金;
5、其他備用金。
三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業務,從而提高工作效率,但必須做到?顚S茫坏门灿、轉借他人或用于其他用途,一經發現,將嚴肅處理。
四、備用金借款和報銷手續程序
1、工作人員需臨時借用備用金時,先到財務部索取“借款單”,財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”,一式兩聯,借款人按規定的格式內容填寫借款單,并按流程辦理簽字手續。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整,經審核無誤后才能辦理付款手續。
2、借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取“報銷單”,填寫好“報銷單”的各項規定內容,并經主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據財務制度規定認真審核無誤后,辦理報銷手續。
3、借款人辦理報銷手續時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
4、因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定,撥出一筆固定數額的.現金并規定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金,備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續借款。對因特殊原因不能按時結算的,須提前向財務負責人說明原因,經財務負責人同意后,方可延期。
五、備用金額度
1、采購員借用的零星采購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規定的程序經審核批準后,到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續。單筆超過10000元的采購,必須按照工程部制度規定,走合同審批程序采購。
2、員工因公出差借款,按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況,需由項目經理提前向總經理說明情況,予以審批。
4、其他借款,根據實際情況核定金額。
六、備用金使用審批權限
備用金使用由部門負責人簽字批準,部門負責人為備用金借款的第一責任人。
七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。
八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。
九、所有各種備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續,并沖銷當年借款。
十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。
十一、本制度自下發之日起實施。
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