電子文件管理制度

電子文件管理制度

　　一、 總則
　　1、 技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
　　2、 為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
　　3、 適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。
　　二、 技術文件的編制
　　1、 技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
　　具體包括：
　　1) 開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
　　2) 開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
　　3) 產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
　　4) 產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
　　2、 技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。
　　3、 技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
　　三、 技術文件的提交
　　1、 在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
　　2、 在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
　　3、 設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
　　4、 對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
　　四、 技術文件的歸檔
　　1、 各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
　　2、 技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
　　3、 文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
　　4、 各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。
　　5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
　　6、 歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
　　五、 技術文件的借閱
　　1、 任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
　　2、 若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
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