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檔案管理實現數字化與網絡化的策略
數字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結果，下面是小編搜集整理的一篇探究檔案管理實現數字化與網絡化的論文范文，供大家閱讀查看。
檔案管理要想真正的實現數字化與網絡化，需要做很多準備工作，建立完善的數據庫體系就是其中之一，因為數據庫建設質量如何直接關系到檔案信息資源是否能夠實現共享，滿足所有網絡用戶的要求，因此相關人員應該根據自身檔案管理部門的特點建立數據庫，并且收集大量的電子文件，增加檔案管理的內容。
1“數字化”的構建，給檔案事業帶來了前所未有的巨大發展機遇
1.1檔案信息資源的合理配置是檔案工作自身發展的必然選擇。檔案工作的根本目的，在于充分發揮檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務。在知識和信息已經成為經濟和社會發展首要資源的今天，要求檔案工作必須提供方便、快捷、超越時空限制的信息服務。互聯網絡的迅速擴展，網站網頁的大量涌現，以及信息服務的潮涌而至，無疑為我們開拓檔案服務的時空范圍，擴大社會化利用提供了難得的發展機遇。
1.2城域網的建設，架起了連接檔案館和因特網的橋梁，使“天塹”變為“通途”.各級各類檔案館作為管理檔案的機構，保存著大量的檔案信息，但信息的利用率卻相對較低，大量的信息資源鎖在“深閨”.如果將這些信息公布于因特網上，憑著其歷史記錄的原始性、真實性、權威性特點，相信會吸引大量的讀者閱覽檔案信息，從而使檔案館擴大影響，達到開發利用檔案信息資源的目的，實現其社會功能。同時，也會給檔案館提供無限生機。
1.3隨著網絡工程的深入開展，必將產生大量的電子文件，具有保存價值的電子文件，必須歸檔保存。電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案將逐步成為檔案館館藏中的主流成分，對電子檔案如何接收、管理、提供利用及信息共享與信息安全等，勢必成為檔案館事業在新形下發展需要面對的新問題。
2推進檔案信息化建設的步伐，大力開發檔案信息資源的措施
2.1積極主動地將館藏檔案與網絡信息相結合，加快檔案數字化管理進程。檔案數字化，其手段就是對檔案實現全文存儲，它在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。
2.2加快數字檔案館建設，努力適應飛速發展的檔案利用需求。數字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結果。數字技術的應用完善并發展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久。數字檔案檢索系統方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現檔案的異地查找。利用網絡的交互方式，數字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案服務的落后面貌。
3檔案信息資源數字化與網絡化管理需要注意的問題
3.1著重數據庫建設。檔案信息資源管理要想真正的實現網絡化，第一需要做的就是數據庫建設，因為數據庫的主要功能就是存放檔案信息，如果建設質量存在問題，那么，網絡上的檔案信息很難實現共享，也就失去了網絡化管理檔案信息的價值。因為如果數據庫建設存在問題，網絡用戶在查找相應的檔案信息時，無論什么樣的檢索要求都不能滿足檢索條件，這就給使用者帶來了一定的困擾，還有些數據庫存在重復建設的現象，造成了網絡資源的嚴重浪費。因此相關人員要將管理重點放在數據庫的建設上面，使其成為內容豐富并且使用價值極高的數據庫。
在數據庫建設方面，最為重要的就是結構的設計，這并不是一項簡單的工作，傳統的結構設計只是單純將單機數據庫簡單的地移到網絡中即可，這種結構方式并不能實現檔案信息的共享，因為在結構設計時，要由國家相關部門統一調配，有針對性的進行設計，逐漸優化結構設計方案，尤其是盡可能的避免單機數據庫存在的問題，真正的實現檔案信息資源的共享。
3.2電子文件的收集。電子檔案與傳統的紙質檔案相比，優勢的確很多，但是存在的技術會更多更復雜，有很多的影響因素阻礙其發展，面對著些問題，檔案管理部門在現階段很難獨立完成，因此可以將電子檔案信息的生成部門、檔案管理部門以及計算機管理部門有效的結合起來共同來管理檔案信息。這其中電子檔案生成部門因其是直接生成檔案的部門，因此能夠很快的識別出該檔案是否具有原始性，也就是是否具有法律效力;而檔案管理部門一直都在進行管理工作，對各項業務都了如指掌，因此可以掌握全局，發揮統籌作用;而計算機管理部門是檔案信息實現數字化與網絡的關鍵，它還掌握這最先進的網路技術。所以如果三者能夠有機結合起來，對電子信息的發展將起到不可磨滅的作用。
3.3要有完善的設備。主要設備就是計算機，但是要想真正的發揮計算機的性能，其硬件以及軟件設備質量都要有所保證，要實時的更新設備，這是提高電子檔案數字化程度的關鍵，還要定時去計算機進行殺毒，以防不法分子惡意侵入計算機中，盜取檔案信息，造成嚴重損失。
3.4提高電子檔案管理人員的水平。這是實現檔案管理數字化以及網絡化的關鍵，如果沒有高素質的人才做支撐，一切都無從談起，因此需要相關部門加大人才培養和引進的力度。這些人才不僅要具有豐富的理論知識，還要具有一定的實踐能力，有著豐富的電子檔案管理經驗，當發生問題能夠及時的解決。電子檔案管理人員不僅僅要具備檔案管理的專業知識，還要對計算機操作有一定的了解，甚至要具備一定的計算機維修能力，以防計算機出現故障，能夠及時解決，不影響工作效率。
綜上所述，可知檔案信息資源實現網絡化以及數字化的管理并不是一件容易的事情，雖然在數字化時代，為檔案信息資源管理的發展提供了強有力的支持，但是也需要各方面相互配合，比如電子檔案生成部門以及檔案管理部門之間的配合，才能真正實現檔案信息管理的網絡化，并且保證其安全。
參考文獻
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