現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)辦公管理應(yīng)用思考
信息技術(shù)是指人類對(duì)數(shù)據(jù)、語言、文字、聲音、圖畫和影像等各種信息進(jìn)行采集、處理、存儲(chǔ)、傳輸和檢索的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)及其手段、工具的總和。下面是小編搜集整理的相關(guān)內(nèi)容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、信息產(chǎn)業(yè)化的不斷加快，傳統(tǒng)的辦公方式、辦公手段和辦公效率，已經(jīng)越來越不適應(yīng)企業(yè)辦公管理的需要。同時(shí)，隨著電力行業(yè)改革的逐步深入，電網(wǎng)企業(yè)的生存環(huán)境發(fā)生重大變化，進(jìn)一步對(duì)企業(yè)辦公管理工作提出新的要求。在這種背景下，創(chuàng)新辦公管理模式，應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，提升辦公管理效率和質(zhì)量，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公管理信息化，成為一個(gè)具有重要意義的研究課題。
一、辦公管理應(yīng)用
現(xiàn)代信息技術(shù)的必要性現(xiàn)代信息技術(shù)是管理和處理各種信息使用的技術(shù)的總稱。通常辦公管理業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量公文處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本公司、本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等�，F(xiàn)代信息技術(shù)的大力發(fā)展，正在影響甚至改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式，使得辦公室自動(dòng)化被越來越廣泛的'應(yīng)用。采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔、存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、掃描、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的最基本特征。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)為規(guī)范辦公管理提供了良好平臺(tái)。信息技術(shù)在辦公管理中的應(yīng)用，作用顯著，突出體現(xiàn)在以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化辦公設(shè)備和先進(jìn)通信技術(shù)，廣泛、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，為科學(xué)管理與決策服務(wù)，以達(dá)到提高工作效率的目的。工作創(chuàng)新源于理念創(chuàng)新，具備創(chuàng)新意識(shí)是辦公管理創(chuàng)特色、上水平的必然要求。在科技發(fā)展日新月異的今天，辦公管理應(yīng)充分采用已有的一切科技成果，為我所用，以信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化提升辦公管理水平。
二、具體操作
(一)定好“整體規(guī)劃，分步實(shí)施”的調(diào)子。信息化建設(shè)和管理是一項(xiàng)新型的系統(tǒng)工程，在信息化項(xiàng)目改造中，應(yīng)堅(jiān)決把握“整體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，著眼于企業(yè)和部門未來的長期規(guī)劃目標(biāo)，真正使信息化項(xiàng)目適應(yīng)可持續(xù)發(fā)展的需要，在各階段起到應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)效益最大化。辦公管理信息系統(tǒng)在實(shí)踐過程中，可基于客觀需求，不斷加載新功能，但總體原則應(yīng)該保持、不可隨意改變，始終保持整體觀念，使局部小項(xiàng)目全部納入部門整體規(guī)劃之內(nèi)，從而能夠服從整體管理的需要。同時(shí)，只有進(jìn)行了整體設(shè)計(jì)規(guī)劃以后，才能避免企業(yè)內(nèi)部的各部門出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況，為整體數(shù)據(jù)匯總和分析奠定基礎(chǔ)�？梢越档驼麄�(gè)系統(tǒng)的投資，避免資源浪費(fèi)。
(二)量好“工作流程數(shù)字化”的尺子。信息化改造的過程就是把工作流程數(shù)字化的過程。在提出信息化改造時(shí)，需要有足夠的數(shù)據(jù)支持如何進(jìn)行信息化改造。數(shù)據(jù)思想貫穿整個(gè)改造過程，只有具備了充分、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，才能定制出一個(gè)合理的工作流程。根據(jù)信息加工的過程和企業(yè)管理的實(shí)際狀況確定系統(tǒng)實(shí)施的步驟，后一步驟應(yīng)以前一步驟提供的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，作更深一步地加工，這樣信息化過程中的數(shù)據(jù)就可以逐級(jí)提煉，實(shí)現(xiàn)從低級(jí)到高級(jí)的平滑過渡。
(三)邁好“分步執(zhí)行，兼顧長遠(yuǎn)”的步子。進(jìn)行“整體規(guī)劃”，但不一定非要整體實(shí)施，根據(jù)各類、各層級(jí)企業(yè)實(shí)施信息化改造的現(xiàn)狀，深入分析，只有進(jìn)行“分步實(shí)施”，才能最大限度地避免投資風(fēng)險(xiǎn)和降低投資。有針對(duì)性地“分步執(zhí)行”，可以隨時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的問題并將所造成的損失降到最小。對(duì)于亟需信息化改造的項(xiàng)目優(yōu)先考慮，對(duì)于其它不太重要、不太緊急的改造計(jì)劃可適當(dāng)推后;同時(shí)，分步執(zhí)行可以分階段評(píng)估投資效益，避免因系統(tǒng)實(shí)施周期太長而帶來的風(fēng)險(xiǎn)。由于IT業(yè)急速發(fā)展，技術(shù)革新周期的縮短，為了適應(yīng)多元化發(fā)展，信息化改造項(xiàng)目必須兼顧長遠(yuǎn)。有必要在做好整體規(guī)劃后，合理地分析系統(tǒng)日后的可擴(kuò)展性、兼容性等因素。
三、應(yīng)用意義
(一)全面整合現(xiàn)有資源。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人力資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用。實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，創(chuàng)造發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。有效積累企業(yè)內(nèi)的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、心得并向所有員工開放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達(dá)到事半功倍的效果。建立正規(guī)、科學(xué)、開放的管理制度和文化，保持企業(yè)旺盛的生命力。
(二)進(jìn)一步加快信息流通。實(shí)時(shí)發(fā)布企業(yè)級(jí)和基層單位的各種工作信息，促進(jìn)各項(xiàng)工作的開展。加快部門和處室工作計(jì)劃的編寫上報(bào)和綜合整理，大幅度提高工作效率和工作策劃。通過在辦公管理平臺(tái)與個(gè)人手機(jī)之間以短信息形式互發(fā)臨時(shí)性通知、重點(diǎn)督辦工作以及其它特別信息，提高辦公室工作效率和準(zhǔn)確度，促進(jìn)各項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)。通過工作信息和大事記之間的轉(zhuǎn)換功能，提高歸檔速度。員工能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系和文化氛圍。
(三)有效規(guī)范行為流程。現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用可使企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)進(jìn)一步公開化、透明化，從而規(guī)范員工行為、辦公流程，建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，讓辦公室充滿活力，促進(jìn)辦公室持續(xù)發(fā)展。使員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。辦公室的工作效率和工作執(zhí)行力大大提高，辦公流程變得規(guī)范、有序。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來詢問和督辦工作進(jìn)度，從而節(jié)省大量時(shí)間和精力。員工們每天都能方便記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。免去諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，節(jié)省資源、精力和時(shí)間。
(四)大力提升辦公效率�，F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用可使企業(yè)內(nèi)外信息實(shí)現(xiàn)即時(shí)化，傳遞環(huán)節(jié)減少、速度加快。有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。快捷的同時(shí)給大量個(gè)體終端發(fā)送手機(jī)短信，保持密切、穩(wěn)定、準(zhǔn)確的工作聯(lián)系。員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項(xiàng)任務(wù)狀態(tài)以合理安排時(shí)間。消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點(diǎn)對(duì)點(diǎn)，傳遞一指通。隨時(shí)隨地都能夠在網(wǎng)上快捷地查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費(fèi)掉的大量時(shí)間。
綜上所述，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。事實(shí)上，現(xiàn)代信息技術(shù)能夠使得大量的信息流得到技術(shù)的關(guān)注和處理，使得企業(yè)內(nèi)部的部門層級(jí)能夠向扁平的網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，最終成為柔性化狀態(tài)下的有機(jī)組織形式。信息化系統(tǒng)建設(shè)和推行如逆水行舟，不進(jìn)則退，因此，我們只有不斷順應(yīng)時(shí)代潮流，加大力度完善和改進(jìn)，堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)辦公管理自動(dòng)化、現(xiàn)代化，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的好處，使企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)更有效率和效益，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。
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