現代信息技術對辦公管理應用思考
信息技術是指人類對數據、語言、文字、聲音、圖畫和影像等各種信息進行采集、處理、存儲、傳輸和檢索的經驗、知識及其手段、工具的總和。下面是小編搜集整理的相關內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：隨著信息技術的迅猛發展，辦公自動化、信息產業化的不斷加快，傳統的辦公方式、辦公手段和辦公效率，已經越來越不適應企業辦公管理的需要。同時，隨著電力行業改革的逐步深入，電網企業的生存環境發生重大變化，進一步對企業辦公管理工作提出新的要求。在這種背景下，創新辦公管理模式，應用先進信息技術，提升辦公管理效率和質量，努力實現企業辦公管理信息化，成為一個具有重要意義的研究課題。
一、辦公管理應用
現代信息技術的必要性現代信息技術是管理和處理各種信息使用的技術的總稱。通常辦公管理業務，主要是進行大量公文處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本公司、本部門文件和外來文件，產生文件復件等�，F代信息技術的大力發展，正在影響甚至改變傳統的企業管理模式，使得辦公室自動化被越來越廣泛的'應用。采用計算機文字處理技術生產各種文檔、存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、掃描、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的最基本特征。計算機信息系統為規范辦公管理提供了良好平臺。信息技術在辦公管理中的應用，作用顯著，突出體現在以計算機為中心，采用一系列現代化辦公設備和先進通信技術，廣泛、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理與決策服務，以達到提高工作效率的目的。工作創新源于理念創新，具備創新意識是辦公管理創特色、上水平的必然要求。在科技發展日新月異的今天，辦公管理應充分采用已有的一切科技成果，為我所用，以信息化、數字化、現代化提升辦公管理水平。
二、具體操作
(一)定好“整體規劃，分步實施”的調子。信息化建設和管理是一項新型的系統工程，在信息化項目改造中，應堅決把握“整體規劃，分步實施”的原則，著眼于企業和部門未來的長期規劃目標，真正使信息化項目適應可持續發展的需要，在各階段起到應有的作用，實現效益最大化。辦公管理信息系統在實踐過程中，可基于客觀需求，不斷加載新功能，但總體原則應該保持、不可隨意改變，始終保持整體觀念，使局部小項目全部納入部門整體規劃之內，從而能夠服從整體管理的需要。同時，只有進行了整體設計規劃以后，才能避免企業內部的各部門出現數據不一致的情況，為整體數據匯總和分析奠定基礎。可以降低整個系統的投資，避免資源浪費。
(二)量好“工作流程數字化”的尺子。信息化改造的過程就是把工作流程數字化的過程。在提出信息化改造時，需要有足夠的數據支持如何進行信息化改造。數據思想貫穿整個改造過程，只有具備了充分、準確的數據支持，才能定制出一個合理的工作流程。根據信息加工的過程和企業管理的實際狀況確定系統實施的步驟，后一步驟應以前一步驟提供的數據為基礎，作更深一步地加工，這樣信息化過程中的數據就可以逐級提煉，實現從低級到高級的平滑過渡。
(三)邁好“分步執行，兼顧長遠”的步子。進行“整體規劃”，但不一定非要整體實施，根據各類、各層級企業實施信息化改造的現狀，深入分析，只有進行“分步實施”，才能最大限度地避免投資風險和降低投資。有針對性地“分步執行”，可以隨時發現系統設計的問題并將所造成的損失降到最小。對于亟需信息化改造的項目優先考慮，對于其它不太重要、不太緊急的改造計劃可適當推后;同時，分步執行可以分階段評估投資效益，避免因系統實施周期太長而帶來的風險。由于IT業急速發展，技術革新周期的縮短，為了適應多元化發展，信息化改造項目必須兼顧長遠。有必要在做好整體規劃后，合理地分析系統日后的可擴展性、兼容性等因素。
三、應用意義
(一)全面整合現有資源。通過網絡技術人力資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。實現各種資源的互相促進和增值，創造發展的最優環境，促進企業發展。有效積累企業內的知識、技能、經驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學習，快速提高業務水平，達到事半功倍的效果。建立正規、科學、開放的管理制度和文化，保持企業旺盛的生命力。
(二)進一步加快信息流通。實時發布企業級和基層單位的各種工作信息，促進各項工作的開展。加快部門和處室工作計劃的編寫上報和綜合整理，大幅度提高工作效率和工作策劃。通過在辦公管理平臺與個人手機之間以短信息形式互發臨時性通知、重點督辦工作以及其它特別信息，提高辦公室工作效率和準確度，促進各項工作的貫徹落實。通過工作信息和大事記之間的轉換功能，提高歸檔速度。員工能夠在網上輕松、直接、公平的發言、交流，建立融洽的團隊關系和文化氛圍。
(三)有效規范行為流程�，F代信息技術應用可使企業內部活動進一步公開化、透明化，從而規范員工行為、辦公流程，建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓辦公室充滿活力，促進辦公室持續發展。使員工責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。辦公室的工作效率和工作執行力大大提高，辦公流程變得規范、有序。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。通過網絡而不是麻煩的電話來詢問和督辦工作進度，從而節省大量時間和精力。員工們每天都能方便記錄下當天的工作內容和心得，領導層可以直接查看、指導。免去諸如打印、分發、打電話、找人等諸多困擾，節約紙張、人力等辦公成本，節省資源、精力和時間。
(四)大力提升辦公效率�，F代信息技術應用可使企業內外信息實現即時化，傳遞環節減少、速度加快。有效協調多部門之間的協同工作問題，實現高效協作辦公�？旖莸耐瑫r給大量個體終端發送手機短信，保持密切、穩定、準確的工作聯系。員工能夠清晰的查看到自己當前領取的各項任務狀態以合理安排時間。消除打印、復印、分發等諸多中間環節，溝通點對點，傳遞一指通。隨時隨地都能夠在網上快捷地查看各種資料，調閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。
綜上所述，現代信息技術發展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現代化轉變勢在必行。事實上，現代信息技術能夠使得大量的信息流得到技術的關注和處理，使得企業內部的部門層級能夠向扁平的網絡化轉變，最終成為柔性化狀態下的有機組織形式。信息化系統建設和推行如逆水行舟，不進則退，因此，我們只有不斷順應時代潮流，加大力度完善和改進，堅持以信息化帶動辦公管理自動化、現代化，才能充分利用現代信息技術帶來的好處，使企業各項活動更有效率和效益，促進企業健康持續發展。
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