談如何把握會計電算化發(fā)展方向
法也會隨著新問題、新情況的出現(xiàn)而不斷發(fā)展。傳統(tǒng)會計核算方法在電算化環(huán)境下有哪些變化、有哪些不同的體現(xiàn)形式，是否需要重新加以命名，新的會計核算方法如何確認(rèn)等等，都需要認(rèn)真地研究和總結(jié)，以正確地把握會計電算化的發(fā)展方向。
會計核算方法是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行完整、連續(xù)和系統(tǒng)的記錄和計算，為經(jīng)營管理提供必要的信息所應(yīng)用的方法。一般包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制會計憑證、登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清查、報表編制和會計資料的分析利用等，以上我們稱之為傳統(tǒng)會計方法。在電算化環(huán)境下，為完成會計核算任務(wù)而采用的新方法，以下我們稱之為電算會計方法。傳統(tǒng)會計方法與電算會計方法的綜合運用并不斷提高，是會計電算化發(fā)展的必要保證。把會計電算化說成是在計算機環(huán)境下傳統(tǒng)會計方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果，而沒有看到事物的本質(zhì)。電算會計方法只有建立的新問題。
一、建立賬套的電算會計方法在電算化會計信息系統(tǒng)中，一般采用通用會計軟件來建立自己的系統(tǒng)，這樣，不同會計主體在核算上的差異、不同會計對象適用的具體會計方法必須通過軟件的選項來加以區(qū)別和明確。在應(yīng)用會計核算軟件開展會計核算工作的開始，就要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會計主體獨立使用的一套核算數(shù)據(jù)，并明確有關(guān)事項以適應(yīng)當(dāng)前會計主體的核算要求，這就是建立賬套。建立賬套時，一般至少要明確下列事項：一是賬套編號。為便于計算機的數(shù)據(jù)處理，以區(qū)別不同的賬套或據(jù)以命名應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾、數(shù)據(jù)文件名或數(shù)據(jù)庫名稱。二是賬套名稱。一般為核算單位名稱。
三是會計主管。明確電算化系統(tǒng)主管的姓名，以便進(jìn)行全面的操作授權(quán)。
四是起始會計期間。在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會計核算的開始期間。五是具體核算方法或計算方法的選用。如會計科目編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計價方法、會計憑證分類方法。六是選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會計科目。以上在電算化系統(tǒng)中稱之為賬套參數(shù)。建立賬套完成后，就具備了在電算化系統(tǒng)中開展會計核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、初始設(shè)置的電算會計方法建立賬套完成以后，首先要進(jìn)行一些日常核算之前的準(zhǔn)備工作，主要是三個方面的任務(wù)：一是操作人員設(shè)置，將會計人員的職責(zé)分工在系統(tǒng)中加以明確，同時使系統(tǒng)具有合法的使用者；二是會計科目設(shè)置(即設(shè)置賬戶)，在系統(tǒng)中建立起用于進(jìn)行會計核算的會計科目(賬戶)體系；三是輸入初始余額，是指將原來已經(jīng)存在于手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到電算化系統(tǒng)中，以開始日后的會計核算。
初始設(shè)置是會計軟件中建立賬套后必須首先完成的，并且只有正確完成了初始設(shè)置，才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方法是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用賬套。啟用賬套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段，不能再行修改初始余額。
初始設(shè)置中的操作人員設(shè)置、會計科目設(shè)置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來實現(xiàn)。其效果的好壞對會計核算的大部分內(nèi)容都有著重要的影響，可以說是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的部分，是系統(tǒng)設(shè)計水平的集中體現(xiàn)。
三、設(shè)置賬戶的傳統(tǒng)會計方法的發(fā)展運用設(shè)置賬戶這一傳統(tǒng)會計方法在電算化系統(tǒng)中一般稱之為會計科目設(shè)置。賬戶是會計科目在核算中的具體形式，會計科目是會計要素的進(jìn)一步細(xì)化。通過對會計科目開設(shè)賬戶的方法，分別對會計對象的不同內(nèi)容進(jìn)行反映和監(jiān)督，這是會計核算的主要形式。大部分會計資料如憑證、賬簿、報表等都要以會計科目作為直接對象來加以反映，從而建立一個完整的核算體系。
電算化系統(tǒng)運用傳統(tǒng)會計方法時，在形式上進(jìn)行了變通，在結(jié)構(gòu)上進(jìn)行了突破，使電算化系統(tǒng)的會計核算體系較之手工會計核算更全面、更完整、更合理。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
從形式上，以會計科目表代替所有分列在不同賬簿或賬頁上的賬戶。在計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)主要以表的形式存在，無論是設(shè)置的賬戶，還是輸入的憑證。
會計科目表中，對會計科目首先要分級編號并順序排列；其次以每一會計科目的屬性來表示該科目所適用的賬頁格式或核算要求；另外，在會計核算軟件中，總是由多個相當(dāng)于會計科目表的部分，共同構(gòu)成了完整的核算體系，主要是會計科目主表部門目錄?單位往來目錄個人往來目錄項目目錄等，它們之間以從屬或交叉的'關(guān)系，組合成一個 大的會計科目表。
從內(nèi)容上，豐富了傳統(tǒng)設(shè)置賬戶的方法。系統(tǒng)內(nèi)部處理數(shù)據(jù)時，以科目編碼作為會計科目的唯一標(biāo)識和所屬關(guān)系的判定依據(jù)，使分級核算更加緊湊、嚴(yán)格、清晰；可以根據(jù)需要產(chǎn)生新的賬頁格式或核算內(nèi)容；會計科目表各部分之間在使用時隨時組合，既保證了科目設(shè)置的完整性，又具有較強的靈活性，巧妙地解決了事先不可知會計科目的設(shè)置。
四、填制憑證與登記賬簿的電算會計方法電算化會計之所以仍然只是會計，而不是另外一個新的學(xué)科，就在于它仍然是以形成憑證賬簿報表等會計檔案資料為重要任務(wù)的形式存在的。填制憑證和登記賬簿這樣的傳統(tǒng)會計方法仍然是電算化會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理核心。電算化會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)形式上的主要差別就是這些會計檔案的存在形式不同。這也決定了填制憑證與登記賬簿這些方法的直接對象有著明顯的區(qū)別，在使用這些方法時，自然也因其對象屬性的變化而有所變化。
在電算化會計系統(tǒng)中，填制憑證有兩種情形，一種是直接在系統(tǒng)中填制憑證，另一種是手工制好憑證后的輸入憑證，兩種情形都體現(xiàn)為會計軟件的一個較為重要的輸入功能。
與傳統(tǒng)會計方法相比，龜算化會計系統(tǒng)中的填制憑證及登記賬簿主要有以下幾個方面的特點：一是憑證中各數(shù)據(jù)根據(jù)類型、范圍進(jìn)行有效控制。二是鍵盤操作較之手工處理的筆誤更容易發(fā)生誤操作，因而憑證填制 在操作功能上分為填制修改刪除等步驟，以進(jìn)行正確性控制。三是填好的憑證同樣需要審核，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗憑證的正確性。四是登記賬簿之前可以匯總．而不是必須匯總。電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時對任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且準(zhǔn)確；計算機不會因疏漏出現(xiàn)總賬與明細(xì)賬登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記賬之前不必進(jìn)行試算平衡。五是登記賬簿只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。這一簡單的過程明確了工作底稿與正式會計檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
五、自動轉(zhuǎn)賬的電算會計方法根據(jù)用戶定義，由系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法稱為自動轉(zhuǎn)賬，它已經(jīng)成為電算化會計系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動轉(zhuǎn)賬有兩種情形，一種是直接從賬項數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記賬憑證，如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益；另一種是通過函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運算才能得到憑證上所需的數(shù)值，如計算并分配應(yīng)付福利費。自動轉(zhuǎn)賬又分兩個層次，一個層次是在總賬系統(tǒng)f或稱賬務(wù)處理系統(tǒng))中定義并使用的自動轉(zhuǎn)賬；另一個層次是在各個子系統(tǒng)中定義和使用自動轉(zhuǎn)賬，如工資系統(tǒng)中的工資費用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費用分配等。
自動轉(zhuǎn)賬一旦完成定義， 既可在不同會計期間重復(fù)使用， 又可大大提高系統(tǒng)效率。
六、 編制會計報表 的電算會計方法編制會計報表是會計工作中的重要組成部分， 也是階段性地完成會計核算任務(wù)的標(biāo)志性工作。在電算化會計系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。
在會計核算軟件中，編制會計報表分為兩個步驟。第一步是設(shè)計階段， 有兩方面的設(shè)計任務(wù)：
一是 會計報表格式設(shè)計， 二是 數(shù)據(jù)來源定義；第二步是使用階段， 在一定會計期間， 即可自動生成當(dāng)期會計報表的結(jié)果。設(shè)計完成的會計報表可以長期使用。生成會計報表的過程快速準(zhǔn)確， 可以進(jìn)行正確性檢驗和審核。會計報表之間隨時可以橫向或縱向地匯總或比較分析。
由于會計報表軟件帶來的方便性， 較之傳統(tǒng)會計方法， 可以編制更多、更詳細(xì)的會計報表， 為管理者提供更及時、更有用的會計信息。
以上對電算化環(huán)境下的會計方法的主要內(nèi)容進(jìn)行了列述， 可以看出， 這些方法在電算化環(huán)境下， 在形式上產(chǎn)生了明顯的變化，值得我們在實踐中不斷總結(jié)， 在理論上進(jìn)行深入研究， 從而更有力地指導(dǎo)會計電算化的發(fā)展方向。
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