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淺議圖書館管理工作中的規劃
摘 要 本文論述了圖書館管理中規劃的地位和作用,從國際經驗歸納了圖書館管理的基本結構和要素,總結了我國圖書館應當借鑒其法制化、重視過程、借助外部力量和重視評價與更新等特點。
關鍵詞 圖書館管理 規劃
隨著我國正式成為世界貿易組織成員國,圖書館界面臨一個向國際慣例靠攏,按規則辦事的問題。中國圖書館行業在新世紀的發展同樣要注意在管理上的國際“接軌”,不僅我們目前的管理離國際先進水平還有很大差距,而且“入世”以后,中國的社會組織結構會有調整,圖書館行業面臨更大的管理挑戰。就以數字化為例,圖書館實施數字化的過程,必然伴隨著一個重大的管理創新,實踐經驗表明,圖書館數字化順利實施的主要障礙不是技術落后而是管理的落后。要成功地施行重大管理改革創新,需要我們更深刻、更系統地理解一些更加基礎的管理知識和國際經驗。
1 規劃及其在管理中的地位
管理是個普遍適用于包括企業和非盈利機構在內各種組織的概念。實際上“管理”一詞可能在不同的場合運用。在最高層可能指向治理層面,即組織的基本利益構架:如合伙制、公司制,非營利(部門或組織) ,機構內從屬性質或是慈善機構等;在日常生活中“管理”更多的是指具體執行層面上的規章、項目管理和薪酬制度等。但是這還不夠,在國外,“管理”概念還要指向組織的宏觀層面,有時被稱為經營管理,這里的經營主要是指規劃、營銷、機構設置、流程設計等。而我們現在最缺乏的是對經營層面上的知識和認識。
根據組織行為學和管理的實踐,規劃是管理者的首要任務。它包括確定目標、建立戰略、制訂計劃以協調各項活動。盡管存在多達幾十種管理工具,貝恩咨詢公司對全球企業組織的調查發現,在1999年用得最多的還是戰略規劃( 76% ) ,使命和愿景描述( 70 % )和目標(69 % )這三種。通過制訂規劃,管理層在變化的環境中更好地認識自己在社會上的地位和使命,聚焦于具體的奮斗目標,確定通過計劃、項目來實現這些目標。這是任何組織進行規劃的目的,圖書館也不例外。近年來戰略規劃的一個趨勢就是從企業、私營部門向公共部門和非營利部門發展。規劃研究專家認為:營利或非營利組織在規劃的目標重點上當然有區別,但是就規劃的結構而言,沒有很大差別,倒是組織的規模大小影響更大,因此管理學的一般規劃方法也應適用于圖書館。
在這里主要探討圖書館經營管理中規劃的應用。什么是圖書館規劃? 圖書館作為一個組織,其規劃與一般組織并沒有什么大的區別。它說明了組織的位置在哪里,想要做什么,以及如何去做到這樣一些非常基本的問題。美國《羅德島公共圖書館管理委員會手冊》為圖書館規劃作了如下說明:規劃是為圖書館服務的未來所作的精心的、優先的準備方式。基于對社區的了解、社區的期望和資源,以及對社區未來需求的合理預期所做出的長期規劃將能夠使圖書館理事會和管理人員更好地履行提供有效和積極的圖書館服務的責任。因此可以說規劃是圖書館為了面向未來,應付挑戰的最重要的管理工具。
2 圖書館規劃的結構和要素
圖書館規劃并沒有固定的結構和要素。但是在同一系統、同一地區,國際圖書館界的管理當局往往會有一定的要求。這里先舉幾個例子。
1997年9 月發表的《馬塞諸瑟州1998 - 2002年圖書館服務與技術法》,它規定圖書館必須制訂3—5年的長期規劃,其最低限度必須包括:使命的描述、需求的描述、規劃目標和具體目的、為實現目標和目的行動計劃(至少是第一年的) ,其中需說明達到目的所需的活動,及其時間框架和其它可以衡量的指標、關于規劃方法的簡單敘述、管理委員會的批準,最后,每年10月要根據規劃對下一年度作出更新。
威斯康星州公共事物指導部根據1998年7月生效的該州圖書館法修訂版,提供了郡圖書館規劃樣本,其結構如下:
1)使命描述; 2)背景; 3)目前圖書館對本郡居民所提供的服務; 4)當前圖書館對本郡居民提供服務的資金來源; 5)規劃目標和具體目的,如果你想省略目的,也可以是“目標和行動”: 6)實施(這部分必須包括規劃期內為實現目標所必須的所有行動) ; 7)未來工作,包括規劃的評估和更新; 8)附件。
2001年3月19日完成年度更新的羅德島州圖書館5年規劃,其主要框架很有典型性。這份44頁的報告首先進行環境掃描,以分析圖書館的需求,然后用一頁來敘述圖書館的愿景,用5行文字提出圖書館的使命,接著是一個規劃過程的敘述。規劃的主體是方向、優先關注和項目,其中用表格詳盡描述了各個具體計劃及其預算。規劃的最后具體提出了評價的要求和具體計劃。
英國愛丁堡大學圖書館的四年規劃題為《圖書館戰略1999—2002》。該報告在格式上和美國圖書館界不完全一樣,在引言部分包含了一段圖書館使命描述,接著是戰略愿景,第三部分提出資金來源、服務、人員等8 個方面的戰略方向,并加以具體敘述,詳細的指標列在附錄里。
從這幾個例子可以看出,圖書館的規劃雖然不完全一樣,但明顯地具有一些共性。大多數戰略規劃都包含使命和愿景描述,這是規劃極其重要環節,而常常又被忽視,需要做一點說明。
使命描述是關于組織為什么存在基本理由的簡要說明,指出其主要服務功能和這些功能所針對的用戶群完全認同。不少著名的公司都有簡潔而廣為人知的使命表述,例如沃爾瑪公司稱其使命為“讓老百姓有機會買有錢人買的東西”, 3M公司則是“用創新的方法解決不能解決的問題”等。從許多實例來看圖書館規劃的使命描述沒有固定的格式,從一句話到多段文字都有。例如芝加哥公共圖書館的使命描述為:“我們歡迎并支持所有人民享受閱讀,尋求終身學習;我們一起努力工作通過圖書、服務項目和其他資源公平地提供信息、思想和知識;我們相信自由地閱讀、學習和發現”。
愿景描述是關于組織發展未來所期望前景的描述。在戰略研究中常常進行情景描述,那是一種對于“如果這樣,未來就會那樣”的預測,預測的結果會是多種不同的情景,愿景是其中我們所希望的一種情景。
規劃目標和具體目的規劃目標是希望達到的最終結果,與愿景聯系,通常無法測度,它一般在長期規劃期間不會改變,甚至不一定能夠完成實現;而具體目的是為達到最終結果所進行的具體的、近期的結果,它包括誰來做、如何做,什么條件和時間框架等。目的是可測度的,在規劃期內可能改變。
3 戰略規劃的研究和制訂
戰略規劃作為規劃的一種,更加注重長期性和遠見性。據了解,國際圖書館界自1990年開始重視戰略規劃。當圖書館新開張或上一個全新項目時,當外部環境發生重大變化時,或當圖書館的治理結構發生重要變化時,都必須進行戰略性的規劃。由于戰略規劃是一種應對重大變化的規視理解變化這個環節,往往需要重新描述組織的使命和愿景,在許多情況下,正式規劃前要進行戰略的研究,會產生單獨的報告。例如上世紀90 年代中期,國際圖書館界發起了“圖書館2000年”戰略研究完成了許多有價值的報告,例如新加坡的《圖書館2000年報告》。近年來圖書館數字化的發展也促使圖書館界重新進行戰略研究,例如美國國家研究理事會為國會圖書館所作的戰略研究“國會圖書館的數字化戰略”。
為深刻認識變化中的組織發展環境,一般還要利用一些特殊工具,常用的有環境監測、競爭分析、SWOT分析和預測等。它們主要是幫助管理者更好地理解所處的環境和地位,以便正確地制訂戰略。這些工具和方法都有大量專著和論文介紹,在此不再贅述。
4 國際圖書館界規劃實踐對我們的啟示
規劃對中國圖書館界來說并不陌生。我們曾經處在計劃經濟時代,制訂計劃是政府的常規工作之一。改革開放以來,根據文化部的要求,也為圖書館事業的發展制訂過各種計劃和規劃。近年來圖書館界為了自身的需要也開始制訂戰略規劃。圖書館進行規劃往往是為了數字化建設或新館建設,還沒有普遍成為發展的必要手段。但從公開發表的少數規劃全文來看,有的在結構上已經接近國外的樣式。
但是中外圖書館規劃是有一些區別的。有些差別與不同國情有關,不存在好壞問題。一位歐洲的圖書館資深館員認為,規劃方面,美國比較注重樣式的統一,而歐洲則不太注意形式,因此圖書館規劃不存在必須模仿的樣版。但是研究、學習和借鑒國外圖書館的規劃還是有重要價值的。由于缺乏現代化管理知識,我國圖書館界目前還沒有充分認識到市場經濟下現代管理的理論和方法同樣適用于公益性的圖書館,一般對規劃的意義認識不足,即使制訂了規劃,也如同寫一個平常的工作總結加明年打算,一般事先不做研究,也未必將其作為圖書館發展和管理的軸心;而在理論基礎、方法和工具方面,差距則更大。初步來看,國外圖書館規劃有以下一些特點是國內所缺乏的,值得我們重視和借鑒:
(1)重視規劃的法律依據。幾乎所有美國各地圖書館規劃都有其法律依據的說明,有的在首頁或某個部分突出這個法律的標記。有的地方甚至在程序上要求依法行事,美國馬省公共圖書館圖書館服務與技術法就規定圖書館規劃制訂必須依照小型圖書館規劃程序( SLPP)或公共圖書館法。這表明規劃的制訂不是圖書館愿意不愿意的事情,而是社會的強制性要求。
(2)重視過程甚于重視結果。國外圖書館相當重視規劃程序,許多規劃文本包含了程序的說明,完整的規劃幾乎都詳細列出各個層面的參與者,即編制、評論和審核批準的小組或委員會成員名單,有的還把討論的詳細記錄作為規劃的附件。正如規劃專家所言,“規劃的最大益處不是其產生的一套文件,而是過程本身”。為規劃而進行的環境和資源分析能夠使規劃者更好地認識圖書館發展的內外條件及其變化;形成正確的目標和項目也必然是領導層和職工上下統一思想,形成共識的過程。這個過程循序進行得順利,將大大有利于規劃的執行。在這里規劃本身文字的完美或口號的雕琢已經是不重要了。
(3)業外人士參與規劃。個別國外圖書館聘用外部咨詢專家進行規劃,更多的采用有外部人士參與規劃小組的方法;而參加規劃的討論、審核和批準的絕大多數并非圖書館員。尤其是規劃前期的戰略研究,一般都是由外部專家進行。美國《國會圖書館的數字化戰略》編寫委員會16位成員中,僅三人是圖書館員(其中沒有國會圖書館人員) ,其余是來自大學文理科,計算機、信息服務和出版等公司的專家。新加坡《圖書館2000 年》報告的作者“圖書館2000評論委員會”由國家計算機管理局人員擔任正副主席, 22名成員中僅一人為國家圖書館行政負責人,另外一位是國立大學圖書館前館長,其余均來自企業、政府和其他機構。
(4)重視規劃執行的評價和更新。制訂規劃是為了執行。國外圖書館規劃中的項目一般都有考核指標,規劃中往往也規定評價的程序。有些還在規劃中事先指定了評價組的成員,以便讓他們在執行的全程進行監督。不少圖書館規劃的法律或文件明確指出更新要求和周期,例如前面提到的《馬塞諸瑟州1998— 2002年圖書館服務與技術法》要求在每個財政年度的轉換期10月份進行一次規劃更新。這些要求反過來迫使規劃在目標和項目上要十分具體,有很強的可操作性。
5 總結
分析這些特點,可以看出圖書館行業必須進行法制建設,一些重大的行為必須用法律規定加以規范,依法辦理;就如現代企業必須厘定產權關系那樣,從長遠來看,圖書館也必須明確治理結構,樹立“利益相關者”概念。用全社會稅收投入進行的圖書館建設,當然應該有社會的代表(通過理事會等)加以監督。
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