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對高校圖書館期刊管理的思考
摘 要: 期刊是高校圖書館館藏資源的重要組成部分,按時限分為現刊和過刊。期刊的管理不同于圖書,其各環節之間的聯系更為緊密,適宜統一管理。做好期刊現代化管理工作的每個環節是實現期刊價值的前提。
關鍵詞: 高校圖書館 期刊 組織管理
期刊作為一種連續出版物,是高校圖書館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版周期短、內容廣泛新穎、閱讀方便等特點,備受讀者歡迎。在高校圖書館,期刊管理工作與圖書相比其各環節之間的聯系更為緊密。從現刊的采訪、訂購、分編、典藏驗收到過刊的下架裝訂、驗收、分編、典藏、賬目管理等各個環節不可分割,彼此之間相互影響和制約,適宜統一組織管理。這樣不僅有利于各道工序的協調及互補,而且避免了各部門間出現的相互推諉、制約等不良現象,減少誤差和人力的重復浪費。因此,做好期刊現代化管理工作的每個環節是實現期刊價值的前提。
期刊的管理工作具體來說,主要有現刊、過刊兩方面的內容。
一、現刊
現刊指在訂期內的期刊。管理內容主要有:期刊的采購和利用期刊的集成管理系統完成期刊的現代化管理(預訂、分編、典藏、訂單驗收、催缺、下架裝訂等)。
1.現刊的采購
這是期刊管理關鍵的第一步。期刊的采訪訂購工作從表面上看時間短、時效性強,其實很多工作在日常工作中要提前準備。
通過充分調研,積累采訪信息。為使館藏期刊最大限度地滿足學院的教學科研及學生自主學習的文獻資料需求,首先要了解本館館藏、經費及完成任務和目標所需的期刊;其次要了解學校的發展規劃,對新增或停辦的專業及學科的變化等情況做到心中有數,同時對各學科專業的設置、課程安排、教師的科研情況也要及時調研。再次,要通過不同形式收集學生讀者的期刊利用情況及其對館藏期刊的意見和建議。因為,那些經常利用館藏期刊的大學生,對館藏期刊結構能作出自己的評價,這些基本上反映了在校學生的需求。另外,對期刊本身的變化情況的掌握也是調研內容的一部分,近年來期刊的變化比較頻繁,不論哪些變化,都會影響其管理及利用。通過了解其變化情況確定是否續訂。
期刊的訂購:根據學校教學科研的需要,結合平時積累的采訪信息和圖書館期刊的購置經費,從實際出發,確定期刊的采集規模,制定訂購計劃。我館對期刊的采集,要求全面布局、重點建設、教研優先、專業為主。另外,為確定合理的采購比例,對期刊載體的多樣化的特點也要認真考慮分析,使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置,以最大限度地滿足讀者不同層次、不同專業的用刊需求。
2.現刊的現代化管理
(1)期刊預訂
這是期刊現代化管理的基礎。具體來說就是將訂購的期刊計劃,通過集成管理系統采用年度續訂的方式完成。這樣既節省時間,又節省人力。但是,要十分注意那些停訂、增訂及信息有變化的期刊,這些要素的變化,不僅直接影響到期刊數據庫的質量,而且影響和制約著期刊管理的后續工作。所以,要及時完善期刊的預訂信息,要將相應的變化及時體現在對應的數據的各字段中。
(2)期刊的分類、著錄
期刊分類,是按其內容所屬的學科門類歸到相應類目,這是對期刊進行科學管理以保證查全率,降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個作者的多篇文章組成,對它進行分類雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內容,但它可以滿足讀者對某學科的族性檢索的需要。因此期刊分類不是可有可無的問題,而是必須做的。
期刊著錄:期刊著錄不像圖書著錄那樣一次完成,它除了對期刊的實體形態進行客觀描述外,還需要根據實際到館期刊的具體情況,不斷地補充后序變化,即期刊的各著錄項必須跟隨期刊的變化而不斷地進行補充和更新,因為任何變化的要素必須在相應的字段上反映出來。如期刊的更名,就需要建立一條新記錄,且要在新舊兩條記錄中相關字段進行連接。它關系到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環節。
(3)期刊排架
期刊排架也是多年來期刊管理工作者探討的焦點問題之一,但由于期刊本身的特性及各館的具體情況不同,至今仍然沒有統一標準。不同的圖書館面對的讀者對象不同,其規模結構、閱覽環境也不盡相同,這些都影響到期刊的布局。所以,使用哪種排架方式,就應因地制宜。我館期刊排架按學科進行,將同一學科的相關期刊集中管理。先根據所屬各學科期刊數量確定刊架數量,再依據讀者的需求結合實際閱覽布局,確定其所屬區域的詳細架位。我館的這種排架方式不僅能最大限度地滿足讀者使用,而且非常利于館員對所負責學科期刊的全面了解,以提供更深層次的服務。
(4)現刊驗收
現刊驗收,既能為采購提供數據查詢,又能為讀者了解圖書館年度期刊目錄提供準確的信息,也是現刊下架裝訂工作不可缺少前期準備。現刊驗收,不同館要求不同,我館現刊驗收有兩個內容:一是驗收期刊的加工(加磁條、貼書標及加蓋館藏章)情況,這部分工作是由投遞單位來完成的,對有加工質量問題的,要及時反饋;二是驗收期刊的到館情況,不僅要如實記錄期刊的到館情況,對于期刊自身某些信息的變化,及時修改,以完善書目數據庫,便于后續工作的正常開展。
(5)催缺
期刊短期是普遍存在的問題,這項工作的完成程度能體現出該館或其館員的責任心和管理水平。期刊訂購后的到館情況不同于圖書。圖書一旦訂購,集中到館,而期刊是隨著時間的推移及出版情況,陸續到館。通過期刊的催缺模塊定期地檢索期刊的到館情況,將未按時到館的期刊及時反饋,以便盡快地補充缺期的期刊。這道工序不但保證了館內財產不受損失,而且減少了影響讀者利用期刊的因素。
二、過刊
過刊指的是前一年的期刊。過刊管理工作主要內容有下架裝訂、裝訂本的驗收、分類編目、典藏、數據庫維護等。
1.下架裝訂
期刊的下架裝訂是一項很細致的工作。因期刊的連續性,現刊室陳列的期刊一般情況一年后就要下架,為下一年的期刊到館留位。下架裝訂不僅要求期刊實體下架整理,其相應的數據也要按實際逐一完成,要保證裝訂數據與實體裝訂情況一致。此工序不僅能準確反映期刊的在館狀態,而且能為下一步的裝訂本的驗收工作、財產登記、合訂本的相關數據管理等打下良好的基礎。
2.裝訂本驗收
具體工作有兩方面,一是驗收加工質量,期刊的裝訂由承包商按裝訂協議來完成,通過驗收,可發現期刊的裝訂及加工情況是否符合館內要求,不符合要求的要嚴格按裝訂合同條款實施;二是將裝訂好的合訂本在系統的裝訂本驗收模塊處理,若有數據與實際不符的要及時調整,以確保合訂本與數據一一對應。要按實際入庫的合訂本修改那些不一致的裝訂數據。通過此工序,完成期刊在數據庫中的狀態轉變,由在裝訂轉化成合訂本。
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