人事管理論文
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摘要：人事管理信息化建設是高校信息化建設的一個重要組成部分。本文在深入分析高校人事管理工作的現狀及主要問題的基礎上,從任務、策略及思路、系統模塊及其網絡基本結構等四個方面入手,提出了適合高校人事管理信息化建設的系統化解決方案。
關鍵詞：人事管理信息化建設人事管理信息系統
引言
隨著科學技術和社會經濟的發展,行政管理事務的增多,辦公機構要處理的信息量越來越大,傳統的手工處理方式已不能適應當今信息化時代的實際需要。因此,充分運用計算機網絡技術,借助現代化信息處理技術和工具,實現辦公室辦公自動化來提高工作質量和效率,從而實現管理現代化和決策科學化,已成為信息化社會行政管理工作發展的必然趨勢。
人事管理是一個復雜的系統工程,人事信息一求準確,二要保密,三需及時,四是政策約束性強,隨機性大,時效性強,作業頻繁,工作量大而繁瑣,這樣就大大增加了處理的難度。高等學校作為高等教育的場所,其辦學規模之大已眾所周知,這么大的盤子,每時每刻需要處理的信息量也就可想而知,因此高等學校信息化水平的提高是教育質量的有力保證。2004年2月教育部確定的“教育信息化建設工程”是《2003～2007年教育振興行動計劃》中六大重點工程之一,旨在加快教育信息化基礎設施、教育信息資源建設和人才培養,全面提高現代信息技術在教育系統中的應用水平。隨著教育信息化逐步向高校全面管理領域的發展,“無紙辦公”已成為高校管理追求的新潮流。
人事部門作為高校管理領域中非常重要的部門之一,其擔負著學校行政管理職能中的很多具體管理業務,尤其是一些和教職工息息相關的日常業務。人事管理工作效率的高低、質量的好壞都直接關系到管理效益在教職工中的認可度。因此,高校人事管理要符合并適應高校各類管理事務發展的邏輯和規律,符合教職工的利益訴求。隨著高校師資隊伍建設及學科梯隊建設的重要性日益凸現,人事管理的職能已向培養高層次學科帶頭人、優化學術梯隊結構、發揮團體創新效益的高層次核心業務拓展并通過構建人事管理信息化系統,利用計算機和網絡信息技術,實現人事管理階段到人力資源管理研究階段的有效轉型。
一、人事管理信息化建設的重要意義
人事管理信息化建設是高校信息化建設的一個重要組成部分,它可以有效地提高人事管理工作的效率和質量,并且能夠及時地提供可靠數據,為學校領導的科學化決策提供重要依據。
(一)人事管理信息化建設可以提高人事管理工作效率,實現管理水平創優目標
人事管理工作是十分復雜繁瑣的例行性事務工作,其中大部分都是基于經驗的重復勞動,但又是人事管理中不可或缺的基本事務,是和學校每位教職工息息相關的重要事務,需要占據人事管理人員的大量時間。因此,人事管理的信息化可以使人事管理人員從日常繁瑣的事務中解脫出來,有時間和精力考慮更具有戰略意義的課題。另外,還能方便、快捷地實現各種信息的統計分析,從而提高工作效率。
(二)人事管理信息化建設可以為高校各部門和教職員工提供增值服務
人事管理信息系統,借助于學校統一的信息化管理平臺為各部門及教職工提供更多的增值服務。教職工可以通過各高校校園網對所需的人事信息進行快速查詢,各部門也無需在重復的事務性工作上花費大量的時間和精力。比如,如何根據學校發展戰略制定人力資源戰略；如何通過合理的招聘技術與測評技術為學校引進合適的人才；如何通過考核以及相應的績效管理體系來提升各單位、各部門與個人績效等。
(三)人事管理信息化建設可以加強高校人事部門各科室間的團結協作,實現信息資源的高度共享
目前,人事部門對信息的處理大部分應用了EXCEL和一些相對比較簡單的數據庫,有些科室雖然建立了具有一定應用程序的管理系統和數據庫,但因各職能科室的信息在概念、范圍和內涵上各不相同,導致信息資源共享困難。由于人事工作各方面內容有很大的相關性,需要能夠互通有無,分散的工作方式容易造成數據采集不全面,信息更新重復率高,極為繁瑣不便。實現信息化人事管理后,人事管理信息系統能使高校人事部門各科室對人事信息進行共同操作,從而保持數據的一致性、完整性和實效性,實現信息資源的高度共享。
(四)人事管理信息化可以充分利用現有的人事信息資源,實現信息資源利用的最大化
傳統的人事信息資源大都是以紙為載體的實物資源,不僅不便攜帶,更不利于傳遞。實現人事管理信息化后,各種人事信息資源不再以實物的形式出現,而是以磁信號和數字信號的形式出現,這就極大地便利了傳輸和使用。而且應用各種功能齊全的人事管理軟件,還可以對現有人事信息資源進行分析整理,實現人事資源共享,為充分實現人事信息資源利用最大化提供可能。
(五)人事管理信息化建設為高校深化校、院兩級改革,實現校、院兩級人事分配奠定了基礎
目前,許多高等學校實施校院兩級改革,把以往相對集中的人事管理模式,分散到各二級部門,這樣在一定程度上減輕了高校人事部門的工作強度和工作壓力。通過人事管理信息化建設,基礎數據采集,教職工基本信息維護工作都放在各二級學院,從而大大減少了人事部門的工作量,同時也為人事信息的準確性提供了保障。
二、高校人事信息管理現狀及問題分析
長期以來,我們往往習慣于按老辦法、老章程辦事,工作方式幾十年一貫制,人寫手抄的人事辦公模式不僅不規范,容易出錯,而且增加了工作的隨意性。隨著我國人事制度改革的進一步深入,全球性人才競爭的日趨激烈和人才流動頻率的加快,以及各高校近幾年來的快速發展,傳統意義上的人事管理手段和方法的弊端日趨明顯,主要表現在以下幾個方面:
1.人事信息管理零亂,沒有形成一個完整的信息管理體系。隨著學校的快速發展和校、院兩級深化改革,人事信息量的大幅度增長和數據的快速更新,原有的人事信息管理方法和管理手段已經遠遠不能適應人事管理和人才管理工作的需要,分散的信息處理和更新導致了大量的重復勞動。信息整理和保存比較紊亂、不集中,沒有形成一整套完整的數據體系。這導致了人事信息管理的零亂,給高校的人事信息管理工作帶來了諸多不便,嚴重影響了工作效率。
2.信息部門化現象明顯。目前,在各個高校,教職工的職稱、培訓與培養信息主要在師資科,學校教職員工的進出管理工作以及內部調劑管理信息則歸屬于人事科,而工資、福利待遇、社保醫保以及人事檔案信息則集中在勞資科,在人事部門以外還存在著大量的教職工人事信息管理工作,如教職員工的教學信息管理歸屬教務部門,科研項目與學術論文信息集中在科研管理部門等。人事部門內部各科室以及與其他部門間信息流通不順暢,資源共享困難,從而導致了人事信息相對紊亂,數據一致性差,嚴重影響了信息的完整性和準確性。
3.信息更新速度太慢,準確性不高。傳統的人事信息管理方法和手段主要是人抄手寫或借助一些簡單的數據處理軟件,軟件信息模塊比較單一,操作相關性不強,無法對信息進行快速更新、分析和處理,從而無法及時為校領導和上級管理部門提供準確可靠的統計報表和相關分析數據,制約了管理層決策的及時性和準確性。信息更新速度太慢,致使人事管理工作中可能出現的問題得不到及時有效的解決。
4.數據通用性差,信息應用系統化困難。各部門開發或購買了面向特定功能、基于不同技術和應用模式的數據庫軟件,數據交換的通用性較差,難以實現信息應用的系統化,使得校院人事專干必須到不同崗位重復核對有關數據。
三、高校人事管理信息化建設方案
針對上述高校人事信息管理方面存在的諸多問題和不足,下面主要從人事管理信息化建設的任務、策略及思路、人事管理信息系統的模塊及其網絡基本結構等四個方面入手,提出人事管理信息化建設的系統化解決方案。
(一)人事管理信息化建設的任務
針對高校人事管理的現狀及存在的問題和人事管理信息系統的主要內容,學校各相關職能部門以及人事部門各科室的信息系統都必須建立在統一的數據交換平臺上,整合在一個高效的信息化系統之內,各種應用均應運行在高校校園網上,并且具有標準、規范、安全、豐富的數據資源,可實現各部門之間的無縫集成。學校人事部門、教務部門、科研管理部門等要從更好地服務于學校的總體戰略發展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發,相互協作,互通有無,促使人事管理信息系統與教學管理系統、科研管理系統等之間的無縫隙兼容。我們可以先從規范數據管理和查詢流程入手,實施人事管理網絡化建設,逐步建立人力資源開發與管理平臺,實現人事管理信息傳輸的統一性、即時性、快捷性、準確性、完整性和系統性,從而實現人事管理過程的“四化”建設,即人事決策智能化、業績考評科學化、數據集成自動化、網絡辦公無紙化。這樣,通過發揮高�？萍紕撔隆⒅R密集的特點,加強縱向和橫向聯系。高校人事管理信息系統的開發不僅可以提升人事工作的透明度,提高人事部門的工作效率,而且還可以極大地促進教務部門、科研管理部門等相應領域的信息化建設,實現信息支持、信息提升、信息服務的良性互動。
(二)高校人事管理信息化建設的策略及思路
隨著高校人事管理職能的拓展趨勢和打造現代師資管理數字化平臺的需求,高校人事管理信息化的建設應當構成多層次、多方位的有機系統,必須融合教務部門、科研管理部門等相關部門的數據資源,以有利于信息化管理的統一規劃和統一協調。同時要充分發揮相關部門的主動性、積極性,明確分工的職、責、權要求,促進信息的共享和交換。因此,高校人事管理信息化的建設首先可建立滿足日常工作需要的人事管理信息系統,在人事管理的全過程中,實現利用人事管理軟件處理日常事務工作,如人事信息數據管理、師資隊伍建設信息管理、教師業績信息管理、教職工工資信息以及人事管理信息、人事政策法規信息的實時查詢等。
其次是構建面向各二級學院的人事管理信息系統網絡,建立一個統一、完整、多層次、智能型、安全保密的院級人事管理信息網絡系統,實現人事信息的共享,人事信息的自動收集、整理、分析,為制定人事政策提供決策依據,為做好人才隊伍的預測和規劃等整體性人才開發工作提供服務。
根據以上對高校人事管理信息化建設的基本策略的描述分析,結合學校實際情況,高校人事管理信息化建設的基本思路如下:
1.以人事檔案信息化為突破口,進行數據庫建設。高校人事管理的科學性,離不開實時的人事信息的數據分析,只有數據準確可靠,才能克服信息的估計性與決策的盲目性。作為重要信息資源之一的檔案,是高校人事部門選人用人的重要依據,是開發人力資源的有效信息。以人事檔案信息化為突破口來啟動數據庫建設工作可以避免數據的差錯率。通過建立教職工信息庫,購買或組織研發一套人事管理軟件,將大量的教職工信息材料通過計算機儲存、統計、匯總、分析,從而推進高校人事人才工作模式的變革。
2.以學校網絡服務器為數據平臺,建立人事管理信息數據庫。以人事部門、教務部門、科研管理部門等各職能部門的管理權限為準劃分模塊,設置權限,統一對學校教職工所有數據進行維護,從而實現教職工信息數據的一致性和統一性。
3.通過校園網建設,加快完善人事管理信息網絡化建設,即:人事信息數據庫→人事信息網→校園網建設。積極開發人事工作服務軟件,如教職工職稱申報系統,考勤與薪酬管理系統等,將人事部門從傳統的人事工作中脫離出來,加大工作分析、績效考核等研究。
4.全面實施資源共享,充分利用網絡技術管理教職工信息,減少基礎數據的維護差錯率,降低各二級學院人事專干的工作量,迅速提升人事管理工作效率。這樣,通過信息網絡的建設和推進網上服務,為人事工作信息化提供高效、快速、安全通道,使人事管理逐步納入統一、規范的信息化軌道。
(三)人事管理信息系統主要模塊介紹
1.用戶管理模塊:系統允許用戶建立多個賬號,對于不同部門的不同用戶可以有不同的操作權限和操作范圍。這樣有利于保證系統的安全性,便于按實際業務分工進行管理,真正做到自己的數據自己維護,自己負責,從而明確每個人的權、責、利。
2.人事科管理模塊:提供給人事科工作人員使用的子系統,也是整個人事管理信息系統中最主要的一個模塊,包括組織機構、人員管理、編制、年終考核等。
3.勞資科管理模塊:包括日常工資管理、離退休人員管理、社會保險管理、員工探親信息管理、津貼福利管理等。
4.師資科管理模塊:提供給師資科工作人員使用的子系統,主要用于各類人才工程、基金資助信息、出國出境信息、學歷學位管理、師資培訓管理、職稱管理等。
5.院級人事管理模塊:是各學院人事專干的工作界面,一方面用于基本的人事管理工作,如查詢本學院職工的人事信息,向人事部門提交人事信息的變動情況等；另一方面可以向人事部門各職能科室上報各類人員名單,如:提交職稱信息、院內教職工崗位變化情況。還可以接受人事部門發送過來的各類人員名單和通知等。
(四)人事管理信息系統網絡基本結構圖
根據上述對人事管理信息系統各主要模塊的介紹及分析,構建人事管理信息系統的網絡基本結構如下圖所示:
(五)人事管理信息化建設的網絡實現
網絡拓撲結構如下圖所示:
在進入系統之前,要進行身份確認,只有用戶名和用戶密碼都相符的用戶方可進入本系統。為了防止不合法用戶對數據的察看和修改,本系統把用戶分為三個級別:超級、編輯和只讀用戶,即一、二、三級用戶。超級(一級)用戶不僅擁有對數據的查詢、修改權限,還對用戶的使用權限進行控制,可以設定用戶名、密碼和其權限,還可以對紀錄進行增加、刪除、修改等操作。編輯(二級)用戶對數據可以查詢、打印,還可以對紀錄進行增加、刪除、修改等操作。只讀(三級)用戶只擁有對紀錄的瀏覽、查詢和打印權限。當用戶要進入系統時必須先輸入用戶名和密碼,按“確認”按鈕后,系統辨別用戶身份,對合法用戶根據用戶的權限級別賦予相應的使用功能。
四、結束語
高校人事管理信息化不僅是人事管理的信息處理工具,更是規范人事管理工作的手段和方法,構建高校人事管理信息化系統,不僅可以使人力資源的利用率和整體的工作效率得到進一步的提高,同時也保證了人事信息的安全性和準確性,杜絕了人為因素的干擾,從而有效地提高了人事信息的利用率,降低了工作強度,進一步簡化和規范了辦事程序,有利于學校的勤政廉政建設。一套先進、實用、可靠的人事管理信息系統軟件,既要將網絡技術與人事管理完美地結合在一起,確保人事管理的時代性,也要適合學校人事管理工作的實際需要,能真正實現人事管理工作從繁瑣低效的重復性手工操作轉型為高效率、高標準的“無紙化”辦公,還要從加強學校組織領導、加強教職工人事信息采集工作的規范化、加強提高人事工作者的信息化素質和人事管理工作的業務技能以及加強分級管理等方面,為高校人事管理信息化建設提供有力的保障。
總之,只有學校人事管理信息化的建設水平提高了,我們的辦事效率才能真正得到提高；只有人事管理信息化的渠道暢通了,才能提高校務公開的程度,才能使工作調配、職稱評聘、薪酬福利、崗位聘任、教師教學考評、科研核定等比較敏感的人事業務增強透明度。因此,加快高校人事管理的全面信息化建設對高校的人事管理工作具有十分重要的意義。
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