人事管理論文
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摘要：人事管理信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的一個重要組成部分。本文在深入分析高校人事管理工作的現(xiàn)狀及主要問題的基礎(chǔ)上,從任務(wù)、策略及思路、系統(tǒng)模塊及其網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)等四個方面入手,提出了適合高校人事管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)化解決方案。
關(guān)鍵詞：人事管理信息化建設(shè)人事管理信息系統(tǒng)
引言
隨著科學技術(shù)和社會經(jīng)濟的發(fā)展,行政管理事務(wù)的增多,辦公機構(gòu)要處理的信息量越來越大,傳統(tǒng)的手工處理方式已不能適應(yīng)當今信息化時代的實際需要。因此,充分運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),借助現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和工具,實現(xiàn)辦公室辦公自動化來提高工作質(zhì)量和效率,從而實現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策科學化,已成為信息化社會行政管理工作發(fā)展的必然趨勢。
人事管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,人事信息一求準確,二要保密,三需及時,四是政策約束性強,隨機性大,時效性強,作業(yè)頻繁,工作量大而繁瑣,這樣就大大增加了處理的難度。高等學校作為高等教育的場所,其辦學規(guī)模之大已眾所周知,這么大的盤子,每時每刻需要處理的信息量也就可想而知,因此高等學校信息化水平的提高是教育質(zhì)量的有力保證。2004年2月教育部確定的“教育信息化建設(shè)工程”是《2003～2007年教育振興行動計劃》中六大重點工程之一,旨在加快教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施、教育信息資源建設(shè)和人才培養(yǎng),全面提高現(xiàn)代信息技術(shù)在教育系統(tǒng)中的應(yīng)用水平。隨著教育信息化逐步向高校全面管理領(lǐng)域的發(fā)展,“無紙辦公”已成為高校管理追求的新潮流。
人事部門作為高校管理領(lǐng)域中非常重要的部門之一,其擔負著學校行政管理職能中的很多具體管理業(yè)務(wù),尤其是一些和教職工息息相關(guān)的日常業(yè)務(wù)。人事管理工作效率的高低、質(zhì)量的好壞都直接關(guān)系到管理效益在教職工中的認可度。因此,高校人事管理要符合并適應(yīng)高校各類管理事務(wù)發(fā)展的邏輯和規(guī)律,符合教職工的利益訴求。隨著高校師資隊伍建設(shè)及學科梯隊建設(shè)的重要性日益凸現(xiàn),人事管理的職能已向培養(yǎng)高層次學科帶頭人、優(yōu)化學術(shù)梯隊結(jié)構(gòu)、發(fā)揮團體創(chuàng)新效益的高層次核心業(yè)務(wù)拓展并通過構(gòu)建人事管理信息化系統(tǒng),利用計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),實現(xiàn)人事管理階段到人力資源管理研究階段的有效轉(zhuǎn)型。
一、人事管理信息化建設(shè)的重要意義
人事管理信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的一個重要組成部分,它可以有效地提高人事管理工作的效率和質(zhì)量,并且能夠及時地提供可靠數(shù)據(jù),為學校領(lǐng)導(dǎo)的科學化決策提供重要依據(jù)。
(一)人事管理信息化建設(shè)可以提高人事管理工作效率,實現(xiàn)管理水平創(chuàng)優(yōu)目標
人事管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的例行性事務(wù)工作,其中大部分都是基于經(jīng)驗的重復(fù)勞動,但又是人事管理中不可或缺的基本事務(wù),是和學校每位教職工息息相關(guān)的重要事務(wù),需要占據(jù)人事管理人員的大量時間。因此,人事管理的信息化可以使人事管理人員從日常繁瑣的事務(wù)中解脫出來,有時間和精力考慮更具有戰(zhàn)略意義的課題。另外,還能方便、快捷地實現(xiàn)各種信息的統(tǒng)計分析,從而提高工作效率。
(二)人事管理信息化建設(shè)可以為高校各部門和教職員工提供增值服務(wù)
人事管理信息系統(tǒng),借助于學校統(tǒng)一的信息化管理平臺為各部門及教職工提供更多的增值服務(wù)。教職工可以通過各高校校園網(wǎng)對所需的人事信息進行快速查詢,各部門也無需在重復(fù)的事務(wù)性工作上花費大量的時間和精力。比如,如何根據(jù)學校發(fā)展戰(zhàn)略制定人力資源戰(zhàn)略；如何通過合理的招聘技術(shù)與測評技術(shù)為學校引進合適的人才；如何通過考核以及相應(yīng)的績效管理體系來提升各單位、各部門與個人績效等。
(三)人事管理信息化建設(shè)可以加強高校人事部門各科室間的團結(jié)協(xié)作,實現(xiàn)信息資源的高度共享
目前,人事部門對信息的處理大部分應(yīng)用了EXCEL和一些相對比較簡單的數(shù)據(jù)庫,有些科室雖然建立了具有一定應(yīng)用程序的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫,但因各職能科室的信息在概念、范圍和內(nèi)涵上各不相同,導(dǎo)致信息資源共享困難。由于人事工作各方面內(nèi)容有很大的相關(guān)性,需要能夠互通有無,分散的工作方式容易造成數(shù)據(jù)采集不全面,信息更新重復(fù)率高,極為繁瑣不便。實現(xiàn)信息化人事管理后,人事管理信息系統(tǒng)能使高校人事部門各科室對人事信息進行共同操作,從而保持數(shù)據(jù)的一致性、完整性和實效性,實現(xiàn)信息資源的高度共享。
(四)人事管理信息化可以充分利用現(xiàn)有的人事信息資源,實現(xiàn)信息資源利用的最大化
傳統(tǒng)的人事信息資源大都是以紙為載體的實物資源,不僅不便攜帶,更不利于傳遞。實現(xiàn)人事管理信息化后,各種人事信息資源不再以實物的形式出現(xiàn),而是以磁信號和數(shù)字信號的形式出現(xiàn),這就極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的人事管理軟件,還可以對現(xiàn)有人事信息資源進行分析整理,實現(xiàn)人事資源共享,為充分實現(xiàn)人事信息資源利用最大化提供可能。
(五)人事管理信息化建設(shè)為高校深化校、院兩級改革,實現(xiàn)校、院兩級人事分配奠定了基礎(chǔ)
目前,許多高等學校實施校院兩級改革,把以往相對集中的人事管理模式,分散到各二級部門,這樣在一定程度上減輕了高校人事部門的工作強度和工作壓力。通過人事管理信息化建設(shè),基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集,教職工基本信息維護工作都放在各二級學院,從而大大減少了人事部門的工作量,同時也為人事信息的準確性提供了保障。
二、高校人事信息管理現(xiàn)狀及問題分析
長期以來,我們往往習慣于按老辦法、老章程辦事,工作方式幾十年一貫制,人寫手抄的人事辦公模式不僅不規(guī)范,容易出錯,而且增加了工作的隨意性。隨著我國人事制度改革的進一步深入,全球性人才競爭的日趨激烈和人才流動頻率的加快,以及各高校近幾年來的快速發(fā)展,傳統(tǒng)意義上的人事管理手段和方法的弊端日趨明顯,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.人事信息管理零亂,沒有形成一個完整的信息管理體系。隨著學校的快速發(fā)展和校、院兩級深化改革,人事信息量的大幅度增長和數(shù)據(jù)的快速更新,原有的人事信息管理方法和管理手段已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)人事管理和人才管理工作的需要,分散的信息處理和更新導(dǎo)致了大量的重復(fù)勞動。信息整理和保存比較紊亂、不集中,沒有形成一整套完整的數(shù)據(jù)體系。這導(dǎo)致了人事信息管理的零亂,給高校的人事信息管理工作帶來了諸多不便,嚴重影響了工作效率。
2.信息部門化現(xiàn)象明顯。目前,在各個高校,教職工的職稱、培訓(xùn)與培養(yǎng)信息主要在師資科,學校教職員工的進出管理工作以及內(nèi)部調(diào)劑管理信息則歸屬于人事科,而工資、福利待遇、社保醫(yī)保以及人事檔案信息則集中在勞資科,在人事部門以外還存在著大量的教職工人事信息管理工作,如教職員工的教學信息管理歸屬教務(wù)部門,科研項目與學術(shù)論文信息集中在科研管理部門等。人事部門內(nèi)部各科室以及與其他部門間信息流通不順暢,資源共享困難,從而導(dǎo)致了人事信息相對紊亂,數(shù)據(jù)一致性差,嚴重影響了信息的完整性和準確性。
3.信息更新速度太慢,準確性不高。傳統(tǒng)的人事信息管理方法和手段主要是人抄手寫或借助一些簡單的數(shù)據(jù)處理軟件,軟件信息模塊比較單一,操作相關(guān)性不強,無法對信息進行快速更新、分析和處理,從而無法及時為校領(lǐng)導(dǎo)和上級管理部門提供準確可靠的統(tǒng)計報表和相關(guān)分析數(shù)據(jù),制約了管理層決策的及時性和準確性。信息更新速度太慢,致使人事管理工作中可能出現(xiàn)的問題得不到及時有效的解決。
4.數(shù)據(jù)通用性差,信息應(yīng)用系統(tǒng)化困難。各部門開發(fā)或購買了面向特定功能、基于不同技術(shù)和應(yīng)用模式的數(shù)據(jù)庫軟件,數(shù)據(jù)交換的通用性較差,難以實現(xiàn)信息應(yīng)用的系統(tǒng)化,使得校院人事專干必須到不同崗位重復(fù)核對有關(guān)數(shù)據(jù)。
三、高校人事管理信息化建設(shè)方案
針對上述高校人事信息管理方面存在的諸多問題和不足,下面主要從人事管理信息化建設(shè)的任務(wù)、策略及思路、人事管理信息系統(tǒng)的模塊及其網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)等四個方面入手,提出人事管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)化解決方案。
(一)人事管理信息化建設(shè)的任務(wù)
針對高校人事管理的現(xiàn)狀及存在的問題和人事管理信息系統(tǒng)的主要內(nèi)容,學校各相關(guān)職能部門以及人事部門各科室的信息系統(tǒng)都必須建立在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺上,整合在一個高效的信息化系統(tǒng)之內(nèi),各種應(yīng)用均應(yīng)運行在高校校園網(wǎng)上,并且具有標準、規(guī)范、安全、豐富的數(shù)據(jù)資源,可實現(xiàn)各部門之間的無縫集成。學校人事部門、教務(wù)部門、科研管理部門等要從更好地服務(wù)于學校的總體戰(zhàn)略發(fā)展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發(fā),相互協(xié)作,互通有無,促使人事管理信息系統(tǒng)與教學管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等之間的無縫隙兼容。我們可以先從規(guī)范數(shù)據(jù)管理和查詢流程入手,實施人事管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),逐步建立人力資源開發(fā)與管理平臺,實現(xiàn)人事管理信息傳輸?shù)慕y(tǒng)一性、即時性、快捷性、準確性、完整性和系統(tǒng)性,從而實現(xiàn)人事管理過程的“四化”建設(shè),即人事決策智能化、業(yè)績考評科學化、數(shù)據(jù)集成自動化、網(wǎng)絡(luò)辦公無紙化。這樣,通過發(fā)揮高校科技創(chuàng)新、知識密集的特點,加強縱向和橫向聯(lián)系。高校人事管理信息系統(tǒng)的開發(fā)不僅可以提升人事工作的透明度,提高人事部門的工作效率,而且還可以極大地促進教務(wù)部門、科研管理部門等相應(yīng)領(lǐng)域的信息化建設(shè),實現(xiàn)信息支持、信息提升、信息服務(wù)的良性互動。
(二)高校人事管理信息化建設(shè)的策略及思路
隨著高校人事管理職能的拓展趨勢和打造現(xiàn)代師資管理數(shù)字化平臺的需求,高校人事管理信息化的建設(shè)應(yīng)當構(gòu)成多層次、多方位的有機系統(tǒng),必須融合教務(wù)部門、科研管理部門等相關(guān)部門的數(shù)據(jù)資源,以有利于信息化管理的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。同時要充分發(fā)揮相關(guān)部門的主動性、積極性,明確分工的職、責、權(quán)要求,促進信息的共享和交換。因此,高校人事管理信息化的建設(shè)首先可建立滿足日常工作需要的人事管理信息系統(tǒng),在人事管理的全過程中,實現(xiàn)利用人事管理軟件處理日常事務(wù)工作,如人事信息數(shù)據(jù)管理、師資隊伍建設(shè)信息管理、教師業(yè)績信息管理、教職工工資信息以及人事管理信息、人事政策法規(guī)信息的實時查詢等。
其次是構(gòu)建面向各二級學院的人事管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò),建立一個統(tǒng)一、完整、多層次、智能型、安全保密的院級人事管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實現(xiàn)人事信息的共享,人事信息的自動收集、整理、分析,為制定人事政策提供決策依據(jù),為做好人才隊伍的預(yù)測和規(guī)劃等整體性人才開發(fā)工作提供服務(wù)。
根據(jù)以上對高校人事管理信息化建設(shè)的基本策略的描述分析,結(jié)合學校實際情況,高校人事管理信息化建設(shè)的基本思路如下:
1.以人事檔案信息化為突破口,進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校人事管理的`科學性,離不開實時的人事信息的數(shù)據(jù)分析,只有數(shù)據(jù)準確可靠,才能克服信息的估計性與決策的盲目性。作為重要信息資源之一的檔案,是高校人事部門選人用人的重要依據(jù),是開發(fā)人力資源的有效信息。以人事檔案信息化為突破口來啟動數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作可以避免數(shù)據(jù)的差錯率。通過建立教職工信息庫,購買或組織研發(fā)一套人事管理軟件,將大量的教職工信息材料通過計算機儲存、統(tǒng)計、匯總、分析,從而推進高校人事人才工作模式的變革。
2.以學校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺,建立人事管理信息數(shù)據(jù)庫。以人事部門、教務(wù)部門、科研管理部門等各職能部門的管理權(quán)限為準劃分模塊,設(shè)置權(quán)限,統(tǒng)一對學校教職工所有數(shù)據(jù)進行維護,從而實現(xiàn)教職工信息數(shù)據(jù)的一致性和統(tǒng)一性。
3.通過校園網(wǎng)建設(shè),加快完善人事管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),即:人事信息數(shù)據(jù)庫→人事信息網(wǎng)→校園網(wǎng)建設(shè)。積極開發(fā)人事工作服務(wù)軟件,如教職工職稱申報系統(tǒng),考勤與薪酬管理系統(tǒng)等,將人事部門從傳統(tǒng)的人事工作中脫離出來,加大工作分析、績效考核等研究。
4.全面實施資源共享,充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理教職工信息,減少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護差錯率,降低各二級學院人事專干的工作量,迅速提升人事管理工作效率。這樣,通過信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和推進網(wǎng)上服務(wù),為人事工作信息化提供高效、快速、安全通道,使人事管理逐步納入統(tǒng)一、規(guī)范的信息化軌道。
(三)人事管理信息系統(tǒng)主要模塊介紹
1.用戶管理模塊:系統(tǒng)允許用戶建立多個賬號,對于不同部門的不同用戶可以有不同的操作權(quán)限和操作范圍。這樣有利于保證系統(tǒng)的安全性,便于按實際業(yè)務(wù)分工進行管理,真正做到自己的數(shù)據(jù)自己維護,自己負責,從而明確每個人的權(quán)、責、利。
2.人事科管理模塊:提供給人事科工作人員使用的子系統(tǒng),也是整個人事管理信息系統(tǒng)中最主要的一個模塊,包括組織機構(gòu)、人員管理、編制、年終考核等。
3.勞資科管理模塊:包括日常工資管理、離退休人員管理、社會保險管理、員工探親信息管理、津貼福利管理等。
4.師資科管理模塊:提供給師資科工作人員使用的子系統(tǒng),主要用于各類人才工程、基金資助信息、出國出境信息、學歷學位管理、師資培訓(xùn)管理、職稱管理等。
5.院級人事管理模塊:是各學院人事專干的工作界面,一方面用于基本的人事管理工作,如查詢本學院職工的人事信息,向人事部門提交人事信息的變動情況等；另一方面可以向人事部門各職能科室上報各類人員名單,如:提交職稱信息、院內(nèi)教職工崗位變化情況。還可以接受人事部門發(fā)送過來的各類人員名單和通知等。
(四)人事管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)圖
根據(jù)上述對人事管理信息系統(tǒng)各主要模塊的介紹及分析,構(gòu)建人事管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)如下圖所示:
(五)人事管理信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)
網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)如下圖所示:
在進入系統(tǒng)之前,要進行身份確認,只有用戶名和用戶密碼都相符的用戶方可進入本系統(tǒng)。為了防止不合法用戶對數(shù)據(jù)的察看和修改,本系統(tǒng)把用戶分為三個級別:超級、編輯和只讀用戶,即一、二、三級用戶。超級(一級)用戶不僅擁有對數(shù)據(jù)的查詢、修改權(quán)限,還對用戶的使用權(quán)限進行控制,可以設(shè)定用戶名、密碼和其權(quán)限,還可以對紀錄進行增加、刪除、修改等操作。編輯(二級)用戶對數(shù)據(jù)可以查詢、打印,還可以對紀錄進行增加、刪除、修改等操作。只讀(三級)用戶只擁有對紀錄的瀏覽、查詢和打印權(quán)限。當用戶要進入系統(tǒng)時必須先輸入用戶名和密碼,按“確認”按鈕后,系統(tǒng)辨別用戶身份,對合法用戶根據(jù)用戶的權(quán)限級別賦予相應(yīng)的使用功能。
四、結(jié)束語
高校人事管理信息化不僅是人事管理的信息處理工具,更是規(guī)范人事管理工作的手段和方法,構(gòu)建高校人事管理信息化系統(tǒng),不僅可以使人力資源的利用率和整體的工作效率得到進一步的提高,同時也保證了人事信息的安全性和準確性,杜絕了人為因素的干擾,從而有效地提高了人事信息的利用率,降低了工作強度,進一步簡化和規(guī)范了辦事程序,有利于學校的勤政廉政建設(shè)。一套先進、實用、可靠的人事管理信息系統(tǒng)軟件,既要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與人事管理完美地結(jié)合在一起,確保人事管理的時代性,也要適合學校人事管理工作的實際需要,能真正實現(xiàn)人事管理工作從繁瑣低效的重復(fù)性手工操作轉(zhuǎn)型為高效率、高標準的“無紙化”辦公,還要從加強學校組織領(lǐng)導(dǎo)、加強教職工人事信息采集工作的規(guī)范化、加強提高人事工作者的信息化素質(zhì)和人事管理工作的業(yè)務(wù)技能以及加強分級管理等方面,為高校人事管理信息化建設(shè)提供有力的保障。
總之,只有學校人事管理信息化的建設(shè)水平提高了,我們的辦事效率才能真正得到提高；只有人事管理信息化的渠道暢通了,才能提高校務(wù)公開的程度,才能使工作調(diào)配、職稱評聘、薪酬福利、崗位聘任、教師教學考評、科研核定等比較敏感的人事業(yè)務(wù)增強透明度。因此,加快高校人事管理的全面信息化建設(shè)對高校的人事管理工作具有十分重要的意義。
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