淺談城市建設檔案管理

淺談城市建設檔案管理

　　1城市建設檔案管理工作中出現的問題

　　1.1檔案數量的增加對檔案管理人員提出了更高的要求

　　檔案人才流動性較大，很難培養和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對于人員的服務水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預驗收環節，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。

　　1.2檔案數量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求

　�。�1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍較低；

　�。�2）即使有些城建檔案管理部門已經對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；

　　（3）相比于一些發達國家，我們的管理理念、管理技術、管理設備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導致重視程度不夠；二是經濟發展水平落后導致資金投入力度不足。

　　1.3檔案數量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求

　　檔案數量的增加直接導致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導致檔案部門在政府、企事業單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發展。提供及時、準確、全面的檔案信息，是對我們城市建設檔案部門提出的最基本要求，但是當前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。

　　2提高城市建設檔案管理工作水平的對策

　　2.1加強城市建設檔案人才隊伍建設

　　（1）通過“感情留人、事業留人以及適當的待遇留人”，廣泛吸納人才，打造一支專業的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。

　�。�2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓，提高他們的專業素質。對于優秀的管理或技術人才，要給予重點培養。

　�。�3）通過績效考核機制的建立，對工作優異者給予適當的物質和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。

　　2.2提高城市建設檔案管理工作的規范化水平

　�。�1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。

　�。�2）檔案信息化工作的基礎是檔案的著錄。由于每個城市建設檔案管理單位的條件不同，應該研究制定統一的《城建檔案著錄細則》，以實現檔案著錄的標準化和規范化。

　�。�3）合理組卷，在整理過程中如若發現案卷內容混亂，無頁碼等現象出現時需要重新進行加工，并將有聯系的文件組合在一起。組卷合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。

　�。�4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現計算機無法識別的情況。

　　2.3提高城市建設檔案管理工作的信息化水平

　　隨著現代信息技術的迅猛發展，促進了先進信息技術與檔案管理工作的融合，城市建設檔案管理實現網絡一體化：借助相應的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現檔案的“三態”同步，從而實現網絡檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經處于一個信息爆炸的時期，信息技術的在各行各業獲得了巨大的發展。城建的檔案管理也必須跟上時代發展的步伐，將一些已經不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創新，以此更好的為城市建設提供服務。將先進的信息技術引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

　　2.4通過服務外包的形式提高城市建設檔案管理工作水平

　　由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務的方式，采取服務外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數據錄入工作，也不失為解決當前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經在相當大的范圍內取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數字化和提供利用工作中發揮了不可估量的作用。

　　2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”

　　為經濟建設服務、為城市建設服務是城市建設檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準確的檔案信息，充分發揮自身的價值。我們要注重服務理念、方式方法的不斷創新，實現由傳統服務向現代服務的轉變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯網技術將信息主動發布給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務來提升整個社會的“城建檔案意識”。

　　3結語

　　綜上所述，城市建設檔案管理工作在城鎮化背景下，面臨諸多問題，作為城建檔案管理部門應立足自身、圍繞中心、服務大局，通過不斷的改革創新，解決發展中遇到的問題；通過不斷的提供利用，提升自己的社會價值；通過提升價值，爭取更多的資金支持。通過資金和技術支持來促進自身發展，進一步提高管理和利用工作水平。

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