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試論鐵路企業檔案管理面臨的挑戰與對策
論文摘要：針對在信息化下，鐵路企業所面臨的挑戰，提出建立文件標準化管理體系，推進知識管理、安全屏障和檔案管理隊伍再造等措施，以提高企業檔案管理水平。
論文關鍵詞：鐵路企業檔案；管理；標準化；知識管理；安全屏障；管理隊伍
當今信息技術的快速發展和快速滲透．已經使各個領域發生了深刻的變化。作為鐵路企業參與競爭的基礎性環節的企業檔案管理．也不可避免的參與到這一深刻變化的過程之中。在這種迅速變化的環境面前．檔案管理如何應對新挑戰，采取新對策，為提高鐵路企業的競爭力和適應性提供有力支撐．是擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。
1信息化對檔案管理帶來的挑戰
1．1檔案信息共享不足從目前情況看，檔案管理存在記錄企業科技檔案信息的內容多．反映企業經營信息情況的少．注意收集“紅頭文件”而忽視對本企業形成的有關市場、銷售、產品開發等信息收集。由于鐵路企業內部還沒有形成健全發達的、一體化的網絡信息系統和管理系統，因此檔案信息共享不足是各企業比較突出的問題。表現為大量信息散布在企業所屬的各個單位和各個崗位，沒有或沒有全部通過內部網絡集成為一個有機的整體，還表現為不同的信息以不同的結構(如EMAIL、Excel、Word文檔、掃描文檔等)在不同的數據庫、主機、應用系統上存在。而這些系統缺乏相互連接的信息渠道，數據被隔離并缺乏應有的關聯，從而給鐵路企業檔案收集、獲取有用信息帶來很大障礙。無法使信息及時得到共享，也不能快速形成信息檔案成果轉化為生產力的良性流動循環。
1．2信息安全的防范難度增加信息安全問題主要表現在以下四個方面：一是檔案文件的易擴散性。涉及到鐵路企業機密和知識產權的內容比較容易通過共享、互聯的渠道而泄密和擴散；二是易修改性。檔案的價值首先在于它是一種原生性的信息資源，但數字化的文件具有易修改和不留痕跡的特點．使檔案在被惡意修改或攻擊后難以恢復到原生狀態．導致文件的憑證性作用滅失．可追溯性降低：三是易移動性。電子文件很容易被刪除和移動，并且難以被即時發現；四是安全問題的持續性。在網絡狀態下，信息的安全性會因時間的推移而下降．信息的安全必須獲得持續的關注和持續的技術支持才有可能免遭不測。
1．3管理人員素質不適應企業的信息化給企業帶來的是“對管理理念創新，對管理流程再造．對管理團隊的重組，對管理手段的革新”。信息化解決了檔案長期以來傳統煩瑣的工作方式．但也給檔案人員帶來了較大的沖擊。表現在：一是知識的不適應。不具備現代化條件下的相關知識和鐵路企業主產品的專業知識，在履行職能時就表現為不知道如何操作，不知道如何維護，不知道如何管理；二是能力的不適應。鐵路企業檔案管理人員普遍具有年齡相對偏大，學歷相對偏低，學習和接受新技術、新知識能力較差的特點，難以適應高速發展下的計算機工作環境，不具備運用信息技術對檔案進行篩選、加工、提煉、開發的能力，難以為企業提供各種增值的檔案信息服務。
2應對挑戰的對策
面對越來越多的挑戰和日益復雜的現實問題。企業應當著力從強化“一個基礎”、推進“三項工程”2個方面．以提高鐵路企業檔案管理水平和應對挑戰的能力。
2．1強化“一個基礎”要建立信息化條件下，電子文件的檔案管理標準體系。標準化是各項工作的基礎．也是確保檔案管理質量的重要支撐和保障。建立電子文件的標準化管理體系包括電子文件的登記標準、命名標準、收集標準、鑒定標準(包括文檔的真實性、完整性、有效性鑒定)、傳輸標準、歸檔標準、防護標準、安全標準、格式標準、修改標準以及專利維護等等。由于電子文件的記錄格式、記錄載體、記錄形式均區別于紙質文件，與紙質檔案存在著很大差別，不僅在外型上不同，在處理方法、管理內容上也存在著本質的不同。因此，這一標準體系的策劃與建設，要著重考慮2個重要因素：一是要緊緊圍繞電子文檔的有效收集、長久保存、真實保存和有效利用來展開，即要在傳統的管理模式上取得突破，確保文件從生成到歸檔管理的全過程受控，實現文檔與檔案實體的一體化，文檔與檔案保管的一體化．文檔與檔案信息利用的一體化。二是要具有面向未來的安全適應性．也就是要考慮在鐵路跨越式發展的大背景下，鐵路企業技術發展和流程再造等所帶來的安全保障的高標準要求。加強對電子文件和電子檔案管理方式的研究，包括相關的政策、技術、方法、標準體系等．以適應企業信息化和適應市場變化的要求。
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2．2推進“三項工程”
2．2．1知識工程知識管理是企業管理的基本功能。知識包括顯性知識和隱性知識。其中顯性知識表現為文件化的制度、設計圖紙等．這些知識通過目前正常的收集渠道已經能夠獲得收集與存儲；隱性知識表現為凝結在鐵路員工個體身上的技能和經驗．因此隱性知識是鐵路企業更為重要的知識。推進知識管理工程，就是要將檔案管理由顯性知識的收集向隱性知識的收集延伸。實施這一工程的基本步驟．一是促進隱性知識的顯性化，二是顯性化后的知識收集與存儲。顯性化后的知識收集與存儲已經不是問題．因此這里的關鍵也就是促進隱性知識的顯性化。所謂隱性知識的顯性化，就是要通過復制的方式，把員工的經驗轉化為組織所掌握的知識，使組織的智慧大于員工的個體智慧的集合。
但是隱性知識屬于個人的智力資本，出于個人競爭力的考慮，要讓員工自愿將寶貴的經驗奉獻出來并不是一件容易的事。解決這一問題，一要建立互信。信任是實現知識交流與共享的前提，有了員工之間的相互信任，才能讓員工在分享他人知識成果的同時．愿意貢獻自己的知識成果．從而形成隱性知識和顯性知識之間良性互動的局面。二要建立制度。即要求員工定期把所處理、解決的問題及時．撰寫成案例，檔案管理部門再將這些案例進行整理．升華成為企業重要的知識經驗庫。三要建立激勵機制。隱性知識既然是具有價值的知識，企業就應當通過進行價值量化的激勵方式，對員工貢獻的知識予以價值確認，激勵員工把經驗及時貢獻給企業。四是通過網絡和論壇讓隱性知識在員工中共享，促進知識在企業內的和交流。
2．2．2安全屏障工程信息化下的鐵路檔案安全保障問題是最為急迫而又最為棘手的問題。企業需要通過建立多重安全屏障確保檔案安全。一是建立軟件安全屏障。除了必備的殺毒軟件和防火墻軟件外．鐵路檔案管理的軟件至少應具備以下功能：1)日志功能。對關鍵信息的操作進行監控，以日志的形式全面、詳細記載每次電腦修改記錄和修改內容，并生成相應報告。2)強制歸檔功能。強制、定時、自動保存重要崗位、關鍵人員的信息。3)自動加密功能。包括采用內部專用的文件格式保存文件．對文件傳輸過程自動加密等。4)系統訪問控制功能。實現嚴格的權限控制．確保只有注冊的設備、身份和授權的人才能修改、閱讀有關信息。5)防復制功能。根據權限設置只讀、修改等權限，且在修改前能自動備份原文件．保障檔案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常規并且有效的防盜、防火、防塵、防水等安全措施外，還要考慮解決3個問題：1)確保文件檔案不依賴于硬件設施的狀態。主要是通過設置至少兩套硬件備份系統，采用第三方介質備份、脫機保存等來解決。2)確保密鑰安全。系統的關鍵操作人員除了使用密鑰確認身份外，還應利用加密狗、身份驗證卡片等硬件來確保密鑰安全。3)防止重要檔案信息非法傳播。主要是通過關閉數據轉移設備來防止企業知識的外泄。三是建立流程安全屏障。在設計、等關鍵管理系統的流程設計中，都要把信息安全作一體化的考慮。對于需要長期保存和具有憑證作用的重要等，要同時建立紙介質檔案。
2．2．3鐵路檔案管理隊伍再造工程要適應新的形勢和變化的環境。鐵路檔案管理隊伍的建設定位應當是再造，而不是簡單的素質提升，因此就特別需要站在知識管理的高度來考慮檔案管理隊伍的規劃和建設。首先，可以按照業務、技術、專家3個層次的架構，重構一支分工明確、結構合理、相互協調的檔案管理隊伍。檔案業務員主要是負責具體的檔案收集與存儲業務；技術人員則是將收集到的知識按照專業分工進行提煉、濃縮，便于知識的檢索、傳播和共享；專家則是站在更高的層次上予以專業．或是在企業設立的信息論壇上以版主的身份提供知識的指導和幫助。其次，針對不同層次的檔案管理人員的知識結構要求．開展必要的培訓與繼續．不斷提高檔案管理人員的業務素質。三是鼓勵檔案管理人員開展崗位練兵，使他們能夠在實踐中不斷鍛煉提高自己的業務水平與能力。
3結束語
在當今信息化建設飛速發展的環境下，在越來越激烈的競爭面前。企業檔案管理只有站在企業發展的高度。立足于為提高企業市場競爭力提供有力支撐，不斷地進行管理創新，才能夠在新形勢、新挑戰面前取得主動，并使企業立于不敗之地。
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