財務電算化的內部控制
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摘要：針對會計電算化系統設計開發不完善、授權安全、數據執行主體和保存介質、會計人員操作失誤等內部控制問題進行簡要分析。
隨著科學技術的發展，電子計算機數據處理技術在會計領域得到了廣泛的應用。隨著會計電算化的應用，對企業的內部控制制度也提出了新的要求，原手工會計所采用的內部控制制度已不適應電算化會計的要求。由于計算機技術自身的問題及會計人員業務水平和個人素質等原因，會計電算化信息系統的應用也存在許多問題。因此，必須加強會計電算化系統的內部控制以保證財務實行電算化后的系統正常、安全、有效地運行。
1 會計電算化信息系統內部控制存在的問題
會計電算化系統環境下的內部控制是會計內部控制的特殊形式。隨著計算機的發展特別是網絡技術的發展，會計電算化系統將向著更加深廣的方向發展，也將給企業的財務管理帶來新的挑戰。會計電算化系統取代傳統的手工會計系統將是一種必然趨勢，但會計電算化系統在我國還是新生事物，與傳統的手工會計系統相比還存在許多問題具體表現在：
1.1會計電算化系統設計開發不夠完善
有些企業，特別是大型企業具有的行業特殊性無法直接使用通用會計電算化系統，只能自己開發會計電算系統。由于在軟件研發之前對需求分析和可行性評價進行得不夠全面、充分、細致，對未來業務發展的前瞻不足，考慮基層單位的實際情況不夠深入，不夠貼切實際，不能滿足千變萬化的業務需要，結果造成與企業的業務管理系統不能完全接口需要手工處理。
1.2會計電算化系統授權存在安全隱患
傳統手工會計授權下，對于每一項業務的每個環節都有相應工作人員的簽名和印章。簽名和印章或運行特定程序進行業務處理，從而給企業造成經濟損失。
1.3會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患
會計電算化系統數據運行中一旦硬件系統出現故障，將導致數據不能處理，會計工作不能進行。一旦程序染上病毒，也將會嚴重危害系統的安全，若不能及肘排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質因受熱、受潮、折損等原因出現損失，保存的會計數據將會丟失，如果沒有及時相關備份的話，將給會計電算化系統造成嚴重的損失，嚴重地影響到企業的會計工作。
1.4會計電算化中會計人員操作失誤存在安全隱患
由于會計人員專業水平和電腦水平參差不齊，對會計電算化系統理解、使用、掌握等存在問題，也有可能導致數據錯誤、信息失真。
1.5會計電算化系統數據庫分散管理存在安全隱患
目前，有的大型集團企業存在將會計電算化系統數據庫分散在各分支企業管理的情況。作為大型集團企業若數據處理環節分散進行，一個基層企業數據出現錯誤，上級企業不能及時發現必然導致整個會計信息系統的數據失真。
2 加強和完善會計電算化系統內部控制的若干對策
會計電算化系統的內部控制是內部審計工作的一部分，也是企業經營管理的重要環節，內部控制的好壞將決定著企業經營管理的成敗。世界上凡是經營管理成果出眾的企業，一定擁有出色一流的電算化會計信息內部控制系統。在我國，會計電算化系統尚處于初級階段，加強和完善會計電算化系統將是十分重要和必要的。
2.1加強會計電算化系統業務人員組織控制
在會計電算化系統環境下，要對手工系統環境下的組織結構做出調整，對各類會計崗位進行重新劃分，在授權過程中運用內部審計，按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制。對財務軟件的開發人員、維護人員和會計業務操作員、出納員進行合理的崗位分工，形成三類工作崗位：系統設計與維護崗位、財務處理崗位和專業核算崗位，必須堅持不相容崗位相分離的原則。
2.2加強會計電算化系統操作和維護控制
會計電算化系統操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴格的操作與維護規程來實現的。規程應包括操作的具體流程、各環節的主要分工和職責、注意事項、維護的時間和內容、維護的程序等。通過加強會計電算化系統操作與維護控制，保證財務軟件操作的規范化，保證財務軟件正確安全地運轉，防止軟件被非法修改、刪除。
2.3加強會計電算化系統檔案管理
會計信息系統檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質。會計的電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務檔案均應做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點整理。磁性介質還要進行防磁工作。
2.4加強會計電算化系統工作人員的職業道德建
設和專業水平培訓如果作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意的修改軟件程序、修改數據庫的數據、非法取得口令，最終則達不到內部控制的目的。因此，道德規范、行為準則、能力素質的建設應直接納入內部控制結構的內容。企業管理者應當重視對財務工作人員的選用與培養，增強財務工作人員的職業道德水平和業務水平，達到會計電算化系統的主體誠信。
2.5加強會計財務軟件的研發和維護
對于財務軟件的研發管理尤為重要。在軟件研發之前要進行需求分析和可行性評估，以達到滿足企業會計核算的目標。同時對在用財務軟件進行定期維護、以保證軟件安全、平穩、高效運行，并不斷完善財務軟件的功能。
2.6加強會計電算化系統財務辦公地點管理
工作人員不得在財務專用計算機上上網、插入外來軟盤、光盤，以防止病毒侵入計算機破壞計算機軟件、硬件。定期對計算機進行查毒、殺毒等工作，保護會計電算化系統軟件環境的安全。財務工作地點應實行“閑人免進”制度，防止無關人員進入，實行工作日制和來訪登記制度，實行專機、專用、專人制度。
2.7加強會計電算化系統業務操作的控制
會計電算化系統業務操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。對數據的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統有效的關鍵。對審核通過的數據、會計業務人員經過正確的輸入，進行恰當的處理和運行，并及時輸出，會計核算系統才能實現自身的目標。
2.8實行會計電算化系統數據集中控制管理
以數據集中為基礎，以網絡為支撐，將原多個數據庫集中到省級或區域的中心庫進行集中運行管理，并按管理工作制度和標準統一工作流程，開展會計電算化的各項日常工作。這樣在中心庫就能及時掌握各項第一手資料，從而進一步強化對各基層公司的監管力度，有效防范和化解經營風險，降低經營成本。
電子計算機技術、網絡技術的不斷發展，將使會計電算化系統不斷更新和完善。目前，會計電算化系統已在各個企業廣泛應用。WTO后，中國經濟的發展已經進入快車道，與世界經濟融為一體；中國的企業正在國際國內兩個市場上抓住機遇與接受挑戰，并積極參與國際競爭和國際分工。因此，會計電算化系統內部控制的好壞直接影響到企業的管理和效益。為了提高企業的管理水平和經濟效益，各個企業在財務工作中甚至在整個企業經營管理工作中要切實加強和完善會計電算化系統的內部控制。
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