在會計電算化管理工作中如何做好內部控制論文

在會計電算化管理工作中如何做好內部控制論文

　　1會計電算化與內部控制概述

　　會計電算化是指將電子計算機技術應用到會計工作中的現代化管理模式，是用電子計算機替代人工記賬，以財務軟件為工具，以會計為語言，進行人機對話，由電子計算機對會計數據進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表的過程，在會計電算化與手工記賬初級并行階段，還有一個打印、保管會計憑證的過程；內部控制是指為提高會計信息質量，確保會計信息的準確可靠，合理保證單位經營管理合法合規，保護財產物資的安全和完整，貫徹管理方針，提高管理效率和效果，促進企業實現戰略目標，以職責分工為基礎所設計實施的對內部各種經濟業務活動進行約束和協調的一系列控制方法、措施和程序，是一種內部管理制度，包括內部管理控制和內部會計控制。會計與控制是不可分割的，會計電算化的內部控制則是內部會計控制的特殊形式，會計電算化的實施推動了企業信息化的發展，給企業內部控制制度的建設帶來了一定的推動，而內部控制又關系到工程建設有序健康地進行、工程物資的安全完整，關系到會計系統對工程建設活動反映的正確性和可靠性。財政部頒布的《內部控制規范》指出：“企業應當加強會計信息化工作，并對其工作流程進行有效控制，電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施，應當重視信息系統在內部控制中的作用”。

　　2會計電算化對內部會計控制的影響分析

　　在會計電算化中，由于會計處理高度集中在計算機系統，其處理高度自動化，會計信息主要載體變為磁介質。與手工核算相比內部會計控制發生了很大的變化。

　　2.1內部控制的形式發生了變化。

　　電算化會計與手工會計對會計信息的控制有很大的不同，我們通過以下分析了解會計電算化核算下內部會計控制形式的變化。

　　電算化會計工作流程：原始憑證→授權批準→財務審核→對合格原始憑證進行憑證輸入（制單）→電算化審核→計算機系統處理→賬表輸出。從流程可以看出，實行會計電算化后會計賬務的集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數據處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會計中沒有存在的必要，比如編制憑證匯總表、科目匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細賬、日記賬進行平行登記，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義，其次，手工會計中的一些平衡檢查在會計電算化中將移入計算機系統內部，通過計算機程序體現出來，如記賬憑證的借、貸平衡校驗；賬戶中期末余額、期初余額、本期發生額的檢查；各核算業務模塊間數據的核對；報表數據的勾稽關系檢查、會計衡等式的檢查等。因此手工條件下行之有效的會計內部牽制制度，有部分在電算化條件下已難以發揮其作用。

　　2.2內部控制的內容發生了改變。

　　會計電算化系統是一個人機交互系統，再加之計算機系統更具有隱蔽性，因此，其控制的內容更加復雜。大致概括為以下幾方面：會計電算化人員崗位的重新分工和新的內部牽制；系統安全控制以及系統開發、修正、系統資料文書化控制；系統的組織和操作管理控制；系統的輸入、輸出控制、處理控制等。

　　2.3內部稽核方式發生了一定的變化。

　　手工會計信息系統中，每一筆經濟業務的處理都需要經過多重手續，嚴格遵循有關的制約監督機制進行操作，如業務經辦與授權批準、收付款項與會計記錄的分離等，必須經過嚴格的審核復查機制，會計人員之間的聯系是直接的，因而很自然地形成嚴密的內部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要措施的實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實行電算化、ERP系統后，其工作的自動化、控制的程序化，各種手續都由計算機自動處理、統一執行，會計工作的分工、崗位職責、權限也發生了變化，許多業務處理程序被大大簡化，會計人員無法、也不需直接參與和控制，一些內部牽制措施沒有存在的必要，部分經濟業務從發生到會計記錄的整個過程都是自動完成，會計只需最后對相關數據作出加工、分析、采用，讓高層據以作出決策。

　　2.4內部控制的重點發生了變化。

　　在電算化環境下，除了人這個執行控制的主體外，許多內部控制方法主要通過會計軟件來實現。因此，在計算機會計中，控制的重點已不再僅僅是人，而變成了人工處理控制、原始數據進入計算機控制、會計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統之間連接控制等多方面。

　　2.5會計信息存儲介質、存儲方式的改變。

　　在手工會計核算下，會計數據的存儲介質是紙介質，企業發生的經濟業務均記錄于紙張之上，會計數據所用的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的數據形成會計人員所熟悉的會計憑據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，各不相同的筆跡可作為控制的手段。

　　但是，電算化系統下原來紙質的會計數據以肉眼無法識別的形式被直接存儲在介質上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會計信息系統中易于辨認的審計線索，如筆跡、印章等在電算化環境下已無處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上的會計記錄其勾稽關系較為明確，而在電算化環境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質很容易被改動，由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。

　　從以上分析可以看出，會計電算化使會計內部控制體系出現了一系列變化，許多傳統的會計控制方式失靈了。

　　3在會計電算化下內部控制應采取的對策與措施

　　通過會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯的可能性很小，但人為造成出錯，甚至舞弊的現象難以避免，而且一旦出錯、甚至發生舞弊，則損失巨大，因此，非常有必要采取相應的對策與措施。

　　3.1明確職責分工，加強組織控制。

　　職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離，用戶部門指產生原始數據的部門或人員。所謂組織控制，就是將系統中不相容的職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。

　　電算化部門必須把職責分工同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為，除了設置各要素的核算崗位外，還可將會計電算化崗位分為計算機會計主管、出納人員、審核記帳、系統維護和數據分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的記錄，保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應該保證按照不相容業務相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一人或一個部門經手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔，同時規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。進行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部門保持不相容職務（如業務授權、執行、保管和記錄）的分離。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，如出納人員不得兼任系統管理員，不得兼任記賬憑證的審核工作等。

　　3.2加強會計核算控制。

　　會計核算結果是會計預測、決策和分析的基礎，會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環節，必須引起高度重視。從核算環節把關，必須保證業務處理合法、有效，賬務處理的正確性、規范性，做到數據真實、完整和安全。會計核算控制內容包括：原始憑證經過審查，在錄入處理前一切經濟業務處理必須經過相應的權級審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。不正確的業務更正與刪除，待解決憑證單據的處理等都必須嚴格按規定進行，嚴格執行復核制度，充分保證計算機賬務處理不錯不亂。會計數據輸出必須進行嚴格審核并簽章，無論是靜態審核，還是動態審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發生的經濟業務是否一致。

　　3.3加強操作程序的控制。

　　會計電算化除了對軟件操作方面需作一定的內部控制設計以外，還要制訂并嚴格執行操作管理制度，培訓提高從業人員的計算操作水平及營造提高職業道德修養的氛圍也是重要的問題，有效的保證會計電算化系統的安全運行，保證財務數據的安全性、完整性。

　　操作管理制度一般包括：

　�。�1）操作人員的工作職責和權限。

　�。�2）預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。

　�。�3）預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登入系統賬簿的措施。

　�。�4）建立必要的上機操作記錄制度。此外，在會計軟件中還應設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

　　3.4加強系統安全控制。

　　加強系統安全控制是為了保證計算機系統的安全運行，避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。主要控制措施包括：明確規定上機操作人員對會計軟件的操作內容和權限，杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開計算機時，應執行相應的命令退出會計軟件。財務軟件應開發出相應自鎖定功能，在一定的時間內若不做任何財務操作指令，則系統應當會自鎖定，設置接觸與操作的日志控制，各單位應根據本單位的實際情況，設專人保存上機操作記錄進行“日志管理”；數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查；工作環境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。

　　3.5加強會計檔案控制。

　　實現會計電算化后，會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質上的會計數據和紙質形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，會計檔案管理工作就顯得更為復雜些，應建立想配套的制度作保障。

　　會計檔案管理制度應包括：

　�。�1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的紙質形式保存，保存的有關規定按《會議檔案管理辦法》的規定執行。

　　（2）全套會計電算化系統文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。

　�。�3）妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施。

　�。�4）科學規定會計檔案的有關權限。如規定查詢以前年度的會計檔案應經有關人員批準等。

　�。�5）保證會計檔案安全與完整的措施。

　　3.6加強內部審計控制。

　　內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾方面：

　�。�1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整；

　�。�2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；

　�。�3）監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；

　　（4）對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

　　實行會計電算化是實現會計現代化的重要保證及促進會計工作創新的一項內容。加強會計電算化的內部控制，有利于單位更好地組織會計工作，從而為單位財務管理、重大決策提供準確、及時的會計信息，提高組織的管理效率、經濟效益。

　　【主要參考文獻】

　　[1]會計電算化工作規范，財會字[1996]17號。

　　[2]企業內部控制規范，2010，中國財政經濟出版社。

【在會計電算化管理工作中如何做好內部控制論文】相關文章：

企業會計電算化管理內部控制研究畢業論文12-06

內部控制與盈余管理的關系論文11-18

會計電算化內部控制02-27

如何加強會計電算化系統的內部會計控制02-27

電算化會計內部控制研究02-27

淺談電算化會計內部控制02-27

對會計電算化內部控制的思考11-13

內部控制審計經典論文05-23

內部控制審計經典論文06-11

（經典）內部控制審計經典論文05-26