計算機輔助審計實踐與思考

計算機輔助審計實踐與思考

近年來，襄樊市審計局加大機建設與步伐，在計算機輔助審計方面進行了有益探索，先后在、財政、、農林水、行政事業等行業38個單位嘗試進行計算機輔助審計，取得了較好成效。在審計數據采集與、軟件開發與應用等方面有了一些初步的經驗和體會�！�　一、計算機輔助審計的主要步驟　�。�1）可行性分析。主要是調查了解被審單位信息的治理現狀，看其計算機使用水平能否滿足審計項目的方案要求（質量、時限等），從而確定是否采用計算機輔助審計�！　。�2）審前預備。主要是配備相應的電腦和熟悉計算機應用的審計職員，選擇符合財政部規定、適用性強的審計軟件。制定審計方案、下發審計通知書等；　�。�3）現場審計。主要包括數據采集和數據分析兩個環節。數據采集就是應用一定的，對被審單位的數據信息進行遷移，按審計方案的要求以及財務治理的基本原理進行整理；數據分析就是應用相關審計軟件對采集到的數據進行分類、篩選、回并、統計和分析判定，從中查找被審單位財務治理中的疑點線索，發現違紀違規，匯總相關數據，以滿足審計報告的需求�！　。�4）審計報告。在傳統手工審計的基礎上，結合計算機輔助審計將采集到的數據，應用計算機進行結論性審計文檔的處理，形成審計報告，出具審計決定。審計意見書等，并由此形成被審單位數據庫的部分數據。　　二、數據采集的主要方法　　在分析被審單位電子記帳數據的完整性的基礎上，確定采用計算機輔助審計，我們主要采取以下方法來進行數據采集�！　〉谝徊剑簩С霰粚弳挝回攧罩卫頂祿�。在實踐中主要采取三種方法：　�。ㄒ唬┲苯邮褂帽粚弳挝坏呢攧罩卫碥浖�，將數據導出為通用數據庫格式（如：mdb、xls、txt等）。其優點是：適用范圍寬、導出數據隨審計職員的意愿，因而是審計職員首選也是運用最多的數據導出方法。由于一些著名的財務軟件為證實自己的“開放性”、“兼容性”特征，都具備“數據可被第三方軟件使用”這一功能，諸如：用友、金碟、遠方等，并且版本越高，此項功能越明顯。而且從審計情況看，如今不少行政企事業單位大都使用上述軟件�！　∪缭趯Ψ�城公循分局的審計中，該單位使用的是用友M8.0財軟，我們就直接將其總帳、明細帳分別導成一個通用數據庫如 mdb的兩張數據表；在對全市民政系統審計中，因該系統使用了用友M7.0，一次只能將總帳、明細帳的一個科目導成一個通用數據庫，因此我們就根據需要，天生了多個科目的多個相關數據庫。另外有些軟件開發商專門設計了特定格式的導出，如：電力系統使用的遠方財軟4.XX版本，高度自動化設計，財務職員只需輸人原始資料，數據匯總、帳表天生等全部由系統自動完成，其操縱程序符合財政部最新頒布的會計制度，審計職員可將其中所有匯總表格和明細帳的查詢結果導出為EXCEL格式，利用帳頁查詢功能，完成電子數據的采集工作。當然一些高端數據庫軟件，如：使用 SQL Server、DB2等作為數據倉庫開發的財軟，由于這些服務器真個專業數據庫軟件本身具有強大的分析、備份和安全恢復等功能，因而客戶真個應用軟件也就沒有必要開發數據導出功能了�！　。ǘ�）直接使用被審單位企業（財務）治理軟件而產生的備份數據�！　∮捎趲缀跛�有的企業（財務）治理軟件都具有數據的備份和恢復功能。我們完全可以將數據的備份帶回，在自己的電腦中進行恢復。這種方法最大的優點是導出的數據最完整（甚至包括軟件的　　使用日志、用戶權限及密碼等），分析起來最方便。由于用戶軟件本身具有強大的分析和查詢功能，因而不需要借助任何第三方的輔助分析軟件或數據庫軟件。但其缺點是必須有一套與被審單位軟件一致的能使用的軟件，且有多少個審計對象，你就需要預備多少個軟件。這類貿易軟件由于審計職員只用于輔助審計，不作為生產使用，因而購買起來極不，其來源主要是通過以下方式獲得：一是使用演示版軟件，由于相當多的演示版軟件與標準版軟件僅在表證的打印上有區別，因而使用演示版軟件沒有題目。二是使用軟加密方式的軟件。相當多的軟件是通過正當用戶名和系列號來限制使用的，我們可以用被審單位軟件的用戶名和序列號在自己的電腦在進行安裝軟件，再將備份的數據恢復進來就可使用了（如：遠方財軟）。三是使用“光盤市場”版軟件，光盤市場提供的版本相近的經過解密的軟件，如：用友、金碟、交易等大腕軟件，基本上都可以使用。四是與軟件公司協商，支付少量用度，借用軟件公司同版本號的正版軟件和限次軟件�！　。ㄈ�）直接將用戶軟件的原始數據庫表導出。　　就是使用專業數據庫，如：SQL Server等，直接使用專業庫的治理工具將數據導出。這種方法的特點是對審計職員的計算機技能提出了較高要求。主要表現在：l、軟件的開發者為減少數據的冗余而采用了關系表，用戶采用了這些表在自己的電腦中分析時需自行定義關系。2.這些表一般都為原始數據，審計職員要得到自己的記錄集需自建查詢集（視圖）。3、這些表多為或拼音組成的字段（為了適應更多的開發工具）且有很多認證字段，完全搞清楚還費點周折。但是假如將上面題目都搞清楚了，使用通用數據庫軟件和專門的輔助審計軟件分析起來還是比較方便的�！　〉诙�步、導出數據遷移　　一般情況下，將數據導出后必須存進審計職員的電腦中，置于審計職員自己定義的某一目錄下。這一點，要視實際情況的不同，分別采取不同的對策，從審計實踐看，不過乎有以下王種情況：　�。ㄒ唬┤魯祿�文件總量在SM以下，通常采用壓縮軟件如： winzip等將數據壓縮成幾張盤，將數據帶走�！　。ǘ�）若數據文件總量在SM以上，如采用壓盤方法由于盤片較多，恢復成功的風險較高，因而一般采用外置硬盤的方法，將數據在不壓縮狀態下直接導進自己的硬盤。　　外置硬盤有打印機接口的外置硬盤和USB接口的外置硬盤。USB接口的硬盤支持熱插拔，打印機接口的硬盤支持老一些的電腦，外置硬盤通常由外置硬盤盒加普通硬盤組成，這是一種最經濟最方便的數據遷移的方法�！　。ㄈ�）若審計職員隨身攜帶有筆記本電腦（帶以太網卡）且被審單位也組建了局域網，可直接采用電腦與電腦對拷的實現。這里也有兩種方法：　　1、筆記本電腦與數據源電腦直接對持。審計職員需自己制作一條線（將普通的網絡跳線12. 36對調），將兩臺電腦配成對等網，在數據源電腦中將自己需要的數據目錄設置“共享”后，拷進筆記本電腦�！　�2.網絡下載。審計職員將自己的筆記本電腦接進被審單位的網絡，找一個被審單位空閑的PJ45信息接口，配置好網絡獲取一個正當網絡帳戶，進進網絡后，將數據源電腦中的數據持出�！�　三、如何進行數據　　在審計工作中，我們大都要使用通用的或專門的軟件分析數據。由于通用的數據庫軟件具有極其強大的分析功能，使用起來也特別方便靈活。若審計職員很熟悉諸如：Foxpro、access、SQLServer或SQL語句之一種，基本上就可以不依靠任何輔審軟件獨立開展機輔助審計了。以我局對湖北化纖團體審計為例，我們直接將被審單位的數據采集回來后，導進access2000，利用access2000中的可視化的查詢分析器對數據進行篩選，得出所需要的數據。但是現階段不少審計職員并不熟悉專業數據庫軟件的使用，盡管諸如 access、 foxpro、SQLserver等使用起來都很方便輕易，但對相當多的審計職員來說仍有一定困難，這樣就可結合使用相對而言更易使用的一些軟件，諸如：南京特派辦的《審計數據采集分析軟件》等�！�　從實際情況看，我們主要是采取以下幾種方法進行數據分析的：　　一是利用被審單位軟件的自身查詢功能，發現不正常的分錄。主要通過查看明細帳、記帳憑證，審查會計科目的對應關系，發現不正常的會計分錄。如：“實收資本”科目一般對應“現金”、“銀行存款”或者是“存貨”等資產類科目，如在查詢中發現，有的對應科目卻是“應付款‘、”其他應付款“等科目，就可將這種不正常的會計事項作為審計重點，經調閱有關的原始憑證和調查相關往來單位，發現該單位虛列股本、轉移國有資本、化公為私等；　　二是利用被審單位軟件數據轉換功能，結合《審計數據采集分析軟件》的查詢、篩選等功能，發現違規支出。以“用度”審計為例，首先將把被審單位數據庫中“治理用度”、“經營用度”和“財務用度”明細帳打開，將數據轉換成EXCEL格式，通過《審計數據采集軟件》進行查詢摘要、篩選數據，經調閱有關的原始憑證和審計相關單位，發現用度中違規支出題目�！　∪�是利用分類匯總、規劃求解和拖動復制柄等功能，發現收進分歧規等題目。比如審查債權債務，湖北化纖團體涉及的往來單位共有1938個，往來款總額數億元，若一個審計職員用人工查賬法，按帳齡分析其發生的現狀，摸清其真實正當情況，需要一個星期。但運用計算機輔助審計，在EXCEL表格中，按照“單位”、“帳齡”等檢索條件，一個小時之內查出三年以上不良資產1000多萬元，往來單位1360個；二年至三年往來單位269個，金額3000多萬元；又如在今年的電力行業審計中，在審查電價標準方面，我們首先將被審計單位用電量數據庫采集過來，存為EXCEL電子表，用電總量中分居民生活電量、農民排灌電量、優惠　　電量等，通過對電價、二次綜合加價等電量收費分類匯總，再把每項價格的收取標準編制計算公式，相同公式單元格，用復制桶進行復制后，使用規劃求解模擬計算出二次綜合加價、三峽基金、電源基金等每項的收取總額，再與進帳收進核對，以此查出違價收進題目�！　∷氖抢�用帳套功能，發現收進不進帳等題目。這一點主要體現在行業性、系統性的審計中。盡管其中某些單位使用的財務系統版本不同，但只要我們使用高版本軟件，就可把多單位電子數據，同一到一臺電腦中，通過選擇帳套功能，調閱不同單位的電子帳。如在某單位審計時，我們發現該單位通過“內部往來”科目上交總公司治理費。捉住這一疑點，我們立即點往了總公司的帳款，結果在總公司帳目中，未查到該筆收進，經與被審單位查實，收進確實未進帳，以此為線索牽出了該單位設置帳外帳，私設“小金庫”50多萬元的題目。

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