水里水電工程畢業設計
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水里水電工程畢業設計
摘要： 簡要介紹了水電工程項目資料的歸檔及要求，對工程項目的相關資料及時進行紙質和電子歸檔，保證水電工程資料的完整性、系統性、準確性和可追溯性，并結合工作實際情況談了體會。
關鍵詞： 水電工程；文件資料；歸檔管理
0引言
從事水電工程設計的企業工程項目周期長，相關的文字報告、圖紙數量多，信息量大，對這些信息及時進行歸檔管理，以免造成遺漏和缺項，保證水電工程資料的完整性、系統性、準確性和可追溯性。
1紙質檔案與電子檔案
隨著計算機的普及，檔案由過去單一的紙質檔案轉換成紙質檔案和電子檔案兩種形式。紙質檔案與電子檔案相比具有自身的優點，它可以作為檔案的原件，發揮著重要的法律憑證作用，因此不僅需要歸檔，而且還需要對之進行必要的整理，以便與電子文檔相互呼應，更好地保管和利用，進一步有效地發揮紙質文檔的作用。現階段水電工程項目的文檔仍以簽閱為準，在簽閱過程中體現了各級人員的設計意圖、思想等，是設計過程的真實寫照。
1.1 紙質文件的歸檔具有原始憑證價值，但紙質檔案與電子檔案相比，缺點也相當明顯。①紙質檔案占用空間大，隨著近年來水電工程項目的增多，需歸檔管理的紙質文件材料越來越多，這些文件材料占用大量的空間。②查詢難，水電工程項目一個重要特點就是經驗性強，需借鑒類似工程項目的成功經驗，避免犯同樣的錯誤，對紙質檔案進行查詢相對困難，而電子檔案在計算機系統內幾秒鐘之內就能找到你想要的文件。③整理工作量大，對各個工程項目的直至歸檔文件材料整理，檢查是否有缺漏，編制索引目錄，是一個相當繁瑣和浩大的工程。④利用率不高，耗費大量的人力、物力的整理出來的檔案，存在查找效率低下，準確率較差，這些因素嚴重制約了檔案信息資源的有效利用。
1.2 電子檔案與紙質檔案相比，存在比較明顯的優點，電子檔案保存不占庫房的空間，查詢方便、快捷，但與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限性，包括有電子產品的依賴性，存儲介質的風險性，原始數據的合法性和電子文件保密性等缺陷。
2水電工程歸檔資料的要求
2.1 歸檔是檔案工作的基礎，為檔案工作提供工作內容和素材，因此，歸檔資料必須具有完整性、系統性、準確性和可追溯性。
2.2 收集資料是檔案工作的起點，一個工程項目在完成或告一段落以后，必須將所形成的工程和技術文件材料加以系統整理，保管單位填寫保管期限，注明密級，由項目負責人審查后，及時歸檔，為了保證歸檔資料的完整性、系統性、準確性和可追溯性，要求在規定過程中的各級人員認真負責，確保歸檔資料的“四性”。
①設計人員將設計過程中的.校審單和原稿收集，對照校審意見修改設計產品。并對校審意見提出自己的書面處理措施，最后將原稿和校審意見交給項目負責人，項目負責人校對后交與部門秘書。②部門秘書將收集好的歸檔資料，進行相應的檢查工作，卷內是否有缺頁、三級校審表是否填寫到位、報告是否有不符合的色筆改報告、簽字頁是否有漏簽等現象，如有問題及時更正，移交檔案室人員手中等待驗收，此時的整理工作暫時告一段落。③檔案人員要經常督促部門秘書做好收集工作，不要出現漏歸、缺文的現象，由于工程項目一般持續時間較長，因此歸檔資料收集工作時間也較長。
3水利工程的歸檔管理的新探索
水電工程項目在體系運行與實際工作結合方面開展了大量工作，內、外審及管理評審均有效實施，按照“質量管理體系”文件的認真執行，體系運行在質量管理方面取得了顯著成績。結合工作實際，在文檔管理工作方面有以下幾點體會。
3.1 充分認識電子文檔的重要性，加強電子文檔的歸檔管理，做到紙質文檔和電子文檔一并歸檔管理。紙質文檔歸檔工作雖然繁瑣，但由于其原始性和憑證性，必須加強對紙質文檔的管理工作，另一方面由于電子文檔的方便快捷，利用計算機檢索功能強大，方便查找。因此，電子文檔的歸檔工作也同樣重要。
3.2 加強培訓，提高與文檔管理工作中各相關人員的重視，其中領導的支持是搞好文檔管理的必備條件。領導重視，在人力、物力和財力方面給予支持，文檔處理后歸檔就會快速、及時，文件丟失現象就會減少。對于文檔管理工作各相關人員的進行培訓，提高他們對文檔管理工作的重視，積極主動地進行歸檔，有利于文檔管理工作的開展。
3.3 提高文檔管理人員的自身素質，水電工程檔案管理人員不僅要認真自覺地學習并掌握檔案管理業務理論和知識技能，而且要在工作時間中加強學習工程建設知識，虛心向工程技術人員請教，了解掌握工程項目的總體規劃和安排，積極介入工程的有關活動，及時收集工程各個階段的檔案資料，變被動工作為主動服務。同時，要積極學習和借鑒先進的國內外水電工程建設檔案管理經驗和手段，熟練掌握并不斷提高檔案業務知識，結合工程建設的實際情況，采用現代辦公手段，整理出完整、準確、系統的工程檔案，為水電工程建設貢獻一份力量。
3.4 制定措施，形成文件，促進文檔的歸檔管理工作。各生產處室的每項工程項目負責人，對其在生產活動中所形成的文件材料都要歸檔，工程竣工后一個月內，檔案員主動與工程負責人密切配合，督促檢查、指導、協助項目負責人做好歸檔文件的整理和立卷工作。把檔案歸檔工作作為年終考核目標，凡沒有歸檔、沒有檔案室驗收蓋章項目，不能結算產值，不能參加評優、評獎。
4結語
工程檔案已形成制度化，上下重視，杜絕了以前項目竣工后拖拖拉拉和為個人使用方便而不歸檔現象。在設計任務書下達計劃同時，提出歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果的同時驗收檔案材料；上報和評審獎勵科技成果需檔案室同時出具專題歸檔情況證明，使水電工程檔案歸檔材料完整、準確、系統，案卷質量完全符合質量標準。
參考文獻：
[1]江鷗，武志輝.《企業信息化工程項目檔案的收集與管理》北京檔案，2006（9）.
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