中小企業會計信息系統開發過程的審計內容與方法的論文

中小企業會計信息系統開發過程的審計內容與方法的論文

　　摘 要：文章結合浙江省溫州地區中小企業開發會計信息管理系統的實際情況，詳細闡述了會計信息管理系統開發過程三個階段（系統分析、系統設計、系統實施）的審計內容和方法。

　　關鍵詞：會計信息管理系統 審計 系統分析 系統設計 系統實施

　　近年來，會計電算化迅速發展。會計信息系統的開發已由單項處理向較完整的會計信息管理系統發展，由單機應用向計算機網絡的應用發展，由單純的會計核算向管理會計應用方向發展。不少地區和行業，已把會計電算化定為會計工作升級的條件之一。此外，會計軟件市場的出現，促進了會計核算軟件的商品化、通用化，有效地推動了我國會計電算化的進程。總體上，會計商品化軟件在企業中得到了廣泛的應用，并已取得了較好的效果和經濟效率。而眾多的中小企業，如浙江省溫州地區中小企業達到16.7萬家，占全部企業總數的90%以上，占整個gdp的83%.但在使用商品化會計軟件上卻不如人意（除了財政部門規定的發票管理系統以外），發展速度遠遠低于全國的水平。其原因除了人為的主觀因素外，最主要的是商品軟件雖然功能較多，但不能適應企業的具體環境（如企業的管理思想、管理方法、經營的外部環境、企業生產規模、產品類型等因素），整體應用效果不很理想。筆者認為，中小企業根據自身特點，從企業的實際出發，自我開發或委托有實力的專業軟件公司開發自己的會計信息管理系統軟件也是有效途徑之一。

　　本文結合筆者在溫州地區開發幾個會計信息管理系統過程中的情況，僅就系統開發過程中的審計內容和方法作一介紹。

　　會計信息管理系統開發周期長、技術復雜、投資較大，如果開發的系統在技術、經濟和管理上不可行，或新系統不符合系統目標，或在系統開發階段沒有建立必要的內部控制，待系統運行后再進行修改，這不僅增加成本，而且影響系統的正常運行，有時甚至無法實現。因此在系統開發前和在開發過程中，都必須嚴格遵循一定的階段和步驟，且每一階段和步驟均有明確的成果，這些成果作為下一步工作的依據，使整個開發工作有規律、有步驟的完成。系統開發審計就是對會計信息管理系統開發的整個過程進行的審計。按照系統開發的周期，系統開發分為系統分析、系統設計和系統實施三個階段，因此需分別對每一階段進行審計。

　　一、系統分析階段的審計

　　系統分析階段包括提出新系統目標、成立開發小組、可行性分析、現狀調查、需求分析和邏輯模型建立。其審計內容和方法如下：

　　1.與系統分析人員一起確定系統的長期目標（2～4年）和近期目標（1～2年），以確保系統目標滿足單位內外的管理對會計信息的需求，能完成所要承擔的會計工作，要符合單位財會人員的習慣，同時必須保證數據信息的可靠性并具有一定的效率；確定系統與外部環境的信息聯系和接口；確定系統的主要功能和結構；確定系統與企業其他系統（如cad、cam）的界面和信息聯系。

　　2.確保各有關部門派代表參加開發小組并確定其熟悉所屬部門的崗位責任和工作范圍；檢查項目負責人召開的重要會議，看是否均有各部門人員參加。

　　3.審核企業可以投入的資金、物力、人力及其來源。

　　4.與系統分析人員共同研究新系統在技術、經濟、管理等方面的可行性。

　　5.復核系統分析人員取得的現系統的信息關聯狀況、會計工作流程和會計業務流程、信息載體和信息量等全部詳細資料；審核所建立的新系統的目標能否滿足其處理和控制上的要求。

　　6.向會計部門查詢，確定該部門就會計處理的立場，審核有關的成本與效益的計算。

　　7.與系統分析人員一起分析新系統的邏輯模型（重點是數據流程圖）是否滿足會計和財務制度流程的要求，是否充分體現了用戶的需求。

　　8.全面檢查系統分析階段的現狀分析報告、可行性報告、會計業務作業流程圖、輸入輸出和代碼調查表、系統分析說明書等文檔是否完整、正確。

　　二、系統設計階段的審計

　　系統設計是根據系統分析中提出的邏輯模型，考慮實際的設備、技術條件、經濟條件及社會條件，確定新系統的實施方案即系統的物理模型。系統設計階段的主要活動有系統總體設計和系統詳細設計。系統總體設計包括功能模塊設計、文件與數據庫設計、計算機及網絡系統配置方案設計。系統詳細設計包括代碼設計、輸入和輸出設計、用戶界面設計和處理過程設計。其審計內容和方法如下：

　　1.查閱系統設計是否采用了模塊化、自頂向下逐步求精、各模塊之間聯系最少的結構化設計方法，以確保系統“波動效應”盡量小，可修改性和擴展性盡量好；以確保模塊的劃分滿足會計核算和內部管理的需要，符合會計人員的習慣；以確保系統結構控制圖符合系統的處理要求。

　　2.審核數據庫文件是否符合控制要求、用戶輸入數據和輸出信息要求。特別要注意文件和數據的安全保密控制和權限控制，以保證未授權人員不準接觸文件和數據。審核字段和記錄的設計，并進行一致性、準確性、合理性的綜合分析，盡量消除冗余和節約存貯空間。

　　3.審核計算機和網絡系統配置方案。以確保系統環境的合理配置，以較小的投資獲得較好的系統性能；硬件的配置要符合目的性、先進性、配套性、經濟性；軟件配置要選擇合理的操作系統、語言編譯系統、數據庫管理系統；網絡系統的配置要符合標準化、主流化、實用性和技術性能指標好的原則，實現數據、程序與硬件等資源的共享。

　　4.抽查部分代碼，看其是否符合國際、國家、行業頒發的標準代碼設計。檢查代碼在邏輯上能否滿足用戶的需要，在結構上能否與處理的方法相一致。檢查代碼是否符合惟一性、直觀性、可擴展性和合法性。確保一級會計科目的代碼應符合財政部頒發的會計制度規定的科目編碼。

　　5.審核系統的輸入輸出設計是否符合《會計核算軟件基本功能規范》的要求，以保證輸入和輸出數據的合法性和正確性。特別要保證輸入數據的質量和糾錯能力，竭力避免“垃圾進，垃圾出”的情況；并采取一定的控制措施，確�！罢�確的輸入，正確的操作，正確的輸出”的原則。檢查輸出報表的設計是否滿足對外報送和對內管理的要求。復核系統的輸入輸出設計是否包含一定的審計線索，以便能由系統的輸入順查到輸出，或者由輸出逆查到輸入。

　　6.審閱處理過程設計是否符合《會計核算軟件基本功能規范》的要求。以確保具有符合國家統一會計制度的規定的自動編制會計報表的功能和允許使用的多種核算方法；以確保有適當的控制措施，使所有經過審核的業務，均能完整的被處理；確保結賬功能的設計能自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部入賬，并保證賬證、賬賬相符；以確保機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助自動進行銀行對賬，自動生成銀行存款余額調節表。

　　7.審核新系統的實施方案，以確定整個系統設計的文檔（系統總體設計書、詳細設計報告、系統設計報告）是否齊全、正確。

　　三、系統實施階段的審計

　　系統實施階段是將新系統付諸實施的過程。它的主要活動是根據系統設計所提供的控制結構圖、文件與數據庫設計、系統配置方案及詳細設計資料，編制和調試程序，進行系統試運行、系統轉換等工作，將技術設計轉化為物理實際系統。其審計內容和方法如下：

　　1.與程序設計人員一起選擇合適的程序開發工具、合適的數據結構和合理的算法；檢查是否采用了結構化程序設計方法；查閱程序中采用何種控制措施，確定各種必須的內部控制是否都以納入所設計的程序中；檢查程序流程圖是否正確，檢查源程序的正確性、可讀性、可測試性和可維護性是否達到要求；檢查程序文檔是否完整和規范。

　　2.參與和監督程序的分調試和總調試。調試時需精心組織測試數據模型，即有正常的、有效的各類業務數據，又有不完整的、無效的、不合理的、不合邏輯的數據。分調試時以查明該模塊是否按預定的要求接收并處理正常的業務，并發現是否拒絕不正常的業務且按預定的要求給出錯誤的信息并給予記錄，以確保每一模塊內部控制關系的正確和數據處理內容正確；總調試時要測試各模塊接口之間的各種可能的使用形態及其組合情況，查出系統中屬于相互關系方面的錯誤和缺陷，以保證各控制信息關系的正確。

　　3.與有關人員一起參加系統的試運行，試運行應采用并行運行方式，試運行的期限不低于三個月。檢查試運行記錄和試運行報告，核對新舊系統處理結果，看其是否達到預定的目標，有無發現系統存在的問題；查明實際的電算化會計信息管理系統與原來設計考慮的差異是否合理，系統能否正式投入運行；審核所選的系統轉換方式是否合理。

　　4.審核被審單位電算化會計信息管理系統的操作管理制度，查明系統的操作員、管理員、程序員的工作職責是否明確，有無相互兼任的情況。查明未經授權批準、不掌握密碼的人能否接觸程序和數據并對其修改；實地觀察系統操作人員的操作情況，查明輸入數據是否經審批，正確的數據能否被完整準確地輸入系統，錯誤的數據能否被發現并經過適當的程序更正后重新向系統提交；查明是否制定了嚴格的硬件、軟件管理制度，制定的制度是否符合內部控制的原則并有效執行；檢查系統修改的文檔資料，查明每次修改是否按規定的程序進行，已修改過的程序是否妥善保管；實地觀察系統的運行狀態，檢查系統的運行是否正常；參與系統運行后的審核和評價。

　　5.詳細檢查系統實施階段的程序設計規格書、源程序清單、程序測試報告、系統測試報告、操作手冊等文檔是否完整準確。

　　四、結束語

　　會計信息管理系統開發的審計，是一種事前審計，它具有積極的意義。因此，審計人員、特別是單位內部審計人員對會計信息管理系統的開發進行審計，這對于開發活動的恰當控制，系統開發方法的科學性、先進性和合理性，系統開發過程中產生的系統資料和憑證的規范性，系統運行以后數據處理的合法性、正確性、完整性和效率性，以及事后審計的可審性，都具有很大的作用。

　　參考文獻：

　　1.汪星明。管理系統中計算機應用[m].武昌：武漢大學出版社，1997

　　2.薛華成。管理信息系統（第三版）[m].北京：清華大學出版社，1999

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