疾控中心檔案信息化建設與管理

疾控中心檔案信息化建設與管理

　　疾控中心檔案是疾控中心工作的見證，它真實記錄了中心的業務工作，為查找檔案原始信息提供完整依據。以下是小編為大家推薦的相關論文范文，希望能幫到大家，更多精彩內容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。

　　摘要:隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理迎來了巨大挑戰。本文從檔案信息化建設、檔案管理規章制度的建立、信息安全以及人員培訓等方面入手，對現代檔案信息化建設和管理新要求和新方法進行了探索，并對建設和管理中取得的成就和存在的問題進行了總結。

　　關鍵詞：疾控中心;電子文件;檔案信息化建設;檔案信息化管理

　　檔案是來自于生活和工作中的第一手資料，它具有憑證價值，是人類社會管理中的重要工具，對人類社會的發展發揮著重要的作用。疾控中心檔案管理是一項政策性、機密性、專業性很強的工作。四川省疾病預防控制中心成立于2002年，它是由原四川省防疫站、四川省勞動衛生職業病防治所、四川省結核病防治所、四川省寄生蟲病防治所等單位共同組成，中心檔案由這4個單位的檔案組成。隨著中心業務的發展，每年都要產生大量的檔案資料，對這些來自于人類生產實踐中的第一手資料進行高效的管理是檔案工作人員的重要任務。要進行檔案信息化管理的大前提是要進行檔案信息化建設[1]。近年來國家高度重視疾控中心的發展，加大對中心檔案室信息化設備的投入，為中心檔案室增加了計算機、掃描儀、光盤刻錄機、消磁柜、除濕機、防火防盜等現代化設備。結合實際工作，從以下幾方面探討檔案室的信息化建設和管理。

　　1疾控中心信息化建設必要性

　　疾控中心檔案是疾控中心工作的見證，它真實記錄了中心的業務工作，為查找檔案原始信息提供完整依據。疾控中心的工作每年會產生大量的檔案資料，傳統的檔案整理、加工、借閱等方式已不能滿足大量檔案利用需求。計算機的出現為檔案工作帶來了全新的觀念，減少了檔案人員的工作強度，提升了工作效率，節省了傳統檔案對大量存儲空間的需求、有效減輕了對紙質檔案資料的破壞。

　　2信息化建設的依據

　　檔案信息化建設遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，中心成立后按照國家頒布的《全國檔案信息化實施綱要》，把信息化建設作為檔案工作的首要目標，同時制定了《檔案規范化管理手冊》。

　　2.1資源為先

　　疾控中心每年在工作中產生的大量檔案是檔案信息化的基礎，沒有這些檔案資料信息化的建設就無從談起，中心領導非常重視檔案信息化建設，將檔案工作納入目標管理體系，設有檔案管理委員會，由中心領導和各處所負責人組成，在各處所設兼職檔案員作為各處所與中心檔案室的聯絡員，在中心建立了完整的科學的檔案管理網絡。每年3月兼職檔案員就將上一年中心產生的檔案資料完整收集后交給檔案室并作移交手續。中心檔案室主要有四類檔案:文書檔案、檢驗報告、財務檔案和設備檔案。其中檢驗報告具有疾控中心的特色，是中心檔案室收藏的特色檔案資料。中心成立后，所有的檔案信息均錄入計算機系統，實現計算機管理。

　　2.2建立電子檔案

　　檔案信息化建設是檔案信息化管理的基礎，信息化建設需要很多硬件和軟件的支持[2]。中心檔案室根據實際需要，在經過中心業務專家和檔案工作人員多次論證后采用了“易用電子文件管理系統”，我們利用該軟件對中心的檔案進行管理，該軟件具備檔案“收集、管理、保存、利用”等業務功能，還具備用戶權限管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護功能目。檔案室現已錄入檔案目錄34萬余條，通過該軟件平臺開展歸檔立卷、檢索利用、借閱管理等工作，檔案使用者可以快速查閱所需檔案。

　　2.3建立完善的檔案規章制度

　　由于檔案的特殊性，部分檔案還屬于機密文件，檔案資料上網后的管理是檔案工作人員面臨的新課題[3]，我們制定了一套完整的有別于傳統檔案管理的信息化管理規章制度，使檔案收集、整理、銷毀等工作制度化，嚴格按照規章制度執行，銷毀檔案必須由主管領導審批，加強檔案規范化和保密管理。采用先進管理手段，使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

　　2.4信息安全

　　加強主機安全、網絡安全、數據庫安全等方面的工作，建立信息安全管理制度。中心檔案室有專門供檔案工作人員進行加工檔案的工作室，該工作室凡是與檔案工作無關的人員不得進入，易用檔案管理軟件也有加密系統，為了檔案資料的安全，我們對檔案利用者進行了權限設置。為防治電腦病毒，檔案室堅持對電子文件備份，選用殺毒軟件維護網絡安全。檔案工作人員還經常了解電腦病毒的發展狀況及防治病毒軟件的發展狀況，以便及時采取措施。配套建設數字檔案室保障體系，確保檔案室檔案系統安全和信息。制定應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處理能力。

　　3其他載體檔案的管理

　　疾控中心檔案室還有少部分磁性載體檔案，這是一種新型檔案，對它的保管有別于紙質檔案，我們按照國家檔案局發布的《磁性載體檔案管理與保護規范》對收藏磁性載體檔案進行保護。保持磁帶機、軟盤驅動器的清潔，對磁帶定期倒帶等。

　　4檔案工作人員培訓

　　新技術的發展帶來了劃時代的革命，作為檔案工作人員在時代的高速發展下要充分發揮自己的優勢，積極學習新技術，改變傳統檔案管理的方式，以實際工作出發，同時借鑒別的先進的省級疾控中心檔案信息化管理經驗，結合單位特點摸索出一套適合本單位的信息化管理模式。檔案工作人員不僅要掌握本專業的知識，還要掌握計算機知識和現代管理技術，疾控中心應該積極支持檔案室的工作，定期將檔案人員派到專業檔案機構學習，加強檔案專業人員隊伍的建設，促進檔案人員的思想轉變，大力宣傳檔案信息化的重要性，增強檔案工作人員的積極性和主動性，為信息化建設打下良好基礎。

　　5疾控中心信息化建設中的取得的成就和存在的一些問題

　　由于加強了檔案室數據化的建設和管理，中心檔案室在200年達到檔案規范化管理一級標準，是四川省衛生系統第一家達到一級標準的單位。信息化建設是疾控中心檔案工作的發展方向，但是存在的問題還是不少[4][5]。最主要的問題是檔案人員少，因此，目前只能做到錄入檔案目錄，現階段還不可能將紙質檔案內容全部轉換為電子文檔，這需要大量的人力。所以，目前還不能在中心局域網內實現對全部檔案資料的全文瀏覽。疾控中心的檔案工作人員還需加強自身的學習，在當前社會信息化大背景下，努力提高檔案的開發和利用，為人類的疾病預防提供有力信息保障和支持。建議全國疾控中心檔案室建立一個統一的電子檔案管理系統，統一的電子檔案管理模式，以進一步規范電子檔案，為資源共享打下基礎。

　　參考文獻:

　　[1]馮雯棋.談如何實現疾控中心檔案信息化管理[J].黑龍江檔案，2012(3):121.

　　[2]胡國忠，汪建文，李瓊燕，張博.疾病預防控制電子檔案建立與管理的探討[J].中國公共衛生管理，2014，30(6):824-826.

　　[3]曾瑞蓉.疾病預防控制中心檔案的信息化管理研究[J].辦公室業務，2011(7):151-152.

　　[4]馮秀芳.疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策[J].醫療裝備，2014(7):56-58.

　　[5]許諾，袁元.關于疾病預防控制中心檔案信息化管理的幾點思考[J].計算機工程應用技術，2011(7):151-152.

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