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采購管理有哪些要素
采購活動必須要圍繞“時”、“價”、“質(zhì)”、“量”、“地”等基本要素(5R)來開展工作，即要“適時(Righttime)”、“適價(Rightprice)”、“適質(zhì)(Rightquality)”、“適量(Rightquantity)”和“適地(Rightplace)”地進行采購。一、恰當?shù)牟少彆r機
選擇恰當?shù)臅r機進行采購，也就是人們通常所指的采購的適時原則。根據(jù)企業(yè)事先安排好的生產(chǎn)計劃，如果因物料未能如期到達，往往會引起企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)無法順利進行，出現(xiàn)停工待料，進而導(dǎo)致產(chǎn)品延期下線，不能按計劃出貨，引起客戶強烈不滿;若物料已經(jīng)提前很長時間就儲存在倉庫中，又會造成采購資金的大量積壓和倉儲管理成本的浪費。因此，采購人員要扮演好協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去督促供應(yīng)商按預(yù)定時間交貨。
通常情況下，采購人員會將需求的物料劃分為一般物料和特殊物料兩類，分別選擇時機進行采購。
1. 一般物料的采購時機
一般物料即常年生產(chǎn)、常年銷售的物料，其銷售量比較平穩(wěn)，受季節(jié)變化影響不明顯，如螺絲釘、圖釘?shù)鹊椭狄缀钠�。這些物料的采購時間，可以通過設(shè)置采購點的方法來確定。
采購點是指當實際庫存量下降到某個數(shù)值時即開始進貨的訂購點。當企業(yè)物料的庫存降低至這個訂購點時，就應(yīng)該開始采購;等到下次物料抵達倉庫時，原有庫存物料剛好用完(可以留有保險庫存)。一般物料訂貨點示意圖，如下圖所示。
2. 特殊物料的采購時機
特殊物料通常受到季節(jié)、潮流等的影響。例如，季節(jié)性產(chǎn)品(如棉花)，其采購明顯會隨季節(jié)而發(fā)生變化。往往當旺季到來時，銷售量明顯上升，形成銷售旺季;旺季過去以后，銷售量降低，形成銷售淡季。對于這一類的物料，要在旺季來臨之前提前采購，在淡季適量囤積，以維持日常生產(chǎn)所需。
潮流性物料的采購，應(yīng)注意該類物料在市場中所處的階段，是外于剛流行階段、流行階段，還是退出階段。如果處于剛開始流行的階段，那么企業(yè)在確定流行趨勢后，可大量進貨，加快生產(chǎn)，以搶占市場先機。如果處于第二階段，則要預(yù)測流行時間，如果預(yù)估流行期較長，可以考慮大批量采購生產(chǎn);如果流行期短，則要適量采購，避免積壓。如果處于第三階段，企業(yè)則不宜進貨，應(yīng)主動探索新的流行元素。
事實上，采購時機的界定并沒有明確的界限，采購人員應(yīng)根據(jù)自己的經(jīng)驗和合理推斷來靈活把握。
二、適當?shù)牟少弮r格
確保采購價格適當，即適價原則，是指在確保采購物料品質(zhì)相當?shù)那闆r下，價格不高于同類物料的價格。要確定合適的采購價格，往往要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)的努力，適當采購價格的獲取流程見下表所示。
適當采購價格的獲取流程
不過，采購人員在應(yīng)用適價原則時常常會陷入以下三個誤區(qū)中：
1、價格就是成本，越低越好。實際上，如果采購方一味壓低價格，供應(yīng)商很可能會為了確保利潤而選擇價格低廉、質(zhì)量不過關(guān)的原材料，進行物料的加工生產(chǎn)，從而導(dǎo)致采購方最終產(chǎn)品的質(zhì)量得不到保障。
2、選擇適當?shù)膬r格就必須通過議價。要避免供應(yīng)商虛報價格、圖取暴利，僅僅采取砍價手段是不夠的。采購人員最終選定的價格應(yīng)該是建立在大量的市場調(diào)查和供應(yīng)商成本分析的基礎(chǔ)上的。通常，采購方可以在獲得確切的供應(yīng)商成本資料的基礎(chǔ)上，加上一定比例的供應(yīng)商可以接受的利潤率，繼而確定價格。
3、供應(yīng)商的成本構(gòu)成無從得知，采購人員唯一能做的就是貨比三家。供應(yīng)商的成本是可以推算出來的。采購人員可以通過供應(yīng)物料的原材料價格、制造費用等進行推算。雖然最終的結(jié)果可能和供應(yīng)商的實際成本有出入，但是在進行談判時，真實的數(shù)據(jù)會成為逼迫供應(yīng)商降低報價的“殺手锏”。
雖然這些錯誤的觀點一直以來都被采購人員作為“議價”的動力，但是企業(yè)也常常因這些錯誤的觀點而遭受經(jīng)濟損失。因此，只有遵循科學(xué)合理的定價原則，綜合考慮表1-6各環(huán)節(jié)所涉及的因素，才是采購人員最明智的選擇。
三、恰當?shù)墓┴浀攸c
確保供貨地點恰當，即適地原則。在與距離較近的供應(yīng)商合作中，企業(yè)往往容易取得主動權(quán)。供應(yīng)商與企業(yè)之間的距離越近，協(xié)調(diào)溝通就越方便，所需的運輸費用就越低，成本自然也就越低，同時也有利于緊急訂購時的時間安排。因此，在選擇試點供應(yīng)商時，企業(yè)應(yīng)考慮雙方之間的距離是否適宜。
對一般的制造業(yè)而言，在選擇供貨地點時，需要考慮的因素主要包括供應(yīng)商的位置、交通情況、人口密集程度等，具體見下表所示。
選擇供貨地點需考慮的環(huán)境因素
其中，與供應(yīng)商之間的距離會對企業(yè)的采購成本產(chǎn)生很大的影響。目前，越來越多的企業(yè)在建廠之初就考慮到選擇供應(yīng)商的“群聚效應(yīng)”，即在周邊能否找到企業(yè)所需的大部分供應(yīng)商，這對企業(yè)的長期發(fā)展會起到不可估量的作用。
四、合格的物料品質(zhì)
保證物料品質(zhì)合格，即適質(zhì)原則。它要求采購人員不僅要做一個精明的商人，同時也要適當?shù)匕缪萜焚|(zhì)管理人員的角色。在日常的采購作業(yè)中，采購人員要安排部分時間去推動供應(yīng)商完善品質(zhì)體系，不斷改善和穩(wěn)定物料品質(zhì)。
為確保產(chǎn)品質(zhì)量，采購人員可以從以下兩個方面入手：
1、將產(chǎn)品的合格率作為考核產(chǎn)品的完成情況的指標之一。
2、做好產(chǎn)品入庫前的抽檢工作，對于存在較多質(zhì)量問題的物料，企業(yè)應(yīng)堅決要求退貨或換貨，并酌情要求供應(yīng)商賠償由此造成的經(jīng)濟損失。
五、合適的采購數(shù)量
合適的采購數(shù)量，即適量原則。雖然采購量多可能使得采購價格更低廉，但這并不意味著采購量越大，就會使采購成本越低，對企業(yè)越有益。
很多采購人員會遇到這樣的情況：若物料采購量過小，則采購次數(shù)增多，采購成本提高;若物料采購量過大，又會造成存貨儲備成本過高，造成資金流動障礙。因此，采購人員應(yīng)對儲存成本、資金的周轉(zhuǎn)率、物料需求計劃等予以綜合考慮，繼而計算出最經(jīng)濟的采購量。
在實際采購工作中，采購人員會發(fā)現(xiàn)“5R”很難面面俱到，如果過分強調(diào)“5R”中的一方面時，就往往要犧牲其他方面作為補償。例如，如果企業(yè)過分強調(diào)采購質(zhì)量，那么供應(yīng)商給出的價格可能就不是市場最低價。因此，采購人員必須能夠縱觀全局，準確評估企業(yè)對所購物料的各方面需要，以便在與供應(yīng)商談判時提出合理的要求，從而爭取更多機會，從供應(yīng)商處獲得更為合理的報價。
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