采購管理五大誤區

采購管理五大誤區

　　中國的制造企業，采購成本一般占企業總成本的60%左右。在鋼鐵、石油化工這些重制造行業，采購成本更是達75%以上。即便是服務行業，采購成本平均也達到35%。下面是yjbys小編為你帶來的采購管理的五大誤區，希望對你有所幫助。

　　采購成本每降低5%，公司獲利可增加25%以上。難怪GE前CEO杰克·韋爾奇認為，企業只有兩個盈利部門，采購和銷售，能為企業“掙錢”;其他部門都是成本中心，發生的都是管理費用。

　　采購管理對于企業降低成本、提升盈利能力至關重要。然而，如何做好采購管理，很多企業在理念和具體實踐中都存在著誤區。

　　誤區1：降低成本靠壓價

　　采購部門和人員掉進這個誤區，往往是源于公司高層的直接壓力。很多企業管理層對采購部工作目標的約束是直觀的量化指標，比如采購成本每年都要降低5%。巨大的指標壓力會限定采購部門的觀念和行為。

　　采購成本降低5%，一般就自然的落到可衡量的財務指標上，主要是采購價格成本。實際上，采購總成本的降低，包括采購價格成本、交易成本、處理退貨成本、物流成本、供貨中斷成本、客戶不滿意成本等多方面。交易成本、退貨成本、中斷成本等很難反映在財務指標中。出于完成指標的考慮，采購部門會本能的強調采購價格成本，而弱化甚至隱藏其他潛在成本。

　　這也是為什么很多企業，甚至是行業領先的企業，會抱怨現在的價格是越來越低，優質的供應商卻越來越少了。

　　誤區2：采購就是貨比三家

　　很多企業認為，管采購只要保證“貨比三家”就行了，通常要求采購人員申報采購方案時提供至少3家報價，管理者選擇一家價格合適的就行，通常都是價格最低的。

　　這種樸素形式的詢價采購，是企業管理者對采購方法的直觀理解。他們很快就發現，這種方法問題多多。這3家是怎樣選出來的?中間的代理商算不算數?為何同類別的采購會選出完全不同的3家報價?采購人員會不會通過操縱報價和評價來操縱決策?

　　于是，企業管理者就要求采購人員只提供客觀報價，不能帶有主觀評價。結果，問題沒有解決，反而放大了決策風險，還免除了采購人員應有的決策職責。

　　誤區不在于“貨比三家”方法本身，而是在于怎樣確保選出三家最合適的供應商進入比價環節。隨意選出三家，或者按采購人員的方便或個人意愿選擇三家，自然問題多多。

　　一種規避誤區的方法是“合格供方評審”。企業管理者組織成立專門的委員會，按照質量、成本等方面的要求，為各種類的采購劃定供應商范圍和標準。采購人員不能單獨決定這個范圍，也不能跳出這個范圍活動，并要對每次采購活動的決策支持信息負責。

　　誤區3：選供應商就招標

　　有些企業十分青睞招標，一到采購就招標。招標確實具有客觀、公平、透明的好處，但是并非所有采購都適合招標。哪種采購適用哪類方式，企業應根據企業自身情況、采購品種的市場情況以及供貨風險等來制定。

　　常用的采購方式有招標采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。

　　招標：對采購內容的成本信息、技術信息掌握程度不夠時，適合采用招標。招標的一個好處是可以掌握真實的信息和市場情況。

　　競爭性談判：招標難以組織或結果不理想時，可以采用競爭性談判。競爭性談判與招標比較接近，但是允許報價人多次報價，雙方進行多輪談判。

　　詢價采購：對于已經掌握了成本、技術信息的采購項目，且有多家供應商，可以事先選定合格供方范圍，在此范圍內使用“貨比三家”的詢價采購方式。

　　單一來源采購：對于只有少數合格供應商的采購項目，可以設法建立長期合作關系，爭取穩定的合作、長期價格優惠和質量保證。

　　合理運用多種采購方式，可以實現對供應商隊伍的動態管理和優化。比如，一開始，對采購內容的成本、技術信息不夠了解，可通過招標來掌握信息、擴大供應商備選范圍。當掌握足夠信息后，可采用詢價采購。條件再成熟一些，我方能擁有較大話語權時，可固定一兩家長期合作廠家。在這動態過程中，如果對長期合作廠家不滿意，可以通過擴大詢價范圍或招標來施加壓力，以調整、優化供應商。

　　誤區4：采購就是采購部門的事

　　采購總體成本的降低，乃至供應鏈的優化，不是采購部門獨自就能實現的，這需要整個公司的參與。比如，要解決延遲交貨造成的供應中斷成本，需要產品研發、生產部門、計劃、甚至銷售部門之間的激勵制度統籌配合;而新供應商的發展，或者要突破單一供應商供貨的瓶頸，往往也需要采購、研發和生產部門的通力合作。

　　誤區5：采購信息靠檔案

　　太多企業和采購人員都很重視檔案的保存，而輕視信息的整理。

　　檔案不等于信息。只有整理過的，按照一定思路來結構化的，才能叫做信息。

　　有些企業和采購人員也意識到了采購信息管理有問題，但苦于沒有時間或沒有人員精力改進，于是決定把采購文件和記錄統統存檔，以待他日之用。

　　然而，真到需要分析時，需要系統整理以信息化時，卻發現工程浩繁，且往往有重要信息丟失。比如，為了爭取最優價格，采購人員經常把不同規格型號的設備、甚至把不同類型的設備都打包詢價，而且每次打包的方法和數量都不一樣。這樣一來，歷次詢價信息無法落實到具體產品，無從比較，對正在進行的采購活動就沒法有參考和指導作用。

　　因此，檔案保存再完整，意義不大。關鍵是，一定要構建前瞻性、結構性的數據結構，每次采購活動結束后及時存儲信息，并分析、總結。

　　拓展閱讀：

　　一、采購管理的內容

　　1、采購計劃管理

　　采購計劃管理主要是為企業提供及時準確的采購計劃和執行路線，并對企業的采購計劃進行制定和管理。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務計劃(如系統根據銷售和生產需求產生的)。通過對多對象多元素的。采購計劃的編制、分解，將企業的采購需求變為直接的采購任務，系統支持企業以銷定購、以銷定產、以產定購的多種采購應用模式，支持多種設置靈活的采購單生成流程。

　　2、采購訂單管理

　　采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商確認訂單、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準確的跟蹤，實現全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經過到貨質檢環節后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現對采購存貨的計劃狀態、訂單在途狀態、到貨待檢狀態等的監控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務系統發向對應的供應商，進行在線采購。

　　3、采購財務管理

　　發票管理是采購財務管理中采購結算管理的重要內容，采購貨物是否需要暫估，勞務采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業務，受托代銷業務等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業務的處理規則，也可定義新的業務處理規則，以適應企業業務不斷重組，流程不斷優化的需要。

　　二、采購管理的三個層次

　　1、易管理，簡單購買

　　較初級的采購管理多為對各個交易的實施和監督。其特征為:

　　1)圍繞著采購訂單(PO，Purchase Order);

　　2)與供應商較容易的討價還價;

　　3)僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務條件;

　　4)被動地執行配方和技術標準。

　　2、采購管理

　　管理人員在對前期大量訂單的處理后，隨著自身經驗和管理技能的提升，很容易意識到供應商管理的重要性。同時，根據自身的業務量分析(ABC法)，整個Logistics系統的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：

　　1)圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應商建立長久的關系;

　　2)加強了對供應商其他條件的重視，如訂單采購周期(Lead Time)、送貨、經濟批量、最小訂單量和訂單完成率;

　　3)重視供應商的成本分析;

　　4)開始采用了投標手段;

　　5)加強了風險防范意識。

　　3、策略性采購，供應鏈管理

　　目前比較新的概念策略性采購，其特征是:

　　1)與供應商建立策略性的伙伴關系;

　　2)更加重視整個供應鏈的成本和效率管理;

　　3)與供應商共同研發產品及其對消費者的影響;

　　4)尋求新的技術和材料替代物，OEM方式的操作;

　　5)充分利用諸如跨地區，跨國家的公司(工廠)的集團力量集中采購;

　　6)更為復雜，廣泛的應用投標手段。

　　集中采購的手段正越來越多的被公司采用。集中的概念可以說包含兩層含義：集中集團內各分公司/各工廠的采購量;采購量集中給少數的供應商，以圖獲取規模效應帶來的節省。更進一步的工作，是進可能地減少材料的規格或標準，以圖從供應商在原料采購和生產加工收益中帶來節省。

　　三、提高采購工作效率的十大方法

　　1、有計劃的工作：在每天結束前要把今天未完成的事情，以及明天需要做的事情做出一個計劃記錄下來，逐個或交叉處理。

　　2、養成職業習慣：作為一個優秀的采購人員，應該養成一個好的職業習慣，要有成本概念，利潤思維，風險意識、統籌能力、交流溝通的好習慣。

　　3、收集產品信息：要做到不管了不了解這個產品，都要采取各種方法，盡最大努力去收集產品的信息。

　　4、學會主動與人溝通、交流：溝通時所有工作中都極為重要的一環，要經常與車間，倉庫，打樣車間、品質的相關人員接觸，便于了解產品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。

　　5、難點重點總結：要按時將工作中遇到的各種問題和解決方法做個簡短的書面總結，便于自己以后總結經驗。

　　6、訂單的跟蹤：對工作要有責任心，認真嚴謹，不要盲目相信供應商肯定沒有問題，要及時做好跟催工作，要分析供應商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風險或其它東西。做好記錄，便于查詢和統計，及配合相關部門做好工作。

　　7、做事有條理：要將所做過的工作，處理好的事，沒有處理好的事都做一個記錄，有條理的去工作。對于未完成的事情要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。

　　8、做好工作總結：每個月都應做一個簡短的總結，從工作量、工作內容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等各個方面著手，分析本月的成果和問題。

　　9、供應商的管理：對于供應商，要學會用有效的條款文件去約束他們，而不是盲目相信，放任自由，要讓他們能夠較為主動地配合工作，及時解決問題。

　　10、問題處理：對于問題的處理要敏捷果斷，出了問題要及時向上級匯報，并有自己較好的處理建議提供，能與供應商做個合適的談判結論。

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