淺論企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制
目前我國(guó)采購(gòu)業(yè)務(wù)引發(fā)高犯罪率而且呈現(xiàn)逐步上升的趨勢(shì)，引發(fā)犯罪的主要原因是一些企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理程序和內(nèi)部控制制度存在很大的問(wèn)題，企業(yè)想要很好的對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，就必須建立和加強(qiáng)以及完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理程序和內(nèi)部控制制度，落實(shí)責(zé)任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資按質(zhì)按量按時(shí)和經(jīng)濟(jì)高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求。
一、采購(gòu)需求計(jì)劃的控制
采購(gòu)業(yè)務(wù)從計(jì)劃開(kāi)始，采購(gòu)需求計(jì)劃是向市場(chǎng)采購(gòu)各種物資或組織訂貨的依據(jù)，需求計(jì)劃規(guī)定著采購(gòu)的時(shí)間、采購(gòu)的物品、采購(gòu)的數(shù)量、采購(gòu)的方式等。
需求計(jì)劃分為以下三點(diǎn)進(jìn)行闡述：1.要強(qiáng)化需求計(jì)劃的管理，需求計(jì)劃通過(guò)項(xiàng)目管理來(lái)明確方向、落實(shí)計(jì)劃、來(lái)源資金、安排資金、訂貨要求和時(shí)間，確保需求計(jì)劃物資的準(zhǔn)確性。2.企業(yè)全面預(yù)算管理與需求計(jì)劃管理共同發(fā)展，需求計(jì)劃要與設(shè)計(jì)、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門(mén)及時(shí)進(jìn)行信息交流和溝通，提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性。3.要提高計(jì)劃審核人員和計(jì)劃提報(bào)人員的業(yè)務(wù)技能，針對(duì)計(jì)劃審核人員和計(jì)劃提報(bào)人員開(kāi)設(shè)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班。主要培訓(xùn)計(jì)劃審核人員和計(jì)劃提報(bào)人員的物資信息分類(lèi)管理、計(jì)劃管理和物資計(jì)劃專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)確保物資信息分類(lèi)、提報(bào)依據(jù)的準(zhǔn)確性符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
二、采購(gòu)方式和價(jià)格的控制
首先，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期了解、研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成、市場(chǎng)供應(yīng)形勢(shì)、市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定重要物資品種的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。為了避免信息不準(zhǔn)確造成采購(gòu)成本增加，同時(shí)確保采購(gòu)的價(jià)格公平合理，采購(gòu)人員要時(shí)刻盯緊市場(chǎng)的變化，適當(dāng)?shù)恼{(diào)整采購(gòu)戰(zhàn)略，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)情況及時(shí)對(duì)材料采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行調(diào)整和控制。其次對(duì)于報(bào)價(jià)管理，價(jià)格管理人員要整理收集各種物資的價(jià)格信息、成交的歷史價(jià)格信息、供應(yīng)商產(chǎn)品報(bào)價(jià)信息來(lái)編制物資采購(gòu)的價(jià)格。最后對(duì)于采購(gòu)方式，采購(gòu)方式要依據(jù)科學(xué)經(jīng)濟(jì)情況進(jìn)行具體分析，要打破傳統(tǒng)的采購(gòu)思維模式。在采購(gòu)的過(guò)程中認(rèn)真的分析什么物品可以通過(guò)招標(biāo)方式采購(gòu)、什么物品可以通過(guò)策略協(xié)議方式采購(gòu)、什么物品可以通過(guò)競(jìng)標(biāo)方式采購(gòu)等。
三、采購(gòu)合同的控制
企業(yè)要建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權(quán)利和責(zé)任。簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格，對(duì)于涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，如果影響重大，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。擬訂合同文本時(shí)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，防止出現(xiàn)容易引起岐義的語(yǔ)名。重大合同在簽署前，要經(jīng)相關(guān)審查人員進(jìn)行合法性、可行性審查。以公司名義對(duì)外簽訂合同。按照規(guī)定權(quán)限簽署采購(gòu)合同。由專(zhuān)人保管合同及合同專(zhuān)用章，防止出現(xiàn)員工盜竊公司合同進(jìn)行采購(gòu)欺詐。
四、供應(yīng)商管理的.控制
供應(yīng)商的管理是減少庫(kù)存的物資積壓、降低采購(gòu)物資的成本、節(jié)省物資供應(yīng)費(fèi)用的物資供應(yīng)管理職能之一。全面快速有效的整理供應(yīng)商產(chǎn)品信息和檔案信息，可以確保供應(yīng)商的開(kāi)戶(hù)銀行、供應(yīng)商名稱(chēng)、銀行賬號(hào)、經(jīng)營(yíng)范圍等信息的準(zhǔn)確性，也為財(cái)務(wù)部門(mén)的付款結(jié)算提供方便。加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)渠道的管理可以保證選擇供應(yīng)商的行為公平、公正、公開(kāi)，同時(shí)對(duì)于供應(yīng)商的準(zhǔn)入、選擇、評(píng)價(jià)機(jī)制定期實(shí)施量化評(píng)價(jià)，形成一套科學(xué)合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入、選擇、評(píng)價(jià)機(jī)制等方面的管理體系。
五、采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)的控制
企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)制定物資驗(yàn)收管理制度，明確相關(guān)檢測(cè)、倉(cāng)管人員的權(quán)限和責(zé)任。建立采購(gòu)驗(yàn)收程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)通知質(zhì)檢人員和倉(cāng)儲(chǔ)人員進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)檢人員對(duì)入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后轉(zhuǎn)由倉(cāng)管人員對(duì)物資數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)管人員應(yīng)當(dāng)檢查入庫(kù)物資規(guī)格、型號(hào)、實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量是否與訂單相符。若驗(yàn)收合格，由倉(cāng)管人員填寫(xiě)入庫(kù)單，經(jīng)送貨人員簽字確認(rèn)分別傳給財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)，并記錄倉(cāng)庫(kù)存貨日記賬。
六、采購(gòu)付款的控制
付款是指企業(yè)在對(duì)采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同規(guī)定向供應(yīng)商辦理款項(xiàng)支付的過(guò)程。企業(yè)需要建立采購(gòu)付款制度，明確審核人的權(quán)力和責(zé)任。財(cái)務(wù)部門(mén)收到供貨單位傳來(lái)發(fā)票后，應(yīng)由會(huì)計(jì)人員對(duì)相關(guān)付款依據(jù)或憑證審核，審核無(wú)誤后辦理結(jié)算付款手續(xù)，付款人員應(yīng)根據(jù)合同的規(guī)定填制付款單，經(jīng)審批后支付相關(guān)款項(xiàng)。會(huì)計(jì)人員取得采購(gòu)業(yè)務(wù)的原憑證后，對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核，按照國(guó)家相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和法規(guī)編制記賬憑證和過(guò)賬，并定期與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的存貨日記賬、供應(yīng)商的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。
七、采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中職務(wù)分離的控制
采購(gòu)企業(yè)要優(yōu)化自己的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，將執(zhí)行、決策和管理三個(gè)層次進(jìn)行劃分，也是根據(jù)權(quán)利和決策科學(xué)原則進(jìn)行分隔的。采購(gòu)業(yè)務(wù)層次分以下三層進(jìn)行闡述：1.執(zhí)行層，這個(gè)層次顧名思義就是管理層下達(dá)指派簽訂采購(gòu)合同的供應(yīng)商、品牌、價(jià)格、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品名稱(chēng)進(jìn)行監(jiān)督交貨流程和催交貨物流程。執(zhí)行層主要是負(fù)責(zé)簽訂合同、催交貨物、質(zhì)量驗(yàn)收、驗(yàn)收入庫(kù)、保管倉(cāng)儲(chǔ)以及貨物配送等執(zhí)行工作。2.決策層，這個(gè)層次主要負(fù)責(zé)批準(zhǔn)采購(gòu)部門(mén)的規(guī)章制度的定制、修訂和廢除，同時(shí)決策層決定著整體規(guī)劃決策和采購(gòu)的方針、目標(biāo)、戰(zhàn)略，以及確定每個(gè)部門(mén)的權(quán)限和職責(zé)，協(xié)調(diào)每個(gè)部門(mén)的關(guān)系。3.管理層，這個(gè)層次主要是根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的收料證明對(duì)發(fā)票進(jìn)行審視、傳遞、記錄和簽訂有效合同，根據(jù)物資的付款能力和入庫(kù)情況制定付款的計(jì)劃，管理層經(jīng)過(guò)審查批準(zhǔn)之后就可以辦理結(jié)算付款的手續(xù)了。同時(shí)管理層也擔(dān)任著市場(chǎng)信息調(diào)研和收集、采購(gòu)目標(biāo)和模式的質(zhì)量管理、對(duì)供應(yīng)商的管理等職責(zé)。
結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制能夠保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需要物資的正常使用，同時(shí)也可以很好的防范采購(gòu)業(yè)務(wù)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制，建立健全采購(gòu)管理控制體系。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作績(jī)效也直接影響著企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)目標(biāo)完成的優(yōu)劣，所以要以市場(chǎng)為導(dǎo)向同時(shí)建立有效約束激勵(lì)的機(jī)制制度，從而幫助企業(yè)采購(gòu)部門(mén)很好的完成任務(wù)目標(biāo)，這樣也可以大大的提高企業(yè)效益。