高校采購內部控制辦法

高校采購內部控制辦法

　　加強采購管理工作需要制度的制約，學校領導的支持，職能部門的盡職，部門之間的配合及教職工的努力工作和忠于職守。需要在實踐中汲取各方的意見不斷總結完善，不斷地開拓創新，才能充分發揮學校資金的作用，保證學校教學科研活動的正常開展。

　　(一)制度建設控制。

　　建立健全采購管理制度，是規范采購行為的前提與保證。采購管理制度一般應包括采購管理規章制度、采購工作流程和完成采購工作流程的相關表格三個方面的內容。

　　采購管理規章制度是高校實施采購行為的書面文件，是規范采購行為合法性、合理性、效率性和經濟性的制度保障，其基本組成元素為：采購范圍是什么，由哪個部門負責組織采購工作，有什么樣的采購方式，采購計劃如何制訂，采購事項需經過誰來審批，采購程序如何，怎樣進行驗收，在采購管理中各部門的工作范圍和工作職責等等。一般來說，采購范圍不僅包括貨物采購，還包括服務采購，學校應設立一個專門負責采購工作的管理部門;同時按照《政府采購法》的規定要確定每一采購事項適合的采購方式。除此之外，對于一些零星的采購，學校應根據其單價或總金額的大小選擇是學校集中采購還是使用部門自行采購，是詢價采購還是通過校內招標采購。而采購驗收應分為貨物驗收和服務驗收，并在采購管理制度中明確驗收所依據的標準等等，通過制定采購制度來規范人們在采購活動中的行為，有利于采購工作的有序開展。

　　采購工作流程是落實采購管理規章制度的具體工作步驟，可以用流程圖等方式來表示，將采購環節各職能部門的工作串聯起來，并明確各部門的工作內容、程序和職責。其主要工作流程可設計為：使用部門提出采購申請一歸口部門匯總、核準一財務部門簽署意見一學校領導審批一政府集中采購或學校集中詢價采購及使用部門零星購買一簽訂合同一驗收與付款等。當然，還可根據需要設計不同采購方式的工作流程。

　　另外，還需要設計相關表格來完成各環節的工作。這些表格稱為工作流程表格。工作流程表格是各部門完成采購管理工作進行信息溝通的載體，在實際工作中的主要表格有：《采購審批表》《招標文件審批表》《預算控制價審批表》《合同審批表》《詢價采購審批表》《驗收報告單》等。表格要有完整的內容，一般應具備“部門名稱、審批事項、聯系方式、所送資料、審核、批準意見”等要素;如《采購審批表》主要應具備申請單位、聯系人及電話，申報時間、申報項目及現有設備配置情況，擬采購貨物名稱、參考品牌、規格、技術參數、數量、單價及金額，歸口管理部門、財務部門以及學院領導的審核批準意見等要素。而在設計《驗收報告單》時，由于驗收是貨物服務采購管理的最后一個環節，關系到能否保證貨物服務質量、數量的問題，因此需突出驗收情況的記錄和對問題處理的意見。如果有數量或質量等問題，驗收小組須提出處理意見，同時采購部門對驗收過程中的存在問題也要表明態度，并配合驗收小組對問題進行跟蹤調查處理。

　　采購管理制度形成學校采購管理的制度體系，它們之間環環相扣。從而通過制度的設計使各職能部門之間相互配合，相互制約，既達到實現內部控制的目的，又推進了采購工作的有效開展。

　　(二)審批過程控制。

　　制定嚴格的審批制度，明確審批人的職權范圍和工作責任。審批環節主要包括使用部門領導根據本部門需要的簽署意見;歸口部門根據年度預算的安排及發展需要，充分考慮各部門的設備合理利用情況和部門之間現有設備的共享狀況，對申請采購事項進行匯總審批;財務部門根據擬采購的貨物、服務所需資金的多少和時間安排進行審核，以確定所采購的貨物服務是否有資金保障;學院領導則在其職權范圍內總體把關;對于沒有預算安排的重大采購事項需要學院辦公會議討論后決策，進行集體審批。這樣，一系列的審批程序使貨物服務在采購環節中就得到了控制，防止使用部門重復購置浪費資金，達到提高現有設備的使用率，促進資產良性循環的目的。，

　　在實施審批控制過程中，必須以采購預算為依據。采購預算是學校每年底根據各專業和各部門發展的需要以及學校財力情況制定的全校貨物服務的采購計劃，并下達到歸口部門，由歸口部門在其管轄的部門之間作出統籌安排。而使用部門則根據需要向歸口部門提出采購申請。在采購預算的執行過程中，如有超出年度預算的采購，需按金額大小，根據審批的權限范圍逐級上報進行集體討論決策。通過預算控制，使學校的資金在目標實現過程中得到充分發揮，實現采購計劃的有效制衡。

　　(三)貨物服務驗收過程控制。

　　貨物服務驗收是采購管理制度中必不可少的重要環節，其包括數量驗收和質量驗收。貨物服務驗收前應由采購部門牽頭，組成有采購部門、使用部門、歸口部門等參加的驗收小組，按招標時《貨物需求一覽表》中的貨物名稱、數量、品牌、規格及技術標準和合同的規定進行驗收，對技術含量高驗收難度大的設備可邀請相關專家或國家認可的質量檢測機構參加驗收工作。驗收小組必須將驗收情況記錄在案，如有質量問題驗收小組還應須根據不同情況分清責任，表明處理意見和建議，并追蹤處理結果，待各方滿意后方可辦理結算付款手續。把好驗收關是保證貨物服務的數量正確、質量達標的關鍵環節，能有效地降低采購成本和使用成本。

　　貨物服務驗收后進入采購結算階段，財務部門必須認真復核相關的憑證，待申請、審批、招標、詢價、審計、驗收等，一系列手續具備，票證正確后方能進行結算付款，以保證付款金額正確，付款手續齊全，合法合規并及時地完成每一項結算。

　　(四)充分發揮內部審計機構全程跟蹤審計的作用。

　　作為學校的職能部門之一，審計部門除具有監督職能外，還有為提高學校的管理水平而提供建議的服務職能。內審機構可從兩方面發揮其作用：一是參與制定采購管理制度;二是在采購管理過程中實施審計監督，提出合理化建議。內部審計機構是專業結構較豐富的部門，知識結構、工作性質以及工作經驗決定了其具有為學校制定采購管理制度出謀劃策的綜合能力。在采購管理制度的建立健全過程中，應充分發揮內審人員的作用，鼓勵審計人員來參與制訂采購管理制度。在采購管理過程中的審計監督作用主要表現在：上報財政部門審批采購事項之前，內審機構對擬上報的政府采購事項標底進行審核，通過市場詢價、網絡詢價和平時收集價格信息等途徑，審核擬采購貨物服務價格的合理性并提出修正建議;審核招標文件條款的合法性、合理性;對供應合同條款是否合法，有無不平等條約進行審核并提出修正建議;參加評標，對評標過程進行全程監督;參加學院集中采購的貨物市場詢價;參加大宗貨物服務采購驗收等，實現對貨物服務采購工作的事前、事中、事后審計，實現對采購貨物服務的價格控制和質量控制。

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